Con la reglamentación obligatoria de la Emisión de la Nómina Electrónica por parte de la DIAN, a través de la Resolución 000013, una de las principales preguntas que surgió en el ámbito empresarial y de la contaduría de Colombia es qué diferencia hay entre Liquidar Nómina vs. Generar Nómina Electrónica y por qué son dos procesos diferentes.
Lo primero que es importante aclarar para despejar dudas al respecto es que la Liquidación de la Nómina es un proceso independiente pero complementario (tal como veremos más adelante) de la Generación de la Nómina Electrónica. Por lo tanto, Liquidar Nómina vs. Generar Nómina Electrónica no es lo mismo. A continuación analizaremos por qué.
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Paso 1: Liquidar nómina
Como explicó Dayhana Correa, Content Producer de Alegra.com, la liquidación de Nómina es un proceso que implementan todas las empresas que producen empleo en Colombia. Para entender de qué hablamos cuando hablamos de Liquidación de Nómina es importante realizar un desglose un poco más profundo.
La Liquidación de Nómina permite llevar un registro de los pagos que las empresas o empleadores realizan a sus trabajadores y desgranar sus retribuciones y deducciones en un lapso de tiempo establecido en un contrato laboral (puede ser semanal, quincenal o mensual).
Pero, ¿qué se liquida en la nómina de un trabajador?
- Salario devengado. Es lo que el empleado gana en un mes o periodo a liquidar e incluye el salario como tal, las comisiones, horas extras, recargos nocturnos, recargos dominicales y festivos, viáticos y cualquier otro auxilio.
- Deducciones. Son los montos descontados del salario devengado y puede incluir seguridad social (salud y pensión), cuotas por sindicatos o créditos por deudas con el empleador.
- Provisiones o apropiaciones. Además del salario devengado, las empresas deben asumir pagos adicionales sobre la nómina, como por ejemplo: cajas de compensación familiar, seguridad social, prima de servicios, cesantías y vacaciones.
PASO 2: Generación de la Nómina Electrónica
Lo que sigue a la Liquidación de Nómina, es la Emisión de la Nómina Electrónica, un proceso que desde el 11 de febrero de este año fue reglamentado por la DIAN y que se puede definir como complementario a la liquidación. ¿En qué consiste?
La Nómina Electrónica se encarga de agrupar todos los pagos y abonos a los empleados y presentarlos a la DIAN a través de un archivo digital XML. Así lo establece la Resolución 00013, que indica que toda empresa o empleador, deberá presentar su Documento Soporte de Pago Nómina Electrónica durante los primeros 10 días del mes siguiente, sin importar si la liquidación se realiza en Excel o a través de un servicio automático para el pago de nómina, como el caso de Nominapp, integrado a Alegra.
Esto quiere decir que la Emisión de Nómina Electrónica es un requisito obligatorio que deberán cumplir todos aquellos que generen empleo. Es por ello que decimos que Liquidar Nómina es un proceso independiente pero complementario a la Emisión de la Nómina Electrónica, que consiste en la presentación del archivo digital a la DIAN para su revisión final y posterior aceptación en caso de que cumpla con todos los requisitos.
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“La emisión del documento soporte de pago nómina electrónica será parte de un proceso adicional y posterior al de la liquidación de la nómina, que tendrá que ser dentro de los 10 primeros días del mes siguiente y que se emitirá con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN”, explicó Andrés Torres, líder de cumplimiento normativo en Alegra.com.
Para recapitular: Emitir Nómina Electrónica significa generar un archivo electrónico XML, donde se encuentra la nómina firmada digitalmente por la empresa, para su envío posterior a la DIAN, organismo que deberá aprobar el documento y dar luz verde a la “habilitación”.
Caminos para emitir nómina electrónica
Para ello, la primera opción es hacerlo por medio de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, tal como es el caso de Alegra, quien se ocupará de todo el proceso de Emisión, para que la empresa sólo se enfoque en la Liquidación de la Nómina.
Tres alternativas que ofrece Alegra
- Una versión independiente que podrá ser utilizada sólo para emitir soportes de nómina, y que será gratuita para empresas con hasta dos empleados.
- Alegra ofrecerá servicios de proveedor tecnológico para otras soluciones y/o empresas que ya disponen de un sistema y requieren exclusivamente el servicio de emisión de soportes de nómina, este será vía Api (integrando la app de liquidación con la app de emisión).
- Una solución integrada al software contable de Alegra a partir de la cual se podrán emitir los soportes de pago de nómina directamente. También será gratuita para empresas con hasta dos empleados.
La segunda opción es realizar la Emisión de la Nómina Electrónica a partir de un desarrollo propio. En este último caso, cada empresa debe contratar a un ingeniero que realice un desarrollo de acuerdo a los estándares exigidos por la DIAN para que pueda emitir sus propios documentos, adquiriendo asimismo su propia firma digital.