Uno de los temas más hablados es el de las posibles sanciones al omitir la Nómina Electrónica en Colombia. Fue el 11 de febrero de 2021 cuando la DIAN notificó sobre la Resolución 000013, donde establece que es obligatorio para cualquier persona o empresa que declara renta y tiene empleados, presentar dicha nómina. 

El proceso de habilitación de la Nómina Electrónica se llevó a cabo por grupos (de acuerdo con el rango de empleados), finalizando el tiempo máximo de emisión,  ahora con la resolución 000028 del 28 de febrero, los 10 primeros días del mes de junio, reportando diciembre 2021, enero 2022 y febrero 2022 y los 10 primeros días de julio para reportar los meses de marzo, abril y mayo del presente año. La Emisión  se realiza a través del envío de un Documento Soporte de Pago (Dsne), cuyo tipo de archivo es .xml, a la DIAN. 

La Nómina Electrónica es un símbolo del avance tecnológico en Colombia que es justo de celebrar, pero implica nuevas responsabilidades a considerar si se desean evitar sanciones. Vamos a revisarlas.

Errores que cuestan caro

Se debe presentar la Nómina Electrónica en los primeros 10 días del mes siguiente del pago o abono en cuenta. Esto es lo  más importante. 

La DIAN notifica si existe alguna anomalía en la generación y transmisión de la nómina electrónica, o si hubo omisión. Por ello es importante corregir a tiempo estos documentos dentro de los plazos establecidos y enviarlos con toda la información detallada de los pagos o abonos en cuenta realizados a los empleados.

El monto de la sanción depende del tipo de error:

  • 5% del total de un Documento Soporte de Pago NO presentado.
  • 4% del total de un Documento Soporte de Pago con información errada.
  • 3% del total de un Documento Soporte de Pago extemporáneo.
  • 0.5% del total de un Documento Soporte de Pago cuya información es imposible de establecer base para tasar o no tiene cuantía de los ingresos netos. 

Según el artículo 651 del Estatuto Tributario Nacional, el máximo costo de la multa no puede superar los 15.000 UVT.

Pérdida de descuentos

Otro problema que causa omitir la Nómina Electrónica en Colombia, es que se puede llegar a desconocer de la declaración  de renta los costos y deducciones asociados a la Nómina Electrónica no presentada. Es decir: no podrás descontar estos gastos de la declaración

Se llegó a mencionar que tal vez se aplicarían estas sanciones desde que la DIAN notifique de algún error en el Dsne. La realidad es que existe un plazo de vencimiento para corregir el error, antes de iniciar un proceso de multa. Por este motivo se debe revisar que los CUNE sean autorizados completos.

Si ya se tiene una multa, puede recibir descuento sobre el total del 50% si emite antes de que la DIAN notifique, y hasta del 70% si se subsana el error dentro de los siguientes dos meses de la notificación.

Mantenerse al día de forma automatizada

Como se mencionó al inicio, la DIAN recibe el Dsne a través de un medio electrónico avalado que puede ser de pago o gratuito. Para esto, se le debe informar a la DIAN qué operador se va a utilizar. 

Te recomendamos que si eliges uno de desarrollo particular, cumpla con las siguientes características:

  • Pueda comprobar que está autorizado por la DIAN.
  • Sea adaptable a tipos de nómina semanal, catorcenal o quincenal.
  • Haga el proceso en cuestión de minutos (no debería requerir más).
  • Trabaje en la nube para que tu información siempre esté protegida.
  • Tenga distintos planes de pago que se ajusten a tus necesidades.

En cuanto al software gratuito, la alternativa más sugerida es Tu Nómina Electrónica. Muy pronto tendremos al aire. Es fácil de usar y bastante rápida. Te invitamos a conocerla para determinar si es lo que estás buscando.

Rendimientos con la Nómina Electrónica

Existen razones de peso, más allá de la legalidad, por las que llevar una Nómina Electrónica en Colombia representa ventajas tanto para empresas como para personas. Un tema que no se puede dejar de lado en la actualidad es el cuidado de nuestro planeta y el ahorro de recursos. Hay empresas que ganan presencia y estatus por declararse “ecológicas”. 

Con la Nómina Electrónica se elimina el uso de papel, tinta para impresión, cajas de plástico para mantener secos y seguros los documentos. De manera indirecta, esto significa un ahorro en gastos fijos que sin duda se hacían con anterioridad.

Tener esta información en la nube otorga seguridad, inmediatez y dinamismo a todo el proceso. Además, algunos proveedores ofrecen analítica de cada nómina, para llevar registros y optimizaciones internas. 

Otra de sus características más destacadas es que funciona como un puente con la DIAN, ya que se puede acceder a los servicios administrativos de la misma. Esto implica que se pueden aplicar deducciones en el impuesto de renta.

Por último, será de ayuda para los empleados que ahora tendrán en PDF la información plena y legítima de su sueldo. Con esto podrán llevar un mejor control financiero. Te alentamos a cumplir con la Nómina Electrónica y omitir sanciones, como puedes ver, es una práctica fácil y rápida que trae muchos beneficios.