El 1, 2 y 3 de la Liquidación de Nómina

Al escuchar sobre “nómina electrónica” y “liquidación de nómina” se intuye una relación inmediata entre ambas; sin embargo, a veces se presta a confusión que pueden ser lo mismo. En realidad, son complementarias y cada una de ellas es importante para cualquier negocio o empresa que cuente con empleados. En esta nota vamos a explorar sus diferencias, implementaciones y ventajas a través de un comparativo directo. ¡Adelante!

Definición

Nómina Electrónica

Documento digital en formato .XML que se envía a la DIAN con la información que contenía la nómina tradicional sobre los pagos a empleados. Se debe realizar los primeros 10 días del mes siguiente.

Liquidación de Nómina

Pagos y deducciones correspondientes al empleado, determinados por un contrato laboral, realizados de forma mensual, quincenal o según se haya acordado.

¿Es lo mismo nómina electrónica y liquidación de nómina?

Son complementarias y cada una de ellas es importante para cualquier negocio o empresa que cuente con empleados. La nómina electrónica tiene relación directa con la DIAN, mientras que la liquidación de nómina es un proceso interno de pago a los empleados.

Implementación

Nómina Electrónica

Su implementación es directamente con la DIAN a través de su portal o de un software que cuente con su validación. Es el resumen de las liquidaciones de nómina de una empresa.

Relación Empresa → DIAN

Liquidación de Nómina

Su implementación es directamente con el trabajador, y obligatoria para todas las empresas que generen empleo en Colombia. Cada una es determinada por el contrato laboral con el trabajador.

Relación Empresa → Empleado

Siendo más específicos, la liquidación de nómina es el proceso para determinar la totalidad de lo que se debe pagar al trabajador inicia por extraer el devengado, que incluye:

  1. Salario según contrato
  2. Comisiones
  3. Horas extras
  4. Recargos nocturnos
  5. Recargos dominicales y festivos
  6. Viáticos
  7. Prima de servicios.
  8. Pagos por otros conceptos

Una vez calculado lo anterior, es momento de deducir aquello que el trabajador debe pagar, como es:

  1. Seguridad social: salud (4%), pensión (4%) (% que puede variar según los casos)
  2. Libranzas
  3. Embargos judiciales
  4. Cuotas sindicales
  5. Préstamos con el empleador
  6. Otras deducciones

Ahora se restan las deducciones al devengado, lo que arroja la nómina a pagar. Se debe llevar un control muy preciso de cada concepto, puesto que algunos no se pagan de manera mensual. A considerar que es más sencillo apartar el porcentaje correspondiente de cada uno, para que se aplique el total cuando corresponda.

Provisiones y apropiaciones:

  1. Auxilio de cesantías (8.33%)
  2. Intereses sobre cesantías (1%)
  3. Provisión para vacaciones (4.17%)
  4. Aportes parafiscales: ARL, sena, cajas de compensación familiar, ICBF

Ventajas

Nómina Electrónica

Liquidación de Nómina

¿Se paga igual la nómina electrónica y la liquidación de nómina?

No. La nómina electrónica es un documento .XML que se envía a la DIAN sobre el conjunto de liquidaciones de nómina realizadas. Por lo tanto, solo se paga cada liquidación de nómina.

¿Cada cuándo se debe hacer la liquidación de nómina?

La liquidación de nómina, es decir, los pagos y deducciones correspondientes al empleado, son determinados por un contrato laboral, realizados de forma mensual, quincenal o según se haya acordado. 

La liquidación de nómina es una herramienta que funciona a favor de cualquier negocio, ya que son más estables aquellos que tienen excelente relación con sus empleados. Una de las mejores maneras de lograrlo es pagando, oportunamente y la cantidad precisa que les toca. Además, estar al día con la DIAN facilitará el crecimiento y la organización de la empresa e incluso evitará multas.

Como puedes ver, la nómina electrónica y la liquidación de nómina requieren de la otra, siendo un proceso de dos pasos para estar en orden con la DIAN. También arrojan analítica para generar estrategias de productividad interna, e incluso contribuye al cuidado del planeta en términos de ahorro de recursos materiales, en caso de que se utilice un software para la liquidación. Te recomendamos que practiques con la calculadora oficial del gobierno de Colombia para determinar la liquidación tanto del empleado como del empleador.

¿Quieres conocer más? Haz que la emisión de Nómina a la DIAN sea cada vez más fácil con el sistema gratuito y en la Nube hecho para emprendedores.

 Empezar gratis

¿Qué es Nómina Electrónica? 

La Nómina Electrónica es un nuevo sistema con el que la DIAN busca fortalecer los procesos en Colombia y optimizar tiempos en la validez de los documentos.  La implementación de esta nueva herramienta le brinda al país un mayor avance en temas de globalización, control y fiscalización. 

De acuerdo con la resolución 000013 de febrero de 2021, se estableció el funcionamiento de la Nómina Electrónica y su documento soporte de pago. 

Para cumplir con la Nómina Electrónica debes ejecutar un proceso que incluye la habilitación, la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de Nómina Electrónica y sus respectivas notas de ajuste.

Pero, ¿qué es realmente la Nómina Electrónica? 

La nómina Electrónica es un documento digital que es parecido a la nómina tradicional de empleados, y que se diferencia por presentarse bajo un archivo electrónico (XML) que se envía a la DIAN. La Nómina Electrónica en un comprobante que le brinda a los contribuyentes la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados y presentarlos como un soporte de costos y deducciones en sus declaraciones tributarias como la de renta.

¿Cada cuánto se debe emitir la Nómina Electrónica? 

De acuerdo con el artículo 8 de la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, los obligados a generar Nómina Electrónica tendrán plazo para hacerlo dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al que corresponde el pago o abono en cuenta que se deriva de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador. 

