En un contexto de expansión digital acelerado por la pandemia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dio a conocer en febrero de este año la Resolución 000013, que obliga a todos aquellos que generen empleo en Colombia a emitir Nómina Electrónica. Se trata de un nuevo desafío en materia tributaria, después de la facturación electrónica, que abrió para muchos un abanico de interrogantes sobre el proceso en sí y obligó a empresas e instituciones a actualizarse antes de los vencimientos de habilitación.

Uno de los propósitos centrales que persigue la DIAN con la implementación de la Nómina Electrónica, al que deberán adherirse todas aquellas empresas y personas que generen empleo, es mejorar el control fiscal, con un mayor marco de transparencia y agilizar las operaciones contables. En este artículo de tunominaelectronica.com vamos a desgranar los puntos principales de la Nómina Electrónica, para que el lector entienda cómo funciona, cuáles son los pasos para la habilitación y posterior emisión, quiénes deben generarla y entre muchas otras preguntas, cuáles son los beneficios de poder hacerlo a través de un proveedor tecnológico, como es el caso de Alegra, habilitado por la DIAN.

¿Qué es la Nómina Electrónica?

La primera pregunta es qué es la Nómina Electrónica y para qué sirve. La Nómina Electrónica es un documento digital que funciona como soporte de pago y es emitido de forma mensual por las empresas en función de cada uno de sus empleados. El objetivo, a partir de su implementación, será darles a los empleadores la posibilidad de que los pagos realizados a los trabajadores puedan ser tomados como costos o deducciones en el impuesto de renta e impuesto descontable en IVA, lo que funcionará, en otras palabras, como un descuento tributario.

¿Qué tipo de información debe contener?

La información que debe estar contemplada en la Nómina Electrónica es la que tiene que ver con los datos del empleador y el empleado: salario devengado, el neto a pagar, deducciones, etc. Si quieres ver más, te invitamos a que veas el siguiente VIDEO.

  • Nombres y apellidos o razón social del empleador, incluyendo el NIT.
  • Nombres, apellidos e identificación del empleado.
  • El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
  • Debe contener un número consecutivo de control interno, implementado por el empleador.
  • Valor devengado por el empleado, acompañado de los correspondientes conceptos.
  • Las deducciones realizadas, con sus conceptos.
  • El valor total pagado al empleado.

Nómina Electrónica

¿Hasta cuando es posible habilitarse?

Este es un punto más que importante, debido a que previo a comenzar a Emitir Nómina Electrónica todas las empresas o empleadores deberán habilitarse primero en el servicio informático electrónico y para ello podrán hacerlo a partir del próximo 18 de agosto, según la Resolución 000063, publicada el 30 de julio por la DIAN.

El primer paso, para ello, será ingresar al sitio web de la DIAN, donde se desplegarán diferentes apartados. El usuario deberá visualizar el contenido “Temas de interés” y en la opción “Factura electrónica” elegir el link “Habilitación”.

Desde el 18 de agosto aparecerá una opción específica que será “Facturación de Nómina Electrónica” y lo que habrá que indicar a continuación es quién será el proveedor tecnológico a utilizar para emitir la nómina electrónica, tal como Alegra.com.

Consulta aquí: Nuevos plazos para implementar la nómina electrónica

Te invitamos a ver el siguiente VIDEO sobre cómo realizar la habilitación

¿Quiénes deben generarla?

De acuerdo con la reglamentación de la DIAN, están obligados a emitir Nómina Electrónica todas aquellas personas que generen empleo en Colombia.

¿Cuáles son los pasos para la generación?

Una vez que el empleador realizó la habilitación, el paso siguiente será el de la Emisión de Nómina Electrónica: ¿de qué se trata? Aquí es cuando se genera un “Documento soporte de pago de Nómina Electrónica, archivo que será luego enviado a la DIAN para su revisión y posterior habilitación, en caso de que cumpla con todos los requisitos.

Es importante aclarar que estos documentos se generarán de manera individual por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el empleador.

Recomendación: Los puntos clave de la Resolución 000013 de la DIAN

¿Cuál es el formato de la Nómina Electrónica?

El documento digital de nómina electrónica será configurado a través de un archivo XML. Es el único formato que acepta la DIAN, ya que permite que la recepción sea segura para avanzar con la validación. Es, además, el mismo formato que utiliza la factura electrónica, que permite que sea legible.

¿Cuál es el calendario de implementación?

