Nómina Electrónica - ¿Existe una solución gratuita de la DIAN para su emisión?

La Nómina Electrónica es uno de los temas tributarios que hay que tener en el radar, puesto que su proceso de habilitación entró en su fase de activación a partir del 18 de agosto, para el primer grupo. Ahora bien, este documento llamado “Documento soporte de pago de Nómina Electrónica”, se emitirá por medio de un proveedor electrónico autorizado por la DIAN, esto ha hecho que muchos se pregunten ¿Existe una solución gratuita de la DIAN para su emisión?

Es por este motivo que hoy decidimos hablar sobre las opciones que tienen los obligados para emitir su Nómina Electrónica de manera gratuita ¡Comencemos!

Solución Gratuita de la DIAN para Facturación Electrónica

En 2016 la DIAN promulgó el Art. 1.6.1.4.2 del Decreto 1625, en el cual comunica que los contribuyentes obligados a emitir facturas electrónicas contarán con una solución gratuita propia de esta institución para la emisión de documentos electrónicos. 

A partir de la implementación de la Factura Electrónica en 2017, es cuando los obligados empiezan a hacer uso de la plataforma dispuesta por DIAN.

¿Cómo puedo acceder a la solución gratuita de Nómina Electrónica de la DIAN?

A pesar de que la DIAN haya comunicado mediante un decreto que garantiza una solución gratuita para la emisión y validación de documentos electrónicos (con validez ante la institución), debemos resaltar que para Nómina Electrónica todavía no está habilitada una herramienta u opción (DIAN) que haga posible este proceso para los obligados.

Queda esperar que dicha entidad emita algún comunicado en el que se deje constancia de los usuarios pueden contar con dicha solución tecnológica.

¿Qué opciones tengo para emitir Nómina Electrónica de manera gratuita?

¡Tu Nómina Electrónica es tu solución! Pues nuestro software es un software gratuito, rápido, seguro y en la nube que te permite emitir tus comprobantes electrónicos de Nómina a la DIAN.

Con nuestra plataforma puedes realizar la generación mensual de hasta dos (2) Documentos soporte de pago de Nómina Electrónica, es decir, el beneficio es hasta dos empleados.

¿Cómo se usa Tú Nómina Electrónica?

Es muy fácil de usar ¡En solo tres pasos emites tu Nómina Electrónica!

  1. Cargas la información de tus empleados.
  2. Creas tu numeración y actualizas las novedades de nómina.
  3. Emites con un clic tus comprobantes electrónicos a la DIAN.

¿Existen otras aplicaciones para emitir mi Nómina Electrónica?

Existen en el mercado soluciones independientes a tu Nómina Electrónica, que permiten hacer la emisión de la Nómina Electrónica de todos los empleados de tu emprendimiento. Por ejemplo, Alegra ha desarrollado una opción que te permite generar Documentos Soporte de pago de Nómina electrónica según el número de empleados que tengas registrados, válidos ante la DIAN.

Ahora que conoces cómo puedes emitir Nómina Electrónica gratuitamente, te invitamos a crear tu cuenta con nosotros, para que disfrutes de todas las opciones que Tu Nómina Electrónica tiene para ti.

¿Cómo puedo emitir mi Nómina Electrónica?

Durante el 2021 todos aquellos que tengan al menos un empleado bajo su órbita en Colombia deberán generar obligatoriamente Nómina Electrónica. Así lo reglamentó la DIAN, a través de la resolución 000013, que estableció que todas las empresas, se trate de una PYME o de una multinacional, tendrán que presentar sus pagos de nómina mediante un documento electrónico que será enviado al organismo fiscal con una periodicidad establecida.

Si estás empezando a leer este artículo y estás un poco perdido, quédate tranquilo: a continuación, te vamos a contar los puntos principales para que entiendas de manera clara y simple cómo puedes emitir tu Nómina Electrónica en los plazos establecidos por la DIAN para cumplir con los requerimientos del organismo y estar al día con tus obligaciones como contribuyente.

Pero antes de ello, algunas consideraciones importantes: la implementación de la Nómina Electrónico se reglamentó el pasado 11 de febrero. Si no lo sabes aún, se trata de una norma que obliga a todas las empresas que tienen empleados en Colombia a presentar sus pagos de nómina por medio de un documento electrónico en formato .XML que debe ser presentado dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.

¿Quiénes deben presentarlo? Como ya te contamos en otros artículos de tunominaelectronica, todos aquellos que al menos tengan un empleado en Colombia y que quieran descontarse los pagos que realicen en sus declaraciones. Ahora bien, la pregunta que seguro te estás haciendo es: ¿cómo hago para generar la Nómina Electrónica, también llamada Documento Soporte de Pago de nómina electrónica?

Algo fundamental que tienen que saber todos los empleadores es que antes de comenzar a generar la Nómina Electrónica, tienen que habilitarse en el sistema digital de la DIAN desde el próximo 18 de agosto de 2021, fecha inicio para la habilitación. ¿Esto qué quiere decir? Que lo primero que tendrás que hacer si eres sujeto obligado antes de comenzar a generar Nómina Electrónica es realizar todos los pasos que corresponden primero a la habilitación.