Ventajas de la Nómina Electrónica

 

Ahora que conoces qué es Nómina Electrónica y sus beneficios, te invitamos a crear tu cuenta con nosotros, para que disfrutes de todas las opciones que Tu Nómina Electrónica tiene para ti.

 

Sanciones por omitir la Nómina Electrónica: todo lo que debes saber para evitarlas

Uno de los temas más hablados es el de las posibles sanciones al omitir la Nómina Electrónica en Colombia. Fue el 11 de febrero de 2021 cuando la DIAN notificó sobre la Resolución 000013, donde establece que es obligatorio para cualquier persona o empresa que declara renta y tiene empleados, presentar dicha nómina. 

El proceso de habilitación de la Nómina Electrónica se llevó a cabo por grupos (de acuerdo con el rango de empleados), finalizando el tiempo máximo de emisión,  ahora con la resolución 000028 del 28 de febrero, los 10 primeros días del mes de junio, reportando diciembre 2021, enero 2022 y febrero 2022 y los 10 primeros días de julio para reportar los meses de marzo, abril y mayo del presente año. La Emisión  se realiza a través del envío de un Documento Soporte de Pago (Dsne), cuyo tipo de archivo es .xml, a la DIAN. 

La Nómina Electrónica es un símbolo del avance tecnológico en Colombia que es justo de celebrar, pero implica nuevas responsabilidades a considerar si se desean evitar sanciones. Vamos a revisarlas.

Errores que cuestan caro

Se debe presentar la Nómina Electrónica en los primeros 10 días del mes siguiente del pago o abono en cuenta. Esto es lo  más importante. 

La DIAN notifica si existe alguna anomalía en la generación y transmisión de la nómina electrónica, o si hubo omisión. Por ello es importante corregir a tiempo estos documentos dentro de los plazos establecidos y enviarlos con toda la información detallada de los pagos o abonos en cuenta realizados a los empleados.

El monto de la sanción depende del tipo de error:

Según el artículo 651 del Estatuto Tributario Nacional, el máximo costo de la multa no puede superar los 15.000 UVT.

Pérdida de descuentos

Otro problema que causa omitir la Nómina Electrónica en Colombia, es que se puede llegar a desconocer de la declaración  de renta los costos y deducciones asociados a la Nómina Electrónica no presentada. Es decir: no podrás descontar estos gastos de la declaración

Se llegó a mencionar que tal vez se aplicarían estas sanciones desde que la DIAN notifique de algún error en el Dsne. La realidad es que existe un plazo de vencimiento para corregir el error, antes de iniciar un proceso de multa. Por este motivo se debe revisar que los CUNE sean autorizados completos.

Si ya se tiene una multa, puede recibir descuento sobre el total del 50% si emite antes de que la DIAN notifique, y hasta del 70% si se subsana el error dentro de los siguientes dos meses de la notificación.

Mantenerse al día de forma automatizada

Como se mencionó al inicio, la DIAN recibe el Dsne a través de un medio electrónico avalado que puede ser de pago o gratuito. Para esto, se le debe informar a la DIAN qué operador se va a utilizar. 

Te recomendamos que si eliges uno de desarrollo particular, cumpla con las siguientes características:

En cuanto al software gratuito, la alternativa más sugerida es Tu Nómina Electrónica. Muy pronto tendremos al aire. Es fácil de usar y bastante rápida. Te invitamos a conocerla para determinar si es lo que estás buscando.

Rendimientos con la Nómina Electrónica

Existen razones de peso, más allá de la legalidad, por las que llevar una Nómina Electrónica en Colombia representa ventajas tanto para empresas como para personas. Un tema que no se puede dejar de lado en la actualidad es el cuidado de nuestro planeta y el ahorro de recursos. Hay empresas que ganan presencia y estatus por declararse “ecológicas”. 

Con la Nómina Electrónica se elimina el uso de papel, tinta para impresión, cajas de plástico para mantener secos y seguros los documentos. De manera indirecta, esto significa un ahorro en gastos fijos que sin duda se hacían con anterioridad.

Tener esta información en la nube otorga seguridad, inmediatez y dinamismo a todo el proceso. Además, algunos proveedores ofrecen analítica de cada nómina, para llevar registros y optimizaciones internas. 

Otra de sus características más destacadas es que funciona como un puente con la DIAN, ya que se puede acceder a los servicios administrativos de la misma. Esto implica que se pueden aplicar deducciones en el impuesto de renta.

Por último, será de ayuda para los empleados que ahora tendrán en PDF la información plena y legítima de su sueldo. Con esto podrán llevar un mejor control financiero. Te alentamos a cumplir con la Nómina Electrónica y omitir sanciones, como puedes ver, es una práctica fácil y rápida que trae muchos beneficios. 

Nómina Electrónica - ¿Existe una solución gratuita de la DIAN para su emisión?

La Nómina Electrónica es uno de los temas tributarios que hay que tener en el radar, puesto que su proceso de habilitación entró en su fase de activación a partir del 18 de agosto, para el primer grupo. Ahora bien, este documento llamado “Documento soporte de pago de Nómina Electrónica”, se emitirá por medio de un proveedor electrónico autorizado por la DIAN, esto ha hecho que muchos se pregunten ¿Existe una solución gratuita de la DIAN para su emisión?

Es por este motivo que hoy decidimos hablar sobre las opciones que tienen los obligados para emitir su Nómina Electrónica de manera gratuita ¡Comencemos!

Solución Gratuita de la DIAN para Facturación Electrónica

En 2016 la DIAN promulgó el Art. 1.6.1.4.2 del Decreto 1625, en el cual comunica que los contribuyentes obligados a emitir facturas electrónicas contarán con una solución gratuita propia de esta institución para la emisión de documentos electrónicos. 