Lo que sigue a la habilitación ante la DIAN es el proceso de generación y transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”.

Mediante la Resolución 00063 publicada por la DIAN el pasado 30 de julio se modificaron los plazos de habilitación que anteriormente iniciaban el 1 de agosto del 2021, de manera tal que la nueva fecha de habilitación para todos los sujetos obligados será a partir del 18 de agosto del 2021:

Además la nueva norma, en el caso de los sujetos obligados, reduce a 4 los grupos dependiendo del número de trabajadores.

A continuación un repaso con las fechas para comenzar a generar Nómina Electrónica:

Grupo 1: empresas con más de 250 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/09/2021.

Grupo 2: empresas con 101 a 250 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/10/2021.

Grupo 3: empresas con de 11 a 100 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/11/2021.

Grupo 4: empresas de 1 a 10 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/12/2021.

nuevos plazos de implementación nomina electrónica

Recomendación: Puedes consultar más información sobre el Calendario de implementación de la Nómina Electrónica en el siguiente artículo.

¿Cada cuánto tiempo se debe emitir la Nómina Electrónica?

Las empresas que estarán obligadas a emitir nóminas electrónicas deben generar los documentos de nómina electrónicos todos los meses y transmitirlos a la DIAN hasta 10 días luego del mes siguiente que corresponda.

¿Cuál es el paso siguiente a la emisión de Nómina Electrónica?

Una vez que la DIAN recibió el documento en formato XML, el organismo tributario se encargará de validar la información de la Nómina Electrónica y generar un archivo electrónico con su validación o rechazo. En caso positivo en el sistema de facturación se actualizará el estado de “solicitado” a “habilitado”.

Esto quiere decir que automáticamente migrará a producción en operación, tal como explica la resolución. La generación de los documentos será el paso siguiente y consistirá en estructurar la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste.

¿Por qué es importante un proveedor tecnológico?

La emisión de Nómina Electrónica se puede realizar a través de un desarrollo propio o a través de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, como es el caso de Alegra.comque se encargará de llevar adelante todo el proceso de habilitación y posterior generación de la Nómina Electrónica, validando toda la información para enviarla luego al organismo.

Aquí se desprende una de las preguntas más importantes: ¿cuál es la ventaja de contar con un software contable? Con Alegra.com el proceso de habilitación es automático y será quien se encargue de realizar todas las validaciones para que los documentos se generen de forma correcta y se obtenga una respuesta afirmativa de la DIAN.

Tres alternativas que ofrece Alegra

a. Una versión independiente  que  podrá ser utilizada sólo para emitir soportes de nómina, y que será gratuita para empresas con hasta dos empleados.

b. Alegra ofrecerá servicios de proveedor tecnológico para otras soluciones y/o empresas que ya disponen de un sistema y requieren exclusivamente el servicio de emisión de soportes de nómina, este será vía Api (integrando la app de liquidación con la app de emisión).

c. Una solución integrada al software contable de Alegra a partir de la cual se podrán emitir los soportes de pago de nómina directamente. También será gratuita para empresas con hasta dos empleados.

¿Por qué liquidar nómina y emitir Nómina Electrónica no son lo mismo?

La Liquidación de Nómina es un proceso que realizan todas las empresas en un período semanal, quincenal o mensual, para llevar un registro de los pagos a sus trabajadores, independientemente de la nueva reglamentación de la DIAN sobre la implementación de la Nómina Electrónica.

Mientras que la Emisión de la Nómina Electrónica es un proceso adicional y posterior al de la liquidación, que consiste en agrupar todos los pagos y abonos a los empleados y presentarlos a la DIAN dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a través de un Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica en formato XML.

¿Cuáles son las ventajas de emitir Nómina electrónica?

Emitir Nómina Electrónica no sólo dará un marco de mayor transparencia y control fiscal a la DIAN, sino que a los empleadores les permitirá llevar un registro mucho más ordenado de la contabilidad de la compañía, al mismo tiempo que ahorrar en insumos -ya que todo el proceso y envío de nómina a la DIAN se realiza de manera electrónica- y documentar toda la información en la Nube, sin riesgo de que se extravíe. Si querés conocer más acerca de las Ventajas de la Nómina Electrónica podés consultar el siguiente artículo en este link.

Si todavía no contás con un software para comenzar a generar tu Nómina Electrónica, en Alegra.com estamos listos para acompañarte en este proceso. Te invitamos a consultar este artículo para obtener más información sobre la Nómina Electrónica.