Dicho esto aparece lo más importante: existen tres caminos para poder emitir la Nómina Electrónica, de acuerdo a lo dispuesto por la DIAN. La emisión siempre se realizará por medio de un software de forma digital, pero es posible hacerlo por tres vías diferentes que vamos a explicarte enseguida para que tengas claras las opciones que tenés como empleador:

  1. Uno de los caminos que pueden seguir las empresas para generar la Nómina Electrónica es por medio de un software que corresponda a un desarrollo propio elaborado por un ingeniero o experto en el tema, que cumpla con todos los requisitos establecidos por la DIAN en la Resolución 000013, adquiriendo asimismo un certificado de firma digital.
  1. La segunda posibilidad y de las más usada para habilitarse en el sistema y luego comenzar con el proceso de emisión de Nómina Electrónica es hacerlo mediante un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, como es el caso de Alegra, para realizar todo el procedimiento de habilitación, generación y posterior transmisión y validación de manera simple y rápida.

Primero te vamos a explicar cómo es el flujo de emisión de la nómina electrónica, para que entiendas un poco más de qué va el proceso y a continuación las opciones y beneficios de poder hacerlo a través de un proveedor tecnológico como Alegra.

Lo primero es preparar la información de la nómina para emitirla. Luego de ello, Alegra valida todos los datos que el usuario le proporcionó en la App para poder avanzar y generar un archivo .XML con la estructura necesaria para revisión de la DIAN. A continuación, la DIAN valida la información aprobando o rechazando el documento y estructura del archivo XML. Por último el paso final es generar la representación gráfica PDF y un archivo .XML de los documentos validados y aprobados por el organismo.  

En este video puedes te mostramos el paso a paso para generar tu Nómina Electrónica

Ahora bien, con Alegra tienes tres alternativas para la emisión y presentación:

1. Emisión de Nómina Electrónica dentro del software contable

Con Alegra podrás emitir tu Nómina Electrónica desde la aplicación contable. Se trata de un proceso muy sencillo que le permite a tu empresa realizar tus procesos de contabilidad y emisión de forma integrada.

2. Emisión independiente

En este caso Alegra dispone de una opción que te permite emitir solamente los soportes de nómina de tu compañía. Tendrás disponible las opciones requeridas para emitir la Nómina Electrónica tal como lo exige la DIAN.

3. Alegra API

Finalmente, si tu empresa cuenta ya con un software para liquidar nómina y necesitás un servicio de emisión de Nómina Electrónica, podrás hacerlo a través de Alegra API, una solución segura en la nube hospedada en Amazon Web Service, que está principalmente desarrollada para conectarse al software de tu compañía.

Dato importante: en el caso de Alegra, dispones además de una opción gratuita para emisión de nómina electrónica máximo 2 empleados, entre otros planes acordes a tus necesidades y número de empleados. 

Aquí puedes consultar nuestros planes de Nómina Electrónica.

  1. Por último también puedes emitir tu Nómina Electrónica por medio del software de la DIAN: se trata del mismo sistema que se utiliza para generar y transmitir la facturación electrónica, pero que aún no han determinado las fechas para la salida al aire.

Contenido recomendado: Seis ventajas de la Nómina Electrónica para tu empresa

Si todavía no cuentas con un software para comenzar a generar tu Nómina Electrónica, en Alegra.com estamos listos para acompañarte en este proceso. 

Te invitamos a consultar este artículo para obtener más información sobre la Nómina Electrónica.

¿Qué información debe contener la Nómina Electrónica?

Cuáles son los datos con los que sí o sí debe estar confeccionado el archivo digital antes de ser enviado a la DIAN. Un repaso para que no pierdas de vista ningún detalle importante.

La Nómina Electrónica es una de las principales novedades fiscales de las que habla todo el mundo hoy en día en Colombia. Y esto es por dos motivos puntuales: uno es porque se trata de un documento digital que, a través de su reglamentación por parte de la DIAN, apunta a la transformación digital del país y el otro es porque en los próximos meses del 2021, todos los empleadores se verán obligados a habilitarse en el sistema para poder  emitir Nómina Electrónica y así adecuarse a la reglamentación, publicada el 11 de febrero.

En tunominaelectronica.com ya te contamos qué es la Nómina Electrónica, de qué trata cuando hablamos del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Notas de Ajuste, cuáles es la diferencia entre Liquidar Nómina vs. emitir Nómina Electrónica, así como también qué ventajas supone la puesta en marcha de este sistema tanto para las empresas como para los propios empleados, que podrán acceder a su nómina a través de un simple clic. Asimismo, te contamos los puntos principales de la Resolución 000013 que pone en marcha este nuevo sistema. 

Como te habrás dado cuenta, hay mucho por conocer y esto es, también, porque para poder comenzar a emitir Nómina Electrónica la norma establece que es necesario un software que bien podrá ser un desarrollo propio o un proveedor tecnológico, entre otros requisitos para su generación, que podés leer en este artículo. 

Pero vamos a detenernos en un punto que no puede quedar fuera a la hora de emitir la Nómina Electrónica y tiene que ver con la información que deberá contener obligatoriamente el archivo Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica previo a su envío a la DIAN, organismo que dará luz verde y continuará con el proceso de transmisión para su correcta habilitación en caso de que cumpla con todos los requisitos establecidos.

Cómo ya dijimos la emisión de Nómina Electrónica es una obligación a la que habrá que ajustarse y para ello habrá que cumplir con todo lo que pide la DIAN. Entre los requisitos con los que debe cumplir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, aparecen los siguientes puntos a los que tenés que prestar atención, ya que esta información será indispensable a la hora de confeccionar el documento ya sea mediante un desarrollo propio o un proveedor tecnológico como es el caso de Alegra.