A partir de la implementación de la Factura Electrónica en 2017, es cuando los obligados empiezan a hacer uso de la plataforma dispuesta por DIAN.

¿Cómo puedo acceder a la solución gratuita de Nómina Electrónica de la DIAN?

En 2022, la DIAN ha generado una solución gratuita para la emisión del Documento soporte de pago de Nómina Electrónica. Si bien es una herramienta que es completamente gratis, se debe tomar en cuenta que existen otras maneras de emitir la nómina electrónica.

¿Qué opciones tengo para emitir Nómina Electrónica de manera gratuita?

Solución DIAN

La DIAN ha generado este 2022 una solución gratuita para la emisión del Documento soporte de pago de Nómina Electrónica, la desventaja es que no es un software contable y no tendrás toda tu información centralizada en un solo lugar.

Elige un proveedor tecnológico

La DIAN puso a tu disposición un catálogo de proveedores tecnológicos para la emisión de Nómina Electrónica. Existen en el mercado diversos desarrolladores que se pueden adaptar a las necesidades que tenga tu empresa.

¡Tu Nómina Electrónica es tu solución! Pues nuestro software es un software gratuito, rápido, seguro y en la nube que te permite emitir tus comprobantes electrónicos de Nómina a la DIAN.

Con nuestra plataforma puedes realizar la generación mensual de hasta dos (2) Documentos soporte de pago de Nómina Electrónica, es decir, el beneficio es hasta dos empleados.

¿Cómo se usa Tu Nómina Electrónica?

Es muy fácil de usar ¡En solo tres pasos emites tu Nómina Electrónica!

  1. Cargas la información de tus empleados.
  2. Creas tu numeración y actualizas las novedades de nómina.
  3. Emites con un clic tus comprobantes electrónicos a la DIAN.

¿Existen otras aplicaciones para emitir mi Nómina Electrónica?

Existen en el mercado soluciones independientes a tu Nómina Electrónica, que permiten hacer la emisión de la Nómina Electrónica de todos los empleados de tu emprendimiento. Por ejemplo, Alegra ha desarrollado una opción que te permite generar Documentos Soporte de pago de Nómina electrónica según el número de empleados que tengas registrados, válidos ante la DIAN.

Ahora que conoces cómo puedes emitir Nómina Electrónica gratuitamente, te invitamos a crear tu cuenta con nosotros, para que disfrutes de todas las opciones que Tu Nómina Electrónica tiene para ti.

¿Cómo puedo emitir mi Nómina Electrónica?

Durante el 2021 todos aquellos que tengan al menos un empleado bajo su órbita en Colombia deberán generar obligatoriamente Nómina Electrónica. Así lo reglamentó la DIAN, a través de la resolución 000013, que estableció que todas las empresas, se trate de una PYME o de una multinacional, tendrán que presentar sus pagos de nómina mediante un documento electrónico que será enviado al organismo fiscal con una periodicidad establecida.

Si estás empezando a leer este artículo y estás un poco perdido, quédate tranquilo: a continuación, te vamos a contar los puntos principales para que entiendas de manera clara y simple cómo puedes emitir tu Nómina Electrónica en los plazos establecidos por la DIAN para cumplir con los requerimientos del organismo y estar al día con tus obligaciones como contribuyente.

Pero antes de ello, algunas consideraciones importantes: la implementación de la Nómina Electrónico se reglamentó el pasado 11 de febrero. Si no lo sabes aún, se trata de una norma que obliga a todas las empresas que tienen empleados en Colombia a presentar sus pagos de nómina por medio de un documento electrónico en formato .XML que debe ser presentado dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.

¿Quiénes deben presentarlo? Como ya te contamos en otros artículos de tunominaelectronica, todos aquellos que al menos tengan un empleado en Colombia y que quieran descontarse los pagos que realicen en sus declaraciones. Ahora bien, la pregunta que seguro te estás haciendo es: ¿cómo hago para generar la Nómina Electrónica, también llamada Documento Soporte de Pago de nómina electrónica?

Algo fundamental que tienen que saber todos los empleadores es que antes de comenzar a generar la Nómina Electrónica, tienen que habilitarse en el sistema digital de la DIAN desde el próximo 18 de agosto de 2021, fecha inicio para la habilitación. ¿Esto qué quiere decir? Que lo primero que tendrás que hacer si eres sujeto obligado antes de comenzar a generar Nómina Electrónica es realizar todos los pasos que corresponden primero a la habilitación.

Dicho esto aparece lo más importante: existen tres caminos para poder emitir la Nómina Electrónica, de acuerdo a lo dispuesto por la DIAN. La emisión siempre se realizará por medio de un software de forma digital, pero es posible hacerlo por tres vías diferentes que vamos a explicarte enseguida para que tengas claras las opciones que tenés como empleador:

  1. Uno de los caminos que pueden seguir las empresas para generar la Nómina Electrónica es por medio de un software que corresponda a un desarrollo propio elaborado por un ingeniero o experto en el tema, que cumpla con todos los requisitos establecidos por la DIAN en la Resolución 000013, adquiriendo asimismo un certificado de firma digital.
  1. La segunda posibilidad y de la más usada para habilitarse en el sistema y luego comenzar con el proceso de emisión de Nómina Electrónica es hacerlo mediante un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, como es el caso de Alegra, para realizar todo el procedimiento de habilitación, generación y posterior transmisión y validación de manera simple y rápida.

Primero te vamos a explicar cómo es el flujo de emisión de la nómina electrónica, para que entiendas un poco más de qué va el proceso y a continuación las opciones y beneficios de poder hacerlo a través de un proveedor tecnológico como Alegra.

Lo primero es preparar la información de la nómina para emitirla. Luego de ello, Alegra válida todos los datos que el usuario le proporcionó en la App para poder avanzar y generar un archivo .XML con la estructura necesaria para revisión de la DIAN. A continuación, la DIAN válida la información aprobando o rechazando el documento y estructura del archivo XML. Por último, el paso final es generar la representación gráfica PDF y un archivo .XML de los documentos validados y aprobados por el organismo.  

