Conoce quiénes son los obligados a presentar Nómina Electrónica

Analizamos a quiénes alcanza la Resolución 000013 de la DIAN y quiénes se encuentran exceptuados de todo el proceso. Además, cuáles son las mejores alternativas de emisión.

Con la Resolución 000013 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que el pasado 11 de febrero de 2021 se reglamentó en Colombia la implementación de la Nómina Electrónica, en la mente de muchos contribuyentes surgió la pregunta acerca de a quiénes alcanza la norma, es decir, quiénes son los sujetos obligados a sumarse al proceso de emisión de nómina electrónica y quiénes no.

Como toda nueva normativa, es importante analizarla en profundidad para entender punto por punto de qué se trata.

Por eso, en tunominaelectronica, vamos a explicarte quiénes entran en la categoría de sujetos obligados, quiénes no y cuáles son los plazos que hay que respetar tanto para la habilitación como para el comienzo de la emisión.

Además, vamos a contarte las distintas alternativas que tienes para emitir tu Nómina Electrónica y por qué es beneficioso hacerlo a través de un proveedor tecnológico. 

Como establece la Resolución 000013, los sujetos obligados a generar y transmitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Notas de Ajuste serán aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario que efectúen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria, y por los pagos a pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en la declaración de renta o de Iva cuando sea el caso. O sea, todos aquellos empleadores que realicen pagos por concepto de nómina. 

¿Quiénes no están obligados y quedarán exceptuados de emitir Nómina Electrónica?

Las entidades y personas naturales no contribuyentes del impuesto de renta que aparecen mencionadas en los artículos 22 y 23 del Estatuto Tributario (ET), como asimismo los contribuyentes que hayan optado por tributar bajo el régimen simple de tributación. 

Esto quiere decir que entre los no contribuyentes se encuentran: las entidades territoriales, las Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, las áreas Metropolitanas, la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana (...) así como también las sociedades de mejoras públicas, las asociaciones de padres de familia, los sindicatos, las asociaciones gremiales, los fondos de empleados, los fondos mutuos de inversión, las iglesias y confesiones religiosas reconocidas por el Ministerio del Interior o por la ley, los partidos o movimientos políticos aprobados por el Consejo Nacional Electoral; las asociaciones y federaciones de Departamentos y de Municipios, las sociedades o entidades de alcohólicos anónimos, los establecimientos públicos y en general cualquier establecimiento oficial descentralizado, siempre y cuando no se señale en la ley de otra manera (aquí puedes ver más).

¿Qué pasa si estoy dentro de los que sí deben emitir Nómina Electrónica?

La respuesta es que todos los sujetos obligados, de acuerdo a la Resolución 000063 que modificó el calendario inicial, tendrán como plazo hasta el 18 de agosto de 2021 para primero habilitarse en el sistema de nómina de la DIAN y luego, de acuerdo al calendario establecido por el organismo tributario, el inicio de la emisión de Nómina Electrónica dependerá del número de empleados.

• Grupo 1: empresas con más de 251 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/09/2021.
• Grupo 2: empresas con 101 a 250 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/10/2021.
• Grupo 3: empresas con de 11 a 100 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/11/2021.
• Grupo 4: empresas de 1 a 10 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/12/2021.

*Mediante la Resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022, las empresas con 1 a 10 empleados pueden realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, así: Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022. Y los meses de marzo, abril y mayo de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.

*La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, estableció que los sujetos NO obligados a expedir factura electrónica que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, deberán realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica correspondiente al mes de junio de 2022, durante los 10 primeros días hábiles del mes de julio de 2022.

¿Con qué periodicidad debo emitir la Nómina Electrónica?

Los sujetos obligados podrán emitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y enviarlo a la DIAN de forma mensual, hasta 10 días después del mes siguiente que corresponda.

La reglamentación de la Nómina Electrónica es uno de los cambios que apuntan a transformar la economía y dar un paso adelante hacia la modernización digital. Y para sumarse a ello, hay opciones: una de las posibilidades es comenzar a emitir Nómina Electrónica por medio de un desarrollo propio que cumpla con todos los requisitos y estándares de la DIAN, entre ellos la firma digital.

Mientras que otro camino es hacerlo a través del apoyo y asistencia de un proveedor tecnológico, habilitado por el organismo tributario, que pueda ocuparse del proceso de emisión, ahorrándole a la compañía tiempo y errores. Ya que con la adquisición de un software no solo es posible simplificar todo el proceso de emisión y ahorrar recursos humanos, sino también lograr un mayor grado de exactitud y la rápida validación por parte de la DIAN, luego de generada y transmitida la Nómina Electrónica.