Recomendado: Nómina Electrónica en Colombia: ¿qué es, cómo funciona y quiénes deben generarla?

¿Cuáles son los requisitos entonces?

Aquí la lista de los requisitos de la Nómina Electrónica que debés cumplir:

  1. Debe estar denominado como expresamente como “Documento soporte de pago de nómina electrónica”.
  2. Apellidos y nombre o razón social y Número de identificación Tributaria - NIT del empleador.
  3.  Apellidos y nombre (s) y Número de Identificación del beneficiario de pago.
  4. El código único del documento soporte de pago de nómina electrónica - CUNE
  5. Llevar un número que corresponda a un número interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto del que se trata el artículo 4 de esta resolución.
  6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina, conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA”.
  7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA”.
  8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor deducido de nómina.
  9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de la  Resolución 0013, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
  10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA”.
  11. Fecha y hora de generación. 
  12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

Periodicidad de emisión

Este es otro de los puntos clave, ya que el envío de información a la DIAN del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica /Notas de Ajuste, será los primeros 10 días calendario del mes, tiempo en el que se podrá enviar el reporte de aquellos conceptos que se pagaron o causaron a los empleados durante el mes anterior, mediante un formato XML.

Notas de Ajuste al Documento de Pago de Nómina Electrónica

Si el Documento de Pago de Nómina Electrónica contiene algún error que modificar, ello se hará por medio de las Notas de Ajuste. ¿Cuál es el objetivo? Serán el mecanismo para reemplazar o eliminar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, y/o una Nota de Ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios, caso en el cual el número del documento de nómina electrónica reemplazada no podrá ser utilizado nuevamente.

Entonces, para recapitular: las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, serán el mecanismo para reemplazar o eliminar el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error.

¿Esto qué quiere decir? Que, por ejemplo, si emití 10 nóminas y me equivoqué en el valor de una, tendré que hacer una sola nota de ajuste específica para reemplazar la nómina electrónica emitida en la que cometí el error.

¿Cómo deben estar realizadas las Notas de Ajuste?

Según se desprende de la Resolución 000013 de la DIAN, deberán contener la siguiente información:

  1.  Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, según corresponda.
  2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
  3.  El número, la fecha utilizada para la generación del código único de documento soporte de pago electrónico -CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
  4.  Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
  5. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 
  6. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina. 
  7. El código único de la nota de ajuste del documento soporte de pago Electrónico - CUNE. 
  8. El tipo de nota de ajuste según corresponda. 
  9. La fecha y hora de generación. 
  10. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del sujeto que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica. 
  11. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación del beneficiario del pago. 
  12. La firma digital del sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónico -CUNE, del documento de nómina electrónica que se reemplaza.

¿Cómo puedo emitir la Nómina Electrónica?

Como ya te contamos en otros artículos, deberán emitir Nómina Electrónica todos aquellos que empleen al menos una persona en Colombia y que quieran deducir de sus declaraciones estos pagos por concepto de nómina. Y el proceso de emisión consistirá en la generación de un archivo XML a través de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN como es el caso de Alegra que simplificará todo el proceso, a través de las distintas alternativas que posee. Pero además el archivo XML se puede generar a través de un desarrollo propio, para lo cual se deberán respetar todos los requisitos del organismo tributario y deberá ir acompañado en este último caso de la firma digital de la empresa.

Si querés saber más acerca del proceso de emisión, podés leer el siguiente artículo: ¿Cómo puedo emitir mi Nómina Electrónica?

No te pierdas el siguiente video

Si todavía no cuentas con un software para comenzar a generar tu Nómina Electrónica, en Alegra estamos listos para acompañarte en este proceso. Además, en el caso de  Alegra, dispones de una opción gratuita para emisión de nómina electrónica máximo 2 empleados,  entre otros planes (consultar aquí) acordes a tus necesidades y número de empleados.

Te invitamos a consultar este artículo para obtener más información sobre la Nómina Electrónica.

Nuevo calendario de implementación de la Nómina Electrónica

La DIAN modificó las fechas para poder habilitarse en el sistema. Te contamos las últimas novedades dispuestas por el organismo fiscal y cuáles son los plazos de emisión.

Con la reglamentación de la Nómina Electrónica en Colombia, mediante de la Resolución 000013, la principal pregunta que apareció en la mente de todos los empleadores fue cuándo iba a comenzar a regir la norma y de qué forma sería su implementación. 

La DIAN estableció un calendario con las fechas para poder habilitarse en el servicio informático y una vez superado ese proceso con toda la documentación al día, comenzar la emisión de la Nómina Electrónica.

En principio la Resolución 000013, en su artículo 6, había señalado como fecha para inicio de habilitación el 1 de agosto, pero luego, a través de dos nuevas normas (la 000037, puedes ver más aquí y la 000063,  puedes ver aquí), la DIAN dispuso aplazar la fecha estipulada y extender los plazos para poder habilitarse desde el próximo 18 de agosto de 2021.

 

Puedes ver: Seis ventajas de la Nómina Electrónica para tu empresa

 

Lo que quiere decir que, si estás leyendo este artículo, todavía estás a tiempo para informarte acerca del proceso para poder habilitarse correctamente y de esta forma empezar a emitir Nómina Electrónica

Por eso, para que no te pierdas ningún detalle importante, en este artículo te vamos a contar cuáles serán las fechas que tienes que contemplar para realizar la habilitación y comenzar a emitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Notas de Ajuste, con varios plazos para el cumplimento periódico y la generación, de acuerdo a la cantidad de empleados que tiene tu empresa.