Finalmente, si tu empresa cuenta ya con un software para liquidar nómina y necesitás un servicio de emisión de Nómina Electrónica, podrás hacerlo a través de Alegra API, una solución segura en la nube hospedada en Amazon Web Service, que está principalmente desarrollada para conectarse al software de tu compañía.

  1. Por último también puedes emitir tu Nómina Electrónica por medio del software de la DIAN que ha salido al aire este 2022, con una solución gratuita para la emisión del Documento soporte de pago de Nómina Electrónica, la desventaja es que no es un software contable y no tendrás toda tu información centralizada en un solo lugar.

Contenido recomendado: Seis ventajas de la Nómina Electrónica para tu empresa

¿Qué información debe contener la Nómina Electrónica?

Cuáles son los datos con los que sí o sí debe estar confeccionado el archivo digital antes de ser enviado a la DIAN. Un repaso para que no pierdas de vista ningún detalle importante.

La Nómina Electrónica es una de las principales novedades fiscales de las que habla todo el mundo hoy en día en Colombia. Y esto es por dos motivos puntuales: uno es porque se trata de un documento digital que, a través de su reglamentación por parte de la DIAN, apunta a la transformación digital del país y el otro es porque, a partir del 2021, todos los empleadores se verán obligados a habilitarse en el sistema para poder  emitir Nómina Electrónica y así adecuarse a la reglamentación, publicada el 11 de febrero.

En tunominaelectronica.com ya te contamos qué es la Nómina Electrónica, de qué trata cuando hablamos del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Notas de Ajuste, cuáles es la diferencia entre Liquidar Nómina vs. emitir Nómina Electrónica, así como también qué ventajas supone la puesta en marcha de este sistema tanto para las empresas como para los propios empleados, que podrán acceder a su nómina a través de un simple clic. Asimismo, te contamos los puntos principales de la Resolución 000013 que pone en marcha este nuevo sistema. 

Como te habrás dado cuenta, hay mucho por conocer y esto es, también, porque para poder comenzar a emitir Nómina Electrónica, la norma establece que es necesario un software que bien podrá ser un desarrollo propio o un proveedor tecnológico, entre otros requisitos para su generación, que podés leer en este artículo. 

Pero vamos a detenernos en un punto que no puede quedar fuera a la hora de emitir la Nómina Electrónica y tiene que ver con la información que deberá contener obligatoriamente el archivo Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica previo a su envío a la DIAN, organismo que dará luz verde y continuará con el proceso de transmisión para su correcta habilitación en caso de que cumpla con todos los requisitos establecidos.

Cómo ya dijimos la emisión de Nómina Electrónica es una obligación a la que habrá que ajustarse y para ello habrá que cumplir con todo lo que pide la DIAN. Entre los requisitos con los que debe cumplir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, aparecen los siguientes puntos a los que tenés que prestar atención, ya que esta información será indispensable a la hora de confeccionar el documento, ya sea mediante un desarrollo propio o un proveedor tecnológico como es el caso de Alegra.

Recomendado: Nómina Electrónica en Colombia: ¿qué es, cómo funciona y quiénes deben generarla?

¿Cuáles son los requisitos entonces?

Aquí la lista de los requisitos de la Nómina Electrónica que debés cumplir:

  1. Debe estar denominado como expresamente como “Documento soporte de pago de nómina electrónica”.
  2. Apellidos y nombre o razón social y Número de identificación Tributaria - NIT del empleador.
  3.  Apellidos y nombre (s) y Número de Identificación del beneficiario de pago.
  4. El código único del documento soporte de pago de nómina electrónica - CUNE
  5. Llevar un número que corresponda a un número interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto del que se trata el artículo 4 de esta resolución.
  6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina, conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA”.
  7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA”.
  8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor deducido de nómina.
  9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de la  Resolución 0013, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
  10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el “Anexo técnico, documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA”.
  11. Fecha y hora de generación. 
  12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

Periodicidad de emisión

Este es otro de los puntos clave, ya que el envío de información a la DIAN del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica /Notas de Ajuste, será los primeros 10 días calendario del mes, tiempo en el que se podrá enviar el reporte de aquellos conceptos que se pagaron o causaron a los empleados durante el mes anterior, mediante un formato XML.

Notas de Ajuste al Documento de Pago de Nómina Electrónica

Si el Documento de Pago de Nómina Electrónica contiene algún error que modificar, ello se hará por medio de las Notas de Ajuste. ¿Cuál es el objetivo? Serán el mecanismo para reemplazar o eliminar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, y/o una Nota de Ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios, caso en el cual el número del documento de nómina electrónica reemplazada no podrá ser utilizado nuevamente.

Entonces, para recapitular: las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, serán el mecanismo para reemplazar o eliminar el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error.

¿Esto qué quiere decir? Que, por ejemplo, si emití 10 nóminas y me equivoqué en el valor de una, tendré que hacer una sola nota de ajuste específica para reemplazar la nómina electrónica emitida en la que cometí el error.

¿Cómo deben estar realizadas las Notas de Ajuste?

Según se desprende de la Resolución 000013 de la DIAN, deberán contener la siguiente información:

  1.  Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, según corresponda.
  2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
  3.  El número, la fecha utilizada para la generación del código único de documento soporte de pago electrónico -CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
  4.  Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
  5. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 
  6. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina. 
  7. El código único de la nota de ajuste del documento soporte de pago Electrónico - CUNE. 
  8. El tipo de nota de ajuste según corresponda. 
  9. La fecha y hora de generación. 
  10. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del sujeto que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica. 
  11. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación del beneficiario del pago. 
  12. La firma digital del sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónico -CUNE, del documento de nómina electrónica que se reemplaza.

