Uno de los cambios que provocó la pandemia a nivel global fue la aceleración de la transformación digital. El Covid-19 sorprendió al mundo de forma imprevista y obligó a empresas e instituciones a dar un salto en sus operaciones convencionales de cara a transacciones puramente electrónicas. De la mano de ello es que, en un contexto de expansión y avances en América Latina y el mundo, Colombia implementará en los próximos meses el soporte de pago de nómina electrónica.

Tal como explicó en uno de sus artículos Alegra, se trata de un documento digital que funciona como soporte de pago y es emitido de forma mensual por las empresas en función de cada uno de sus empleados. En cada nómina que se envía se configuran costos, deducciones o impuestos descontables, que se generan a partir la relación contractual. Todas las compañías que empleen al menos una persona deberán emitir el soporte de pago de nómina electrónica.

Según se desprende de la Resolución N° 000013, publicada el 11 de febrero de este año por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se trata de uno de los grandes avances en materia tributaria que permitirán dejar de lado la facturación tradicional, con el objetivo de mejorar el control fiscal y agilizar las operaciones contables.

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Ahora bien, la gran pregunta que se plantea para muchos es: ¿qué significa emitir nómina electrónica y cómo son los pasos para una correcta habilitación ante la DIAN?

Emitir nómina electrónica significa generar un archivo electrónico, donde se encuentra la nómina firmada digitalmente por la empresa. Una de las opciones es hacerlo por medio de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, tal como es nuestro caso, o bien hacerlo de forma personal, a partir de un desarrollo propio, aunque se trata de un proceso mucho más complejo.

Un dato importante a tener en cuenta es que la fecha límite para habilitarse ante la DIAN es el próximo 31 de mayo, de modo tal que todo empleador deberá adherirse al servicio informático de nómina electrónica y notas de ajuste del organismo tributario antes de ese plazo.

Uno de los objetivos que persigue la DIAN a través de la puesta en marcha de la nómina electrónica es dar un paso adelante en la digitalización de la economía. Se trata de un proceso que permitirá acceder a la información de forma inmediata, debido a que, además, no se requiere de la firma electrónica de parte de los empleados. “La idea es que cada vez más operaciones se adhieran a estos sistemas electrónicos. La DIAN quiere tener la información en tiempo real”, sostuvo Leidy Mejía, dueña de producto de Alegra, durante un Live para explicar los alcances de la nómina electrónica.

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Índice de Contenidos

Paso a paso para la habilitación de nómina electrónica

1. Habilitación de nómina electrónica en la DIAN

Andrés Torres, Director de Cumplimiento de Alegra, explicó cuáles son los pasos a seguir para la habilitación ante el organismo tributario. En este sentido, lo primero que hay que hacer es ingresar al sitio web de la DIAN, donde se desplegarán diferentes apartados. El usuario deberá visualizar el contenido “Temas de interés” y en la opción “Factura electrónica” elegir el link Habilitación.

Desde el 01 de agosto aparecerá una opción específica que será “Facturación de Nómina Electrónica” y lo que habrá que indicar a continuación es quién será el proveedor tecnológico a utilizar para emitir la nómina.

En este punto, que corresponde al registro en el sistema de facturación, será necesario –según establece la resolución de la DIAN– indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante nombre (s) y código (s) de identificación del software (s).

  1. Ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.

  2. Señalar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento  soporte de pago de nómina electrónica, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica, informando para ello si el software dispuesto para el documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.

  3. Registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:

Fuente: Pág. 15 de la RESOLUCIÓN NÚMERO 000013  de la DIAN.

Te compartimos esta guía de habilitación electrónica en la DIAN de Alegra, en la que podrás ver más a detalle como habilitarte como emisor de Nómina Electrónica.

2. Iniciar las pruebas de envío de nómina electrónica

Aunque desde la DIAN todavía quedan pendientes definir algunos parámetros, el paso siguiente será iniciar las pruebas de envío de documentos de nómina electrónica, para que el organismo tributario realice la revisión y apruebe los documentos, con el objetivo luego de pasar a la producción. En este punto se deberá demostrar que el o los softwares, cumplen con las condiciones, términos y mecanismos tecnológicos para la generación, transmisión y validación de la nómina electrónica.

Considera: En este paso, se debe enviar en modo de prueba cuatro Nóminas Electrónicas y cuatro Nóminas de Ajuste. Solo ingresa EL TestSetID de pruebas e "inicia prueba". Una vez sucedido esto, el sistema te indicará que ya estás habilitado y podrás dar en "finalizar".

Un aspecto importante a destacar es que con tunominaelectronica.com el proceso de habilitación de nómina electrónica ante la DIAN es automático y es quien previo al envío de la documentación al organismo fiscal se ocupa de aplicar validaciones internas para que los documentos se generen de forma correcta y se obtenga la respuesta afirmativa de la DIAN, sin ninguna notificación de error.

3.2. Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el <<Anexo técnico soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA>>

Fuente: Pág 15. de la RESOLUCIÓN NÚMERO 000013  de la DIAN.

3. Crea la numeración

Tras realizar la prueba de documentos, el siguiente paso será crear las numeraciones con las que se emitirá la Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste a la DIAN, de esta forma:

  1. Entra al sistema y ve a "Configuración".
  2. Selecciona la opción "numeraciones".
  3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".
  4. Diligencia el formulario.
  5. Finaliza al hacer clic en "Crear numeración".

4. Generar los documentos electrónicos de nómina

Una vez que la DIAN recibió los documentos y confirmó el resultado de las pruebas, en caso de que las validaciones hayan sido exitosas, en el sistema de facturación se actualizará el estado de “solicitado” a “habilitado”. Esto quiere decir que automáticamente migrará a producción en operación, tal como explica la resolución.

La generación de los documentos será el paso siguiente a la habilitación y consistirá en estructurar la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste.  Es decir, se generará y transmitirá la nómina electrónica. En caso contrario de que las pruebas no hayan superado la validación, habrá que continuar hasta obtener el estado de “habilitado”. Las notas de ajuste se realizarán de forma individual siempre y cuando la información de la nómina electrónica de un empleado contenga algún tipo de error.

Te compartimos este live, que te puede ayudar para saber los pasos para la habilitación de nómina electrónica:

Puntos a tener en cuenta

✔ Es importante que todo empleador sepa que, el documento de pago de nómina electrónica deberá generarse de forma mensual con toda la información detallada de devengados y deducciones.

✔ El envío de la información se realizará en un formato de contenedor electrónico XML, donde se podrá visualizar la nómina en conjunto las notas de ajuste.

✔ El plazo para enviar la nómina electrónica y las notas de ajuste será dentro de los diez días primeros del mes siguiente al cual debió generarse la información.

✔ En caso de que exista algún inconveniente se deberá transmitir el documento en un plazo de cuarenta y ocho horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación (partiendo de que la DIAN oficialice dicho inconveniente en su página, lo mismo con el restablecimiento del servicio).

Esperamos y todas estas recomendaciones te sean de gran ayuda para completar tu proceso habilitación en Nómina Electrónica. Si tienes alguna duda, escríbenos.