Cambios que se implementaron con la norma 000037

Los cambios que se implementaron con la norma 000037 fueron la modificación de los dos primeros calendarios, que ya habían sido publicados en la Resolución 000013. De manera tal que vamos a mostrarte cómo quedan constituidos los calendarios de forma oficial:

1.Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados

De acuerdo a este calendario, las empresas obligadas deben comenzar el proceso de transmisión, de acuerdo al número de empleados. A partir de ello, se forman 4 grupos:

Grupo 1: empresas con más de 250 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/09/2021.

Grupo 2: empresas con 101 a 250 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/10/2021.

Grupo 3: empresas con de 11 a 100 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/11/2021.

Grupo 4: empresas de 1 a 10 empleados tendrán como fecha límite para el inicio de la transmisión el 1/12/2021.

Recordatorio: ten en cuenta que como dijimos previamente, es necesario antes estar habilitado en el sistema y ello es posible hasta el 18 de agosto de 2021 según la norma 000063.

Te aclaramos que La primera nómina electrónica se deberá emitir de manera mensual dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario. Ejemplo, si tienes más de 250 empleados, emites tu nómina de septiembre hasta el 10 de octubre

2.Calendario de implementación Permanente

Según indica este calendario, los nuevos responsables de emitir Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Notas de Ajuste, pasadas las fechas de implementación, tendrán un plazo de dos meses contados a partir de la realización de los pagos o abonos de nómina, para iniciar el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del archivo digital.

3.Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta

Este calendario se mantiene sin modificaciones. Para el caso de los sujetos que no se encuentran obligados a expedir facturas electrónicas de venta, la fecha para su habilitación de nómina electrónica será el 31 de marzo de 2022 y la fecha máxima para iniciar la transmisión será el 31 de mayo de 2022.

Liquidar Nómina vs. Generar Nómina Electrónica: ¿por qué no es lo mismo?

¿Cómo implementar la Nómina Electrónica?

La emisión de Nómina Electrónica se puede realizar mediante un desarrollo propio o por medio de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, como es el caso de Alegra.com, que se encargará de llevar adelante todo el proceso de habilitación y posterior generación de la Nómina Electrónica, validando toda la información para enviarla luego al organismo. 

Con Alegra el proceso de habilitación es automático y será quien se encargue de realizar todas las validaciones para que los documentos se generen de forma correcta y se obtenga una respuesta de aceptación de la DIAN. Todo el equipo técnico y experto en documentación electrónica desarrollan los parámetros para que el riesgo de rechazo sea mínimo.

Comienza a generar tu Nómina Electrónica: en Alegra, software contable habilitado por la DIAN, estamos listos para acompañarte en este proceso. Somos uno de los proveedores tecnológicos elegidos por la DIAN para realizar las pruebas piloto, ya iniciamos el pasado 25 de mayo. 

Continua Aprendiendo, Conoce los pasos para Habilitar la Nómina Electrónica ante la DIAN

Tres alternativas que ofrece Alegra

  1. tunominaelectronica.com Una versión que podrá ser utilizada sólo para emitir soportes de nómina, y que será gratuita para empresas con hasta dos empleados.
  2. Alegra ofrecerá servicios de proveedor tecnológico para otras soluciones y/o empresas que ya disponen de un sistema y requieren exclusivamente el servicio de emisión de soportes de nómina, este será vía Api (integrando la app de liquidación con la app de emisión).
  3. Una solución integrada al software contable de Alegra a partir de la cual se podrán emitir los soportes de pago de nómina directamente. También será gratuita para empresas con hasta dos empleados.

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Nómina electrónica en Colombia: ¿cómo habilitarse en el servicio informático?

Uno de los cambios que provocó la pandemia a nivel global fue la aceleración de la transformación digital. El Covid-19 sorprendió al mundo de forma imprevista y obligó a empresas e instituciones a dar un salto en sus operaciones convencionales de cara a transacciones puramente electrónicas. De la mano de ello es que, en un contexto de expansión y avances en América Latina y el mundo, Colombia implementará en los próximos meses el soporte de pago de nómina electrónica.

Tal como explicó en uno de sus artículos Alegra, se trata de un documento digital que funciona como soporte de pago y es emitido de forma mensual por las empresas en función de cada uno de sus empleados. En cada nómina que se envía se configuran costos, deducciones o impuestos descontables, que se generan a partir la relación contractual. Todas las compañías que empleen al menos una persona deberán emitir el soporte de pago de nómina electrónica.

Según se desprende de la Resolución N° 000013, publicada el 11 de febrero de este año por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se trata de uno de los grandes avances en materia tributaria que permitirán dejar de lado la facturación tradicional, con el objetivo de mejorar el control fiscal y agilizar las operaciones contables.

También puedes ver: Cómo crear una cuenta en la página de la DIAN

Ahora bien, la gran pregunta que se plantea para muchos es: ¿qué significa emitir nómina electrónica y cómo son los pasos para una correcta habilitación ante la DIAN?

Emitir nómina electrónica significa generar un archivo electrónico, donde se encuentra la nómina firmada digitalmente por la empresa. Una de las opciones es hacerlo por medio de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, tal como es nuestro caso, o bien hacerlo de forma personal, a partir de un desarrollo propio, aunque se trata de un proceso mucho más complejo.