¿Cómo puedo emitir la Nómina Electrónica?

Como ya te contamos en otros artículos, deberán emitir Nómina Electrónica todos aquellos que empleen al menos una persona en Colombia y que quieran deducir de sus declaraciones estos pagos por concepto de nómina. Y el proceso de emisión consistirá en la generación de un archivo XML a través de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN.

Si quieres emitir tu nómina electrónica, crea tu cuenta aquí.

Nuevo calendario de implementación de la Nómina Electrónica

La DIAN modificó las fechas para poder habilitarse en el sistema. Te contamos las últimas novedades dispuestas por el organismo fiscal y cuáles son los plazos de emisión.

Con la reglamentación de la Nómina Electrónica en Colombia, mediante de la Resolución 000013, la principal pregunta que apareció en la mente de todos los empleadores fue cuándo iba a comenzar a regir la norma y de qué forma sería su implementación. 

La DIAN estableció un calendario con las fechas para poder habilitarse en el servicio informático y una vez superado ese proceso con toda la documentación al día, comenzar la emisión de la Nómina Electrónica.

En principio, la Resolución 000013, en su artículo 6, había señalado como fecha para inicio de habilitación el 1 de agosto, pero luego, a través de dos nuevas normas (la 000037 y la 000063), la DIAN dispuso aplazar la fecha estipulada y extender los plazos para poder habilitarse desde el 18 de agosto de 2021.

 

Puedes ver: Seis ventajas de la Nómina Electrónica para tu empresa

 

Para que no te pierdas ningún detalle importante, en este artículo te vamos a contar cuáles serán las fechas que tienes que contemplar para realizar la habilitación y comenzar a emitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Notas de Ajuste, con varios plazos para el cumplimiento periódico y la generación, de acuerdo a la cantidad de empleados que tiene tu empresa.

Cambios que se implementaron con la norma 000037

Los cambios que se implementaron con la norma 000037 fueron la modificación de los dos primeros calendarios, que ya habían sido publicados en la Resolución 000013. De manera tal que vamos a mostrarte cómo quedan constituidos los calendarios de forma oficial:

1. Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados

De acuerdo a este calendario, las empresas obligadas deben comenzar el proceso de transmisión, de acuerdo al número de empleados. A partir de ello, se forman 4 grupos:

Grupo 1: empresas con más de 250 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/09/2021.

Grupo 2: empresas con 101 a 250 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/10/2021.

Grupo 3: empresas con de 11 a 100 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/11/2021.

Grupo 4: empresas de 1 a 10 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/12/2021.

Recordatorio: ten en cuenta que como dijimos previamente, es necesario antes estar habilitado en el sistema y ello es posible hasta el 18 de agosto de 2021 según la norma 000063.

Te aclaramos que La primera nómina electrónica se deberá emitir de manera mensual dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario. Ejemplo, si tienes más de 250 empleados, emites tu nómina de septiembre hasta el 10 de octubre

*Mediante la Resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022, las empresas con 1 a 10 empleados pueden realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, así: Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022. Y los meses de marzo, abril y mayo de 2022 los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.

2.Calendario de implementación Permanente

Según indica este calendario, los nuevos responsables de emitir Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Notas de Ajuste, pasadas las fechas de implementación, tendrán un plazo de dos meses contados a partir de la realización de los pagos o abonos de nómina, para iniciar el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del archivo digital.

3.Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta

Este calendario se mantiene sin modificaciones. Para el caso de los sujetos que no se encuentran obligados a expedir facturas electrónicas de venta, la fecha para su habilitación de nómina electrónica será el 31 de marzo de 2022 y la fecha máxima para iniciar la transmisión será el 31 de mayo de 2022.

*La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, estableció que los sujetos NO obligados a expedir factura electrónica que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, deberán realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica correspondiente al mes de junio de 2022, durante los 10 primeros días hábiles del mes de julio de 2022.

¿Cómo implementar la Nómina Electrónica?

La emisión de Nómina Electrónica se puede realizar mediante un desarrollo propio o por medio de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, que se encargará de llevar adelante todo el proceso de habilitación y posterior generación de la Nómina Electrónica, validando toda la información para enviarla luego al organismo. 

Continúa Aprendiendo, Conoce los pasos para Habilitar la Nómina Electrónica ante la DIAN

¿Tienes uno o dos empleados vinculados en tu empresa? Haz que la emisión de Nómina a la DIAN sea cada vez más fácil con el sistema
gratuito y en la Nube hecho para emprendedores. Empezar gratis

Nómina electrónica en Colombia: ¿cómo habilitarse en el servicio informático?

Uno de los cambios que provocó la pandemia a nivel global fue la aceleración de la transformación digital. El Covid-19 sorprendió al mundo de forma imprevista y obligó a empresas e instituciones a dar un salto en sus operaciones convencionales de cara a transacciones puramente electrónicas. De la mano de ello es que, en un contexto de expansión y avances en América Latina y el mundo, Colombia implementará en los próximos meses el soporte de pago de nómina electrónica.

Tal como explicó en uno de sus artículos Alegra, se trata de un documento digital que funciona como soporte de pago y es emitido de forma mensual por las empresas en función de cada uno de sus empleados. En cada nómina que se envía se configuran costos, deducciones o impuestos descontables, que se generan a partir la relación contractual. Todas las compañías que empleen al menos una persona deberán emitir el soporte de pago de nómina electrónica.

Según se desprende de la Resolución N° 000013, publicada el 11 de febrero de este año por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se trata de uno de los grandes avances en materia tributaria que permitirán dejar de lado la facturación tradicional, con el objetivo de mejorar el control fiscal y agilizar las operaciones contables.

