Al escuchar sobre “nómina electrónica” y “liquidación de nómina” se intuye una relación inmediata entre ambas; sin embargo, a veces se presta a confusión que pueden ser lo mismo. En realidad, son complementarias y cada una de ellas es importante para cualquier negocio o empresa que cuente con empleados. En esta nota vamos a explorar sus diferencias, implementaciones y ventajas a través de un comparativo directo. ¡Adelante!
Índice de Contenidos
Definición
Nómina Electrónica
Documento digital en formato .XML que se envía a la DIAN con la información que contenía la nómina tradicional sobre los pagos a empleados. Se debe realizar los primeros 10 días del mes siguiente.
Liquidación de Nómina
Pagos y deducciones correspondientes al empleado, determinados por un contrato laboral, realizados de forma mensual, quincenal o según se haya acordado.
¿Es lo mismo nómina electrónica y liquidación de nómina?
Son complementarias y cada una de ellas es importante para cualquier negocio o empresa que cuente con empleados. La nómina electrónica tiene relación directa con la DIAN, mientras que la liquidación de nómina es un proceso interno de pago a los empleados.
Implementación
Nómina Electrónica
Su implementación es directamente con la DIAN a través de su portal o de un software que cuente con su validación. Es el resumen de las liquidaciones de nómina de una empresa.
Relación Empresa → DIAN
Liquidación de Nómina
Su implementación es directamente con el trabajador, y obligatoria para todas las empresas que generen empleo en Colombia. Cada una es determinada por el contrato laboral con el trabajador.
Relación Empresa → Empleado
Siendo más específicos, la liquidación de nómina es el proceso para determinar la totalidad de lo que se debe pagar al trabajador inicia por extraer el devengado, que incluye:
- Salario según contrato
- Comisiones
- Horas extras
- Recargos nocturnos
- Recargos dominicales y festivos
- Viáticos
- Prima de servicios.
- Pagos por otros conceptos
Una vez calculado lo anterior, es momento de deducir aquello que el trabajador debe pagar, como es:
- Seguridad social: salud (4%), pensión (4%) (% que puede variar según los casos)
- Libranzas
- Embargos judiciales
- Cuotas sindicales
- Préstamos con el empleador
- Otras deducciones
Ahora se restan las deducciones al devengado, lo que arroja la nómina a pagar. Se debe llevar un control muy preciso de cada concepto, puesto que algunos no se pagan de manera mensual. A considerar que es más sencillo apartar el porcentaje correspondiente de cada uno, para que se aplique el total cuando corresponda.
Provisiones y apropiaciones:
- Auxilio de cesantías (8.33%)
- Intereses sobre cesantías (1%)
- Provisión para vacaciones (4.17%)
- Aportes parafiscales: ARL, sena, cajas de compensación familiar, ICBF
Ventajas
Nómina Electrónica
- Ahorra espacio, es de total acceso desde cualquier dispositivo con Internet, ayuda a llevar control de pagos, es fácil de salvaguardar, ya que se almacena en una nube digital.
- Soporta el pago de nómina como costo o gasto en las declaraciones tributarias.
Liquidación de Nómina
- Pagar en tiempo y forma a los trabajadores, llevando un control y planificación con los gastos para mantenerse al día con las regulaciones.
¿Se paga igual la nómina electrónica y la liquidación de nómina?
No. La nómina electrónica es un documento .XML que se envía a la DIAN sobre el conjunto de liquidaciones de nómina realizadas. Por lo tanto, solo se paga cada liquidación de nómina.
¿Cada cuándo se debe hacer la liquidación de nómina?
La liquidación de nómina, es decir, los pagos y deducciones correspondientes al empleado, son determinados por un contrato laboral, realizados de forma mensual, quincenal o según se haya acordado.
La liquidación de nómina es una herramienta que funciona a favor de cualquier negocio, ya que son más estables aquellos que tienen excelente relación con sus empleados. Una de las mejores maneras de lograrlo es pagando, oportunamente y la cantidad precisa que les toca. Además, estar al día con la DIAN facilitará el crecimiento y la organización de la empresa e incluso evitará multas.
Como puedes ver, la nómina electrónica y la liquidación de nómina requieren de la otra, siendo un proceso de dos pasos para estar en orden con la DIAN. También arrojan analítica para generar estrategias de productividad interna, e incluso contribuye al cuidado del planeta en términos de ahorro de recursos materiales, en caso de que se utilice un software para la liquidación. Te recomendamos que practiques con una calculadora laboral gratuita o la calculadora oficial del gobierno de Colombia para determinar la liquidación tanto del empleado como del empleador.
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