Un dato importante a tener en cuenta es que la fecha límite para habilitarse ante la DIAN es el próximo 31 de mayo, de modo tal que todo empleador deberá adherirse al servicio informático de nómina electrónica y notas de ajuste del organismo tributario antes de ese plazo.

Uno de los objetivos que persigue la DIAN a través de la puesta en marcha de la nómina electrónica es dar un paso adelante en la digitalización de la economía. Se trata de un proceso que permitirá acceder a la información de forma inmediata, debido a que, además, no se requiere de la firma electrónica de parte de los empleados. “La idea es que cada vez más operaciones se adhieran a estos sistemas electrónicos. La DIAN quiere tener la información en tiempo real”, sostuvo Leidy Mejía, dueña de producto de Alegra, durante un Live para explicar los alcances de la nómina electrónica.

También puedes ver: Nómina electrónica en Colombia – DIAN

Paso a paso para la habilitación de nómina electrónica

1. Habilitación de nómina electrónica en la DIAN

Andrés Torres, Director de Cumplimiento de Alegra, explicó cuáles son los pasos a seguir para la habilitación ante el organismo tributario. En este sentido, lo primero que hay que hacer es ingresar al sitio web de la DIAN, donde se desplegarán diferentes apartados. El usuario deberá visualizar el contenido “Temas de interés” y en la opción “Factura electrónica” elegir el link Habilitación.

Desde el 01 de agosto aparecerá una opción específica que será “Facturación de Nómina Electrónica” y lo que habrá que indicar a continuación es quién será el proveedor tecnológico a utilizar para emitir la nómina.

En este punto, que corresponde al registro en el sistema de facturación, será necesario –según establece la resolución de la DIAN– indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante nombre (s) y código (s) de identificación del software (s).

  1. Ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.

  2. Señalar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento  soporte de pago de nómina electrónica, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica, informando para ello si el software dispuesto para el documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.

  3. Registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:

Fuente: Pág. 15 de la RESOLUCIÓN NÚMERO 000013  de la DIAN.

Te compartimos esta guía de habilitación electrónica en la DIAN de Alegra, en la que podrás ver más a detalle como habilitarte como emisor de Nómina Electrónica.

2. Iniciar las pruebas de envío de nómina electrónica

Aunque desde la DIAN todavía quedan pendientes definir algunos parámetros, el paso siguiente será iniciar las pruebas de envío de documentos de nómina electrónica, para que el organismo tributario realice la revisión y apruebe los documentos, con el objetivo luego de pasar a la producción. En este punto se deberá demostrar que el o los softwares, cumplen con las condiciones, términos y mecanismos tecnológicos para la generación, transmisión y validación de la nómina electrónica.

Considera: En este paso, se debe enviar en modo de prueba cuatro Nóminas Electrónicas y cuatro Nóminas de Ajuste. Solo ingresa EL TestSetID de pruebas e "inicia prueba". Una vez sucedido esto, el sistema te indicará que ya estás habilitado y podrás dar en "finalizar".

Un aspecto importante a destacar es que con tunominaelectronica.com el proceso de habilitación de nómina electrónica ante la DIAN es automático y es quien previo al envío de la documentación al organismo fiscal se ocupa de aplicar validaciones internas para que los documentos se generen de forma correcta y se obtenga la respuesta afirmativa de la DIAN, sin ninguna notificación de error.

3.2. Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el <<Anexo técnico soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA>>

Fuente: Pág 15. de la RESOLUCIÓN NÚMERO 000013  de la DIAN.

3. Crea la numeración

Tras realizar la prueba de documentos, el siguiente paso será crear las numeraciones con las que se emitirá la Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste a la DIAN, de esta forma:

  1. Entra al sistema y ve a "Configuración".
  2. Selecciona la opción "numeraciones".
  3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".
  4. Diligencia el formulario.
  5. Finaliza al hacer clic en "Crear numeración".

4. Generar los documentos electrónicos de nómina

Una vez que la DIAN recibió los documentos y confirmó el resultado de las pruebas, en caso de que las validaciones hayan sido exitosas, en el sistema de facturación se actualizará el estado de “solicitado” a “habilitado”. Esto quiere decir que automáticamente migrará a producción en operación, tal como explica la resolución.

La generación de los documentos será el paso siguiente a la habilitación y consistirá en estructurar la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste.  Es decir, se generará y transmitirá la nómina electrónica. En caso contrario de que las pruebas no hayan superado la validación, habrá que continuar hasta obtener el estado de “habilitado”. Las notas de ajuste se realizarán de forma individual siempre y cuando la información de la nómina electrónica de un empleado contenga algún tipo de error.

Te compartimos este live, que te puede ayudar para saber los pasos para la habilitación de nómina electrónica:

Puntos a tener en cuenta

✔ Es importante que todo empleador sepa que, el documento de pago de nómina electrónica deberá generarse de forma mensual con toda la información detallada de devengados y deducciones.

✔ El envío de la información se realizará en un formato de contenedor electrónico XML, donde se podrá visualizar la nómina en conjunto las notas de ajuste.

✔ El plazo para enviar la nómina electrónica y las notas de ajuste será dentro de los diez días primeros del mes siguiente al cual debió generarse la información.