También puedes ver: Cómo crear una cuenta en la página de la DIAN

Ahora bien, la gran pregunta que se plantea para muchos es: ¿qué significa emitir nómina electrónica y cómo son los pasos para una correcta habilitación ante la DIAN?

Emitir nómina electrónica significa generar un archivo electrónico, donde se encuentra la nómina firmada digitalmente por la empresa. Una de las opciones es hacerlo por medio de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, tal como es nuestro caso, o bien hacerlo de forma personal, a partir de un desarrollo propio, aunque se trata de un proceso mucho más complejo.

Un dato importante a tener en cuenta es que la fecha límite para habilitarse ante la DIAN es el próximo 31 de mayo, de modo tal que todo empleador deberá adherirse al servicio informático de nómina electrónica y notas de ajuste del organismo tributario antes de ese plazo.

Uno de los objetivos que persigue la DIAN a través de la puesta en marcha de la nómina electrónica es dar un paso adelante en la digitalización de la economía. Se trata de un proceso que permitirá acceder a la información de forma inmediata, debido a que, además, no se requiere de la firma electrónica de parte de los empleados. “La idea es que cada vez más operaciones se adhieran a estos sistemas electrónicos. La DIAN quiere tener la información en tiempo real”, sostuvo Leidy Mejía, dueña de producto de Alegra, durante un Live para explicar los alcances de la nómina electrónica.

También puedes ver: Nómina electrónica en Colombia – DIAN

Paso a paso para la habilitación de nómina electrónica

1. Habilitación de nómina electrónica en la DIAN

Andrés Torres, Director de Cumplimiento de Alegra, explicó cuáles son los pasos a seguir para la habilitación ante el organismo tributario. En este sentido, lo primero que hay que hacer es ingresar al sitio web de la DIAN, donde se desplegarán diferentes apartados. El usuario deberá visualizar el contenido “Temas de interés” y en la opción “Factura electrónica” elegir el link Habilitación.

Desde el 01 de agosto aparecerá una opción específica que será “Facturación de Nómina Electrónica” y lo que habrá que indicar a continuación es quién será el proveedor tecnológico a utilizar para emitir la nómina.

En este punto, que corresponde al registro en el sistema de facturación, será necesario –según establece la resolución de la DIAN– indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante nombre (s) y código (s) de identificación del software (s).

  1. Ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.

  2. Señalar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento  soporte de pago de nómina electrónica, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica, informando para ello si el software dispuesto para el documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.

  3. Registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:

Fuente: Pág. 15 de la RESOLUCIÓN NÚMERO 000013  de la DIAN.

Te compartimos esta guía de habilitación electrónica en la DIAN de Alegra, en la que podrás ver más a detalle como habilitarte como emisor de Nómina Electrónica.

2. Iniciar las pruebas de envío de nómina electrónica

Aunque desde la DIAN todavía quedan pendientes definir algunos parámetros, el paso siguiente será iniciar las pruebas de envío de documentos de nómina electrónica, para que el organismo tributario realice la revisión y apruebe los documentos, con el objetivo luego de pasar a la producción. En este punto se deberá demostrar que el o los softwares, cumplen con las condiciones, términos y mecanismos tecnológicos para la generación, transmisión y validación de la nómina electrónica.

Considera: En este paso, se debe enviar en modo de prueba cuatro Nóminas Electrónicas y cuatro Nóminas de Ajuste. Solo ingresa EL TestSetID de pruebas e "inicia prueba". Una vez sucedido esto, el sistema te indicará que ya estás habilitado y podrás dar en "finalizar".

Un aspecto importante a destacar es que con tunominaelectronica.com el proceso de habilitación de nómina electrónica ante la DIAN es automático y es quien previo al envío de la documentación al organismo fiscal se ocupa de aplicar validaciones internas para que los documentos se generen de forma correcta y se obtenga la respuesta afirmativa de la DIAN, sin ninguna notificación de error.

3.2. Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el <<Anexo técnico soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA>>

Fuente: Pág 15. de la RESOLUCIÓN NÚMERO 000013  de la DIAN.

3. Crea la numeración

Tras realizar la prueba de documentos, el siguiente paso será crear las numeraciones con las que se emitirá la Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste a la DIAN, de esta forma:

  1. Entra al sistema y ve a "Configuración".
  2. Selecciona la opción "numeraciones".
  3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".
  4. Diligencia el formulario.
  5. Finaliza al hacer clic en "Crear numeración".

4. Generar los documentos electrónicos de nómina

Una vez que la DIAN recibió los documentos y confirmó el resultado de las pruebas, en caso de que las validaciones hayan sido exitosas, en el sistema de facturación se actualizará el estado de “solicitado” a “habilitado”. Esto quiere decir que automáticamente migrará a producción en operación, tal como explica la resolución.

La generación de los documentos será el paso siguiente a la habilitación y consistirá en estructurar la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste.  Es decir, se generará y transmitirá la nómina electrónica. En caso contrario de que las pruebas no hayan superado la validación, habrá que continuar hasta obtener el estado de “habilitado”. Las notas de ajuste se realizarán de forma individual siempre y cuando la información de la nómina electrónica de un empleado contenga algún tipo de error.

Te compartimos este live, que te puede ayudar para saber los pasos para la habilitación de nómina electrónica:

Puntos a tener en cuenta

✔ Es importante que todo empleador sepa que, el documento de pago de nómina electrónica deberá generarse de forma mensual con toda la información detallada de devengados y deducciones.

✔ El envío de la información se realizará en un formato de contenedor electrónico XML, donde se podrá visualizar la nómina en conjunto las notas de ajuste.

✔ El plazo para enviar la nómina electrónica y las notas de ajuste será dentro de los diez días primeros del mes siguiente al cual debió generarse la información.

