En un contexto de expansión digital acelerado por la pandemia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dio a conocer en febrero de 2021 la Resolución 000013, que obliga a todos aquellos que generen empleo en Colombia a emitir Nómina Electrónica. Se trata de un nuevo desafío en materia tributaria, después de la facturación electrónica, que abrió para muchos un abanico de interrogantes sobre el proceso en sí y obligó a empresas e instituciones a actualizarse antes de los vencimientos de habilitación.
Uno de los propósitos centrales que persigue la DIAN con la implementación de la Nómina Electrónica, al que deberán adherirse todas aquellas empresas y personas que generen empleo, es mejorar el control fiscal, con un mayor marco de transparencia y agilizar las operaciones contables. En este artículo de tunominaelectronica.com vamos a desgranar los puntos principales de la Nómina Electrónica, para que el lector entienda cómo funciona, cuáles son los pasos para la habilitación y posterior emisión, quiénes deben generarla y entre muchas otras preguntas, cuáles son los beneficios de poder hacerlo a través de un proveedor tecnológico.
Índice de Contenidos
¿Qué es la Nómina Electrónica?
La primera pregunta es qué es la Nómina Electrónica y para qué sirve. La Nómina Electrónica es un documento digital que funciona como soporte de pago y es emitido de forma mensual por las empresas en función de cada uno de sus empleados. El objetivo, a partir de su implementación, será darles a los empleadores la posibilidad de que los pagos realizados a los trabajadores puedan ser tomados como costos o deducciones en el impuesto de renta e impuesto descontable en IVA, lo que funcionará, en otras palabras, como un descuento tributario.
¿Qué tipo de información debe contener?
La información que debe estar contemplada en la Nómina Electrónica es la que tiene que ver con los datos del empleador y el empleado: salario devengado, el neto a pagar, deducciones, etc.
- Nombres y apellidos o razón social del empleador, incluyendo el NIT.
- Nombres, apellidos e identificación del empleado.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
- Debe contener un número consecutivo de control interno, implementado por el empleador.
- Valor devengado por el empleado, acompañado de los correspondientes conceptos.
- Las deducciones realizadas, con sus conceptos.
- El valor total pagado al empleado.
¿Hasta cuando es posible habilitarse?
Este es un punto más que importante, debido a que previo a comenzar a Emitir Nómina Electrónica, todas las empresas o empleadores deberán habilitarse primero en el servicio informático electrónico y para ello podrán hacerlo a partir del 18 de agosto de 2021, según la Resolución 000063, publicada el 30 de julio por la DIAN.
El primer paso, para ello, será ingresar al sitio web de la DIAN, donde se desplegarán diferentes apartados. El usuario deberá visualizar el contenido “Temas de interés” y en la opción “Factura electrónica” elegir el link “Habilitación”.
¿Quiénes deben generarla?
De acuerdo con la reglamentación de la DIAN, están obligados a emitir Nómina Electrónica todas aquellas personas que generen empleo en Colombia.
¿Cuáles son los pasos para la generación?
Una vez que el empleador realizó la habilitación, el paso siguiente será el de la Emisión de Nómina Electrónica: ¿de qué se trata? Aquí es cuando se genera un “Documento soporte de pago de Nómina Electrónica”, archivo que será luego enviado a la DIAN para su revisión y posterior habilitación, en caso de que cumpla con todos los requisitos.
Es importante aclarar que estos documentos se generarán de manera individual por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el empleador.
¿Cuál es el formato de la Nómina Electrónica?
El documento digital de nómina electrónica será configurado a través de un archivo XML. Es el único formato que acepta la DIAN, ya que permite que la recepción sea segura para avanzar con la validación. Es, además, el mismo formato que utiliza la factura electrónica, que permite que sea legible.
¿Cuál es el calendario de implementación?
Lo que sigue a la habilitación ante la DIAN es el proceso de generación y transmisión del “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”.
Mediante la Resolución 00063 publicada por la DIAN el pasado 30 de julio se modificaron los plazos de habilitación que anteriormente iniciaban el 1 de agosto del 2021, de manera tal que la nueva fecha de habilitación para todos los sujetos obligados será a partir del 18 de agosto del 2021:
Además, la nueva norma, en el caso de los sujetos obligados, reduce a 4 los grupos dependiendo del número de trabajadores.
A continuación un repaso con las fechas para comenzar a generar Nómina Electrónica:
Grupo 1: empresas con más de 250 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/09/2021.
Grupo 2: empresas con 101 a 250 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/10/2021.
Grupo 3: empresas con de 11 a 100 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/11/2021.
Grupo 4: empresas de 1 a 10 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/12/2021.
*Mediante la Resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022, las empresas con 1 a 10 empleados pueden realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, así: Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022. Y los meses de marzo, abril y mayo de 2022 los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.
*La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, estableció que los sujetos NO obligados a expedir factura electrónica que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, deberán realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica correspondiente al mes de junio de 2022, durante los 10 primeros días hábiles del mes de julio de 2022.
¿Cada cuánto tiempo se debe emitir la Nómina Electrónica?
Las empresas que estarán obligadas a emitir nóminas electrónicas deben generar los documentos de nómina electrónicos todos los meses y transmitirlos a la DIAN hasta 10 días luego del mes siguiente que corresponda.
¿Cuál es el paso siguiente a la emisión de Nómina Electrónica?
Una vez que la DIAN recibió el documento en formato XML, el organismo tributario se encargará de validar la información de la Nómina Electrónica y generar un archivo electrónico con su validación o rechazo. En caso positivo en el sistema de facturación se actualizará el estado de “solicitado” a “habilitado”.
Esto quiere decir que automáticamente migrará a producción en operación, tal como explica la resolución. La generación de los documentos será el paso siguiente y consistirá en estructurar la información que contendrá el documento, soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste.
¿Por qué liquidar nómina y emitir Nómina Electrónica no son lo mismo?
La Liquidación de Nómina es un proceso que realizan todas las empresas en un período semanal, quincenal o mensual, para llevar un registro de los pagos a sus trabajadores, independientemente de la nueva reglamentación de la DIAN sobre la implementación de la Nómina Electrónica.
Mientras que la Emisión de la Nómina Electrónica es un proceso adicional y posterior al de la liquidación, que consiste en agrupar todos los pagos y abonos a los empleados y presentarlos a la DIAN dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a través de un Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica en formato XML.
¿Cuáles son las ventajas de emitir Nómina electrónica?
Emitir Nómina Electrónica no solo dará un marco de mayor transparencia y control fiscal a la DIAN, sino que a los empleadores les permitirá llevar un registro mucho más ordenado de la contabilidad de la compañía, al mismo tiempo que ahorrar en insumos -ya que todo el proceso y envío de nómina a la DIAN se realiza de manera electrónica- y documentar toda la información en la Nube, sin riesgo de que se extravíe.
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