✔ En caso de que exista algún inconveniente se deberá transmitir el documento en un plazo de cuarenta y ocho horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación (partiendo de que la DIAN oficialice dicho inconveniente en su página, lo mismo con el restablecimiento del servicio).

Esperamos y todas estas recomendaciones te sean de gran ayuda para completar tu proceso habilitación en Nómina Electrónica. Si tienes alguna duda, escríbenos.

 

Conoce los puntos clave de la Resolución 000013 de la DIAN

Durante los últimos meses se ha hablado mucho de la implementación de la Nómina Electrónica, debido a que la DIAN dispuso a través de la Resolución 000013 -publicada el 11 de febrero de este año- la obligatoriedad de todos aquellos que generen empleo en Colombia a sumarse a las filas del nuevo sistema digital, con el objetivo de mejorar el control tributario. Pero, ¿en qué consiste y cuáles son los puntos principales de la norma?

En este artículo vamos a desmenuzar los aspectos más importantes de la resolución que deberás contemplar si eres empleador. 

Contenido de interés: ABC de la Nómina Electrónica

Entonces, analicemos en qué consiste la Resolución 000013:

ART.2 “Documento Soporte de Pago”

En el Art. 1 aparecen expuestas las definiciones principales, por lo cual daremos un salto al Art.2 que analiza concretamente el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”. Ahora bien, ¿qué es y quiénes deben generarlo?

Tal como señala la disposición, se trata del archivo digital en formato XML, que constituye soporte para “los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique (...), que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador. 

Es decir que en este documento, en palabras más simples, aparece detallada información tal como: salario devengado, el neto a pagar, deducciones, etcétera, para la “generación, transmisión y validación” por parte de la DIAN. El documento, asimismo, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos especificados.

Un aspecto clave a destacar en este punto es que dicho documento se deberá generar y transmitir para la posterior validación o rechazo de la DIAN “de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados”, o sea, por cada uno de los trabajadores, los primeros 10 días de cada mes.

ART. 3 Periodicidad

De acuerdo a lo establecido en este artículo, el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” deberá ser emitido y enviado a la DIAN  los 10 primeros días  del mes siguiente al que corresponda la emisión, “independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado”. 

Un punto importante es que en caso de que existan novedades dentro del periodo de pago a reportar, se deberán informar según se menciona en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», tal como se define en el numeral 13 del artículo 1 de la resolución de la que hablamos. 

ART.4 Sujetos obligados a generar Nómina Electrónica

Tendrán que generar Nómina Electrónica todas las personas que generen empleo en Colombia y declaren renta. Todo ello acorde a las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», para la generación y transmisión del documento electrónico para su posterior validación por parte de la DIAN

ART. 5 Información y contenido del documento 

El “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” deberá contener como mínimo la siguiente información: 

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica. 
  2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución. 
  3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago. 
  4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE. 
  5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
  6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 
  7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 
  8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina. 
  9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo. 
  10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
  11. Fecha y hora de generación.
  12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

Contenido de interés:  Conoce los pasos para la habilitación de Nómina Electrónica

ART. 6 Calendario de implementación

Los plazos para la generación y transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Notas de ajuste son los establecidos por la DIAN y todos los empleadores deberán cumplirlos en tiempo y forma. 

El 30 de julio el organismo modificó mediante la Resolución 000063 los plazos de habilitación que anteriormente iniciaban el 1 de agosto del 2021, de manera tal que la nueva fecha de inicio de habilitación para todos los sujetos obligados será a partir del 18 de agosto del 2021.

A continuación puedes informarte en este artículo sobre cuál es el calendario de implementación de acuerdo con el número de empleados.

Es importante que sepas que en primer lugar, antes de comenzar a generar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Notas de Ajuste, todo sujeto obligado deberá en primer lugar habilitarse en el sistema electrónico de la DIAN y señalar el software que utilizará para la emisión del proceso de nómina electrónica. El organismo tributario estableció a través de la Resolución 000063 como fecha límite para la habilitación el próximo 18 de agosto de 2021.

ART. 9 Habilitación para generar y transmitir Nómina Electrónica

Probablemente este punto de la resolución sea uno de los más importantes, ya que especifica el orden a seguir para poder habilitarse correctamente en la DIAN cumpliendo con todas las condiciones y mecanismos tecnológicos. Es que sin habilitación es imposible comenzar a emitir nómina electrónica, por eso constituye uno de los puntos principales a prestar atención.

Entonces, ¿en qué consiste y cómo me habilito correctamente?

Lo primero que hay que hacer es ingresar al sitio web de la DIAN, donde se desplegarán diferentes apartados. El usuario deberá visualizar el contenido “Temas de interés” y en la opción “Factura electrónica” elegir el link “Habilitación”. A partir del 18 de agosto aparecerá una opción específica que será “Facturación de Nómina Electrónica” y lo que habrá que indicar a continuación es si el software dispuesto para la generación del documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas, tal como el de Alegra.com, autorizado por la DIAN.  

Una vez que estés registrado será necesario indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre (s) y código (s) de identificación del software.

Luego debes Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás, que el documento emitido cumpla con las especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».

Una vez que las pruebas sean superadas, en el sistema se actualizará el estado de “solicitado” a “habilitado” y en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de “habilitado”. Una vez que esté todo habilitado automáticamente migrará a producción en operación. 

Es importante destacar que con  nuestro sistema el proceso de habilitación ante la DIAN es automático y nos ocupamos de aplicar validaciones internas para que los documentos se generen de forma correcta y se obtenga la respuesta de aceptación de la DIAN.

ART.10 Generación del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Notas de Ajuste

La generación de los documentos será el paso siguiente a la habilitación y consistirá en estructurar la información que contendrá el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Notas de Ajuste. Es decir, se generará y transmitirá la Nómina Electrónica por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.

ART. 12 Transmisión para la validación

Lo siguiente será entonces la transmisión para la validación. ¿En qué consiste? Tal como indica el artículo 12 de la resolución, es un procedimiento que se desarrolla una vez superada la habilitación y generación y que consiste en transmitir uno a uno los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste por cada uno de los beneficiarios. Para ello será necesario cumplir con todas las disposiciones que establece la DIAN, para la correcta habilitación, generación y transmisión por medio de un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.

ART. 15 Validación

La validación es el paso siguiente. Una vez que la DIAN comprobó que toda la información es correcta, generará un documento electrónico que contendrá la verificación de acuerdo con las reglas que establece el organismo tributario con el valor “Documento validado” o “Documento rechazado”. En el primer caso la DIAN procederá a registrar en sus bases de datos el documento con la validación y generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación a todos los empleados que hayan emitido nómina electrónica. Si el documento no cumplió con las reglas de validación, entonces la DIAN enviará un mensaje con el valor de “Documento Rechazado”, en el que se especificarán los motivos por los que la validación fue fallida. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en ART.14 hasta que se realice la validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. 

A continuación, te dejamos la Resolución 000013 de 11-02-2021 para que puedas consultarla.

Nota: No olvides que los plazos de esta resolución fueron modificados recientemente a través de la Resolución 000063.

¿Qué es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?

Cuando hablamos de Nómina Electrónica, hablamos del “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica/Notas de Ajuste”, que, aunque para muchos puede prestarse a confusión, es lo mismo. Por ello es fundamental explicar de qué se trata, qué información debe contener y en qué soporte debe ser emitido para su correcta validación por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

En febrero pasado, contadores y emprendedores se vieron sorprendidos ante la Resolución 000013 del organismo tributario que dispuso la obligatoriedad de comenzar a generar Nómina Electrónica por parte de todos aquellos que generen empleo en Colombia. A partir de ello surgieron muchas preguntas y una de ellas tiene que ver puntualmente con la elaboracióndel “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”.

Por ello, en este artículo de tunominaelectronica.com, te vamos a explicar en qué consiste y cómo debe ser el formato de emisión al momento de su generación. El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es un archivo digital que se emite por separado de la liquidación de Nómina y que forma parte de un paso clave que dispuso la DIAN para seguir avanzando en pos de la modernización tributaria.

Se trata además de un salto importante, tras la Factura Electrónica, que se implementó en el 2017 aproximadamente. Pero analicemos un poco más en qué consiste el documento y qué tipo de información debe contener para poder ser emitido y luego validado por la DIAN para su generación y transmisión, procesos de los que puedes leer más en el siguiente artículo.

¿Qué es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?

El “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” es el archivo digital soporte de costos, deducciones o impuestos descontables que se realizan derivado a una relación laboral y que se debe generar y enviar a la DIAN de forma independiente por cada empleado, los primeros 10 días de cada mes. O sea, allí debe aparecer el salario devengado, las deducciones y el neto a pagar,, entre otras consideraciones.

Pero no es un documento más: no sólo tiene que contar con cierta información necesaria para poder ser correctamente emitido, sino que además debe respetar ciertos parámetros y mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación por parte de la DIAN.

Primero, entonces, analicemos qué información debe contener el archivo digital de Nómina Electrónica. De acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 5 de la Resolución 000013 el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” deberá indicar lo siguiente:

Información y contenido del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
  2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
  3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
  4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
  5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
  6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
  7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
  8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
  9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
  10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
  11. Fecha y hora de generación.
  12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

Aspectos “técnicos y tecnológicos” del Documento Soporte de Pago

Ahora bien, dijimos que además el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” debe cumplir con ciertos parámetros y mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación por parte de la DIAN. 

¿Ello que significa?

Que para poder emitir el DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA, es OBLIGATORIO hacerlo por medio de un software que podrá ser bien con un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas, tal como es Alegra.com, autorizado por la DIAN (lo cual simplifica todo el proceso) o bien hacerlo a través de un ingeniero de la empresa que realice un desarrollo propio de acuerdo a los estándares exigidos por la DIAN para emitir sus propios documentos, adquiriendo su propia firma digital.

Documento Soporte de Pago y las Notas de Ajuste

El “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” es el archivo digital que contiene toda la información por cada empleado que corresponde al salario devengado, el neto a pagar, deducciones, como explicamos previamente. Pero además se desprende otro documento llamado “Notas de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”, que tiene como objetivo corregir los errores que se hayan enviado. 

¿Esto qué quiere decir? Que, si emití diez nóminas y me equivoqué en el valor de una, deberé hacer una nota de ajuste para la nómina que corresponda y reemplazarla o eliminarla del todo. En otras palabras, las notas de ajuste se realizarán de forma individual siempre y cuando la información de la nómina electrónica de un empleado contenga algún tipo de error o se haya enviado por error..

Periodicidad de emisión

Por último, es necesario señalar que el envío del “Documento Soporte de Pago Nómina Electrónica/Notas de ajuste” se realizará los primeros 10 días calendario del mes siguiente. Este será el plazo que tendrán los empleadores para enviar la información a la DIAN mediante un archivo en formato XML que contenga toda la información requerida.

Guía definitiva: Preguntas frecuentes acerca de la Emisión de la nómina electrónica

¿Por qué es importante un proveedor tecnológico?

La emisión tanto del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica como de las Notas de ajuste se puede realizar a través de un desarrollo propio o a través de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, como es nuestro caso. 

Aquí se desprende una de las preguntas más importantes: ¿cuál es la ventaja de contar con un software contable? 

A través de tunominaelectronica.com el proceso de habilitación es automático y serán nuestros expertos quienes se encarguen de realizar todas las validaciones para que los documentos se generen de forma correcta y se obtenga una respuesta afirmativa de la DIAN.

Conoce quiénes son los obligados a presentar Nómina Electrónica

Analizamos a quiénes alcanza la Resolución 000013 de la DIAN y quiénes se encuentran exceptuados de todo el proceso. Además, cuáles son las mejores alternativas de emisión.

Con la Resolución 000013 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que el pasado 11 de febrero reglamentó en Colombia la implementación de la Nómina Electrónica, en la mente de muchos contribuyentes surgió la pregunta acerca de a quiénes alcanza la norma, es decir, quiénes son los sujetos obligados a sumarse al proceso de emisión de nómina electrónica y quiénes no.

Como toda nueva normativa, es importante analizarla en profundidad para entender punto por punto de qué se trata.

Por eso, en tunominaelectronica, vamos a explicarte quiénes entran en la categoría de sujetos obligados, quiénes no y cuáles son los plazos que hay que respetar tanto para la habilitación como para el comienzo de la emisión.

Además, vamos a contarte las distintas alternativas que tienes para emitir tu Nómina Electrónica y por qué es beneficioso hacerlo a través de un proveedor tecnológico.. 

Como establece la Resolución 000013, los sujetos obligados a generar y transmitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Notas de Ajuste serán aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario que efectúen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria, y por los pagos a pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en la declaración de renta o de Iva cuando sea el caso. O sea, todos aquellos empleadores que realicen pagos por concepto de nómina

¿Quiénes no están obligados y quedarán exceptuados de emitir Nómina Electrónica?

Las entidades y personas naturales no contribuyentes del impuesto de renta que aparecen mencionadas en los artículos 22 y 23 del Estatuto Tributario (ET), como asimismo los contribuyentes que hayan optado por tributar bajo el régimen simple de tributación. 

Esto quiere decir que entre los no contribuyentes se encuentran: las entidades territoriales, las Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, las áreas Metropolitanas, la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana (...) así como también las sociedades de mejoras públicas, las asociaciones de padres de familia, los sindicatos, las asociaciones gremiales, los fondos de empleados, los fondos mutuos de inversión, las iglesias y confesiones religiosas reconocidas por el Ministerio del Interior o por la ley, los partidos o movimientos políticos aprobados por el Consejo Nacional Electoral; las asociaciones y federaciones de Departamentos y de Municipios, las sociedades o entidades de alcohólicos anónimos, los establecimientos públicos y en general cualquier establecimiento oficial descentralizado, siempre y cuando no se señale en la ley de otra manera (aquí puedes ver más).

¿Qué pasa si estoy dentro de los que sí deben emitir Nómina Electrónica?

La respuesta es que todos los sujetos obligados, de acuerdo a la Resolución 000063 que modificó el calendario inicial, tendrán como plazo hasta el 18 de agosto de 2021 para primero habilitarse en el sistema de nómina de la DIAN y luego, de acuerdo al calendario establecido por el organismo tributario, el inicio de la emisión de Nómina Electrónica dependerá del número de empleados.

Una vez pasadas estas fechas de implementación, los nuevos sujetos obligados, de acuerdo a lo que señala la norma, tendrán un plazo de dos meses, contados a partir del pago de la nómina para el proceso de emisión y transmisión. 

Conoce aquí el calendario de implementación

¿Con qué periodicidad debo emitir la Nómina Electrónica?

Los sujetos obligados podrán emitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y enviarlo a la DIAN de forma mensual, hasta 10 días después del mes siguiente que corresponda.

La reglamentación de la Nómina Electrónica es uno de los cambios que apuntan a transformar la economía y dar un paso adelante hacia la modernización digital. Y para sumarse a ello, hay opciones: una de las posibilidades es comenzar a emitir Nómina Electrónica por medio de un desarrollo propio que cumpla con todos los requisitos y estándares de la DIAN, entre ellos la firma digital.

Contenido recomendado: Liquidar Nómina vs. Generar Nómina Electrónica: ¿por qué no es lo mismo?

Mientras que otro camino es hacerlo a través del apoyo y asistencia de un proveedor tecnológico, habilitado por el organismo tributario, que pueda ocuparse del proceso de emisión, ahorrándole a la compañía tiempo y errores. Ya que con la adquisición de un software no sólo es posible simplificar todo el proceso de emisión y ahorrar recursos humanos, sino también lograr un mayor grado de exactitud y la rápida validación por parte de la DIAN, luego de generada y transmitida la Nómina Electrónica.

Nómina Electrónica: seis ventajas para tu empresa que tienes que conocer

Si un emprendedor tuviese que explicar qué es la Nómina Electrónica diría que se trata de