✔ En caso de que exista algún inconveniente se deberá transmitir el documento en un plazo de cuarenta y ocho horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación (partiendo de que la DIAN oficialice dicho inconveniente en su página, lo mismo con el restablecimiento del servicio).

Esperamos y todas estas recomendaciones te sean de gran ayuda para completar tu proceso habilitación en Nómina Electrónica. Si tienes alguna duda, escríbenos.

 

Conoce los puntos clave de la Resolución 000013 de la DIAN

Durante los últimos meses se ha hablado mucho de la implementación de la Nómina Electrónica, debido a que la DIAN dispuso a través de la Resolución 000013 -publicada el 11 de febrero de este año- la obligatoriedad de todos aquellos que generen empleo en Colombia a sumarse a las filas del nuevo sistema digital, con el objetivo de mejorar el control tributario. Pero, ¿en qué consiste y cuáles son los puntos principales de la norma?

En este artículo vamos a desmenuzar los aspectos más importantes de la resolución que deberás contemplar si eres empleador. 

Contenido de interés: ABC de la Nómina Electrónica

Entonces, analicemos en qué consiste la Resolución 000013:

ART.2 “Documento Soporte de Pago”

En el Art. 1 aparecen expuestas las definiciones principales, por lo cual daremos un salto al Art.2 que analiza concretamente el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”. Ahora bien, ¿qué es y quiénes deben generarlo?

Tal como señala la disposición, se trata del archivo digital en formato XML, que constituye soporte para “los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique (...), que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador. 

Es decir que en este documento, en palabras más simples, aparece detallada información tal como: salario devengado, el neto a pagar, deducciones, etcétera, para la “generación, transmisión y validación” por parte de la DIAN. El documento, asimismo, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos especificados.

Un aspecto clave a destacar en este punto es que dicho documento se deberá generar y transmitir para la posterior validación o rechazo de la DIAN “de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados”, o sea, por cada uno de los trabajadores, los primeros 10 días de cada mes.

ART. 3 Periodicidad

De acuerdo a lo establecido en este artículo, el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” deberá ser emitido y enviado a la DIAN  los 10 primeros días  del mes siguiente al que corresponda la emisión, “independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado”. 

Un punto importante es que en caso de que existan novedades dentro del periodo de pago a reportar, se deberán informar según se menciona en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», tal como se define en el numeral 13 del artículo 1 de la resolución de la que hablamos. 

ART.4 Sujetos obligados a generar Nómina Electrónica

Tendrán que generar Nómina Electrónica todas las personas que generen empleo en Colombia y declaren renta. Todo ello acorde a las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», para la generación y transmisión del documento electrónico para su posterior validación por parte de la DIAN

ART. 5 Información y contenido del documento 

El “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” deberá contener como mínimo la siguiente información: 

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica. 
  2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución. 
  3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago. 
  4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE. 
  5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
  6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 
  7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 
  8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina. 
  9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo. 
  10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
  11. Fecha y hora de generación.
  12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

Contenido de interés:  Conoce los pasos para la habilitación de Nómina Electrónica

ART. 6 Calendario de implementación

Los plazos para la generación y transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Notas de ajuste son los establecidos por la DIAN y todos los empleadores deberán cumplirlos en tiempo y forma. 

El 30 de julio el organismo modificó mediante la Resolución 000063 los plazos de habilitación que anteriormente iniciaban el 1 de agosto del 2021, de manera tal que la nueva fecha de inicio de habilitación para todos los sujetos obligados será a partir del 18 de agosto del 2021.

A continuación puedes informarte en este artículo sobre cuál es el calendario de implementación de acuerdo con el número de empleados.

Es importante que sepas que en primer lugar, antes de comenzar a generar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Notas de Ajuste, todo sujeto obligado deberá en primer lugar habilitarse en el sistema electrónico de la DIAN y señalar el software que utilizará para la emisión del proceso de nómina electrónica. El organismo tributario estableció a través de la Resolución 000063 como fecha límite para la habilitación el próximo 18 de agosto de 2021.

ART. 9 Habilitación para generar y transmitir Nómina Electrónica

Probablemente este punto de la resolución sea uno de los más importantes, ya que especifica el orden a seguir para poder habilitarse correctamente en la DIAN cumpliendo con todas las condiciones y mecanismos tecnológicos. Es que sin habilitación es imposible comenzar a emitir nómina electrónica, por eso constituye uno de los puntos principales a prestar atención.

Entonces, ¿en qué consiste y cómo me habilito correctamente?

Lo primero que hay que hacer es ingresar al sitio web de la DIAN, donde se desplegarán diferentes apartados. El usuario deberá visualizar el contenido “Temas de interés” y en la opción “Factura electrónica” elegir el link “Habilitación”. A partir del 18 de agosto aparecerá una opción específica que será “Facturación de Nómina Electrónica” y lo que habrá que indicar a continuación es si el software dispuesto para la generación del documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas, tal como el de Alegra.com, autorizado por la DIAN.  

Una vez que estés registrado será necesario indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre (s) y código (s) de identificación del software.

Luego debes Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás, que el documento emitido cumpla con las especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».

Una vez que las pruebas sean superadas, en el sistema se actualizará el estado de “solicitado” a “habilitado” y en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de “habilitado”. Una vez que esté todo habilitado automáticamente migrará a producción en operación. 

Es importante destacar que con  nuestro sistema el proceso de habilitación ante la DIAN es automático y nos ocupamos de aplicar validaciones internas para que los documentos se generen de forma correcta y se obtenga la respuesta de aceptación de la DIAN.

ART.10 Generación del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Notas de Ajuste

La generación de los documentos será el paso siguiente a la habilitación y consistirá en estructurar la información que contendrá el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Notas de Ajuste. Es decir, se generará y transmitirá la Nómina Electrónica por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.

