Cuáles son los datos con los que sí o sí debe estar confeccionado el archivo digital antes de ser enviado a la DIAN. Un repaso para que no pierdas de vista ningún detalle importante.

La Nómina Electrónica es una de las principales novedades fiscales de las que habla todo el mundo hoy en día en Colombia. Y esto es por dos motivos puntuales: uno es porque se trata de un documento digital que, a través de su reglamentación por parte de la DIAN, apunta a la transformación digital del país y el otro es porque en los próximos meses del 2021, todos los empleadores se verán obligados a habilitarse en el sistema para poder  emitir Nómina Electrónica y así adecuarse a la reglamentación, publicada el 11 de febrero.

En tunominaelectronica.com ya te contamos qué es la Nómina Electrónica, de qué trata cuando hablamos del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Notas de Ajuste, cuáles es la diferencia entre Liquidar Nómina vs. emitir Nómina Electrónica, así como también qué ventajas supone la puesta en marcha de este sistema tanto para las empresas como para los propios empleados, que podrán acceder a su nómina a través de un simple clic. Asimismo, te contamos los puntos principales de la Resolución 000013 que pone en marcha este nuevo sistema. 

Como te habrás dado cuenta, hay mucho por conocer y esto es, también, porque para poder comenzar a emitir Nómina Electrónica la norma establece que es necesario un software que bien podrá ser un desarrollo propio o un proveedor tecnológico, entre otros requisitos para su generación, que podés leer en este artículo. 

Pero vamos a detenernos en un punto que no puede quedar fuera a la hora de emitir la Nómina Electrónica y tiene que ver con la información que deberá contener obligatoriamente el archivo Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica previo a su envío a la DIAN, organismo que dará luz verde y continuará con el proceso de transmisión para su correcta habilitación en caso de que cumpla con todos los requisitos establecidos.

Cómo ya dijimos la emisión de Nómina Electrónica es una obligación a la que habrá que ajustarse y para ello habrá que cumplir con todo lo que pide la DIAN. Entre los requisitos con los que debe cumplir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, aparecen los siguientes puntos a los que tenés que prestar atención, ya que esta información será indispensable a la hora de confeccionar el documento ya sea mediante un desarrollo propio o un proveedor tecnológico como es el caso de Alegra.

Recomendado: Nómina Electrónica en Colombia: ¿qué es, cómo funciona y quiénes deben generarla?

¿Cuáles son los requisitos entonces?

Aquí la lista de los requisitos de la Nómina Electrónica que debés cumplir:

  1. Debe estar denominado como expresamente como “Documento soporte de pago de nómina electrónica”.
  2. Apellidos y nombre o razón social y Número de identificación Tributaria - NIT del empleador.
  3.  Apellidos y nombre (s) y Número de Identificación del beneficiario de pago.
  4. El código único del documento soporte de pago de nómina electrónica - CUNE
  5. Llevar un número que corresponda a un número interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto del que se trata el artículo 4 de esta resolución.
  6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina, conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA”.
  7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA”.
  8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor deducido de nómina.
  9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de la  Resolución 0013, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
  10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA”.
  11. Fecha y hora de generación. 
  12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

Periodicidad de emisión

Este es otro de los puntos clave, ya que el envío de información a la DIAN del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica /Notas de Ajuste, será los primeros 10 días calendario del mes, tiempo en el que se podrá enviar el reporte de aquellos conceptos que se pagaron o causaron a los empleados durante el mes anterior, mediante un formato XML.

Notas de Ajuste al Documento de Pago de Nómina Electrónica

Si el Documento de Pago de Nómina Electrónica contiene algún error que modificar, ello se hará por medio de las Notas de Ajuste. ¿Cuál es el objetivo? Serán el mecanismo para reemplazar o eliminar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, y/o una Nota de Ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios, caso en el cual el número del documento de nómina electrónica reemplazada no podrá ser utilizado nuevamente.

Entonces, para recapitular: las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, serán el mecanismo para reemplazar o eliminar el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error.

¿Esto qué quiere decir? Que, por ejemplo, si emití 10 nóminas y me equivoqué en el valor de una, tendré que hacer una sola nota de ajuste específica para reemplazar la nómina electrónica emitida en la que cometí el error.

¿Cómo deben estar realizadas las Notas de Ajuste?

Según se desprende de la Resolución 000013 de la DIAN, deberán contener la siguiente información:

  1.  Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, según corresponda.
  2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
  3.  El número, la fecha utilizada para la generación del código único de documento soporte de pago electrónico -CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
  4.  Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
  5. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 
  6. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina. 
  7. El código único de la nota de ajuste del documento soporte de pago Electrónico - CUNE. 
  8. El tipo de nota de ajuste según corresponda. 
  9. La fecha y hora de generación. 
  10. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del sujeto que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica. 
  11. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación del beneficiario del pago. 
  12. La firma digital del sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónico -CUNE, del documento de nómina electrónica que se reemplaza.

¿Cómo puedo emitir la Nómina Electrónica?

Como ya te contamos en otros artículos, deberán emitir Nómina Electrónica todos aquellos que empleen al menos una persona en Colombia y que quieran deducir de sus declaraciones estos pagos por concepto de nómina. Y el proceso de emisión consistirá en la generación de un archivo XML a través de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN como es el caso de Alegra que simplificará todo el proceso, a través de las distintas alternativas que posee. Pero además el archivo XML se puede generar a través de un desarrollo propio, para lo cual se deberán respetar todos los requisitos del organismo tributario y deberá ir acompañado en este último caso de la firma digital de la empresa.

Si querés saber más acerca del proceso de emisión, podés leer el siguiente artículo: ¿Cómo puedo emitir mi Nómina Electrónica?

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Te invitamos a consultar este artículo para obtener más información sobre la Nómina Electrónica.