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Preguntas frecuentes

La Nómina Electrónica es un comprobante que te permitirá tomar los pagos de nómina dentro de tus declaraciones como un soporte de costos y/o deducciones. Al emitir tu nómina electrónica podrás descontar este costo en tus declaraciones de impuestos.
Principalmente, toda empresa y/o negocio que presente como mínimo 1 empleado se encuentra obligada a emitir la Nómina Electrónica. También se incluyen quienes realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria, y por pagos a los pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.
Al implementar la Nómina Electrónica accedes a múltiples beneficios; entre ellos:
  • Permitirá a las empresas incluir estos pagos a los empleados como costos deducibles al presentar la declaración tributaria.
  • Será un documento electrónico que se almacenará en la nube sin ocupar espacio físico, cumpliendo con todos los estándares de seguridad de tu información.
  • Accederás a la información de tu nómina desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
  • Podrás realizar seguimiento al comportamiento de tu plantilla generando datos y estadísticas que te ayuden a tener un mayor panorama en la toma de decisiones importantes referente a tu equipo de trabajo.

Los plazos para reportar la Nómina Electrónica, dependen del funcionamiento operacional de tu empresa. Si en la empresa la nómina se genera cada 10 días, cada 15 días o de manera mensual, esto no tiene por qué cambiar, puede seguir siendo de la misma manera. Sin embargo, el soporte de pago de nómina electrónica se deberá presentar los primeros 10 días del mes siguiente al que realicé el pago.

Si la nómina se realiza de forma quincenal por ejemplo, debes sumar estos valores quincenales y presentar un solo documento a inicio del mes siguiente.

El registro en el sistema de la DIAN para habilitar la Nómina electrónica entra en vigencia desde el 18 de agosto de 2021 y la fecha de implementación dependerá del número de trabajadores que tenga tu empresa. Iniciando este 1 de septiembre con las empresas que tengan más de 250 trabajadores y finalizando el 1 de diciembre con las que tengan hasta 1 empleado.

El formato utilizado correspondiente de Nómina Electrónica es el contenedor electrónico XML, será el formato que contendrá el documento Nómina Electrónica (Documento soporte y nota de ajustes) que se emita y la validación previa de la DIAN. Si el usuario desea ver la información completa, solo bastará con abrirla en un formato de Excel.
La Nómina Electrónica se debe generar con el propósito de que la Dian y la UGPP (Unidad de Gestión, Pensional y Parafiscales) puedan fiscalizar que las deducciones en la renta por nómina y los aportes de seguridad social sean correctos.

De acuerdo con la Resolución 000013 de febrero de 2021, al momento de emitir la Nómina Electrónica se genera un Documento de soporte para el pago de Nómina Electrónica y este es uno de los requisitos que hacen parte del sistema de Facturación Electrónica.