ART. 12 Transmisión para la validación

Lo siguiente será entonces la transmisión para la validación. ¿En qué consiste? Tal como indica el artículo 12 de la resolución, es un procedimiento que se desarrolla una vez superada la habilitación y generación y que consiste en transmitir uno a uno los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste por cada uno de los beneficiarios. Para ello será necesario cumplir con todas las disposiciones que establece la DIAN, para la correcta habilitación, generación y transmisión por medio de un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.

ART. 15 Validación

La validación es el paso siguiente. Una vez que la DIAN comprobó que toda la información es correcta, generará un documento electrónico que contendrá la verificación de acuerdo con las reglas que establece el organismo tributario con el valor “Documento validado” o “Documento rechazado”. En el primer caso la DIAN procederá a registrar en sus bases de datos el documento con la validación y generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación a todos los empleados que hayan emitido nómina electrónica. Si el documento no cumplió con las reglas de validación, entonces la DIAN enviará un mensaje con el valor de “Documento Rechazado”, en el que se especificarán los motivos por los que la validación fue fallida. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en ART.14 hasta que se realice la validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. 

A continuación, te dejamos la Resolución 000013 de 11-02-2021 para que puedas consultarla.

Nota: No olvides que los plazos de esta resolución fueron modificados recientemente a través de la Resolución 000063.

¿Qué es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?

Cuando hablamos de Nómina Electrónica, hablamos del “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica/Notas de Ajuste”, que, aunque para muchos puede prestarse a confusión, es lo mismo. Por ello es fundamental explicar de qué se trata, qué información debe contener y en qué soporte debe ser emitido para su correcta validación por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

En febrero pasado, contadores y emprendedores se vieron sorprendidos ante la Resolución 000013 del organismo tributario que dispuso la obligatoriedad de comenzar a generar Nómina Electrónica por parte de todos aquellos que generen empleo en Colombia. A partir de ello surgieron muchas preguntas y una de ellas tiene que ver puntualmente con la elaboracióndel “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”.

Por ello, en este artículo de tunominaelectronica.com, te vamos a explicar en qué consiste y cómo debe ser el formato de emisión al momento de su generación. El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es un archivo digital que se emite por separado de la liquidación de Nómina y que forma parte de un paso clave que dispuso la DIAN para seguir avanzando en pos de la modernización tributaria.

Se trata además de un salto importante, tras la Factura Electrónica, que se implementó en el 2017 aproximadamente. Pero analicemos un poco más en qué consiste el documento y qué tipo de información debe contener para poder ser emitido y luego validado por la DIAN para su generación y transmisión, procesos de los que puedes leer más en el siguiente artículo.

¿Qué es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?

El “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” es el archivo digital soporte de costos, deducciones o impuestos descontables que se realizan derivado a una relación laboral y que se debe generar y enviar a la DIAN de forma independiente por cada empleado, los primeros 10 días de cada mes. O sea, allí debe aparecer el salario devengado, las deducciones y el neto a pagar,, entre otras consideraciones.

Pero no es un documento más: no sólo tiene que contar con cierta información necesaria para poder ser correctamente emitido, sino que además debe respetar ciertos parámetros y mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación por parte de la DIAN.

Primero, entonces, analicemos qué información debe contener el archivo digital de Nómina Electrónica. De acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 5 de la Resolución 000013 el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” deberá indicar lo siguiente:

Información y contenido del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
  2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
  3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
  4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
  5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
  6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
  7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
  8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
  9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
  10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
  11. Fecha y hora de generación.
  12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

Aspectos “técnicos y tecnológicos” del Documento Soporte de Pago

Ahora bien, dijimos que además el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” debe cumplir con ciertos parámetros y mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación por parte de la DIAN. 

¿Ello que significa?

Que para poder emitir el DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA, es OBLIGATORIO hacerlo por medio de un software que podrá ser bien con un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas, tal como es Alegra.com, autorizado por la DIAN (lo cual simplifica todo el proceso) o bien hacerlo a través de un ingeniero de la empresa que realice un desarrollo propio de acuerdo a los estándares exigidos por la DIAN para emitir sus propios documentos, adquiriendo su propia firma digital.

Documento Soporte de Pago y las Notas de Ajuste

El “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” es el archivo digital que contiene toda la información por cada empleado que corresponde al salario devengado, el neto a pagar, deducciones, como explicamos previamente. Pero además se desprende otro documento llamado “Notas de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”, que tiene como objetivo corregir los errores que se hayan enviado. 

¿Esto qué quiere decir? Que, si emití diez nóminas y me equivoqué en el valor de una, deberé hacer una nota de ajuste para la nómina que corresponda y reemplazarla o eliminarla del todo. En otras palabras, las notas de ajuste se realizarán de forma individual siempre y cuando la información de la nómina electrónica de un empleado contenga algún tipo de error o se haya enviado por error..

Periodicidad de emisión

Por último, es necesario señalar que el envío del “Documento Soporte de Pago Nómina Electrónica/Notas de ajuste” se realizará los primeros 10 días calendario del mes siguiente. Este será el plazo que tendrán los empleadores para enviar la información a la DIAN mediante un archivo en formato XML que contenga toda la información requerida.

Guía definitiva: Preguntas frecuentes acerca de la Emisión de la nómina electrónica

¿Por qué es importante un proveedor tecnológico?

La emisión tanto del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica como de las Notas de ajuste se puede realizar a través de un desarrollo propio o a través de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, como es nuestro caso. 

Aquí se desprende una de las preguntas más importantes: ¿cuál es la ventaja de contar con un software contable? 

A través de tunominaelectronica.com el proceso de habilitación es automático y serán nuestros expertos quienes se encarguen de realizar todas las validaciones para que los documentos se generen de forma correcta y se obtenga una respuesta afirmativa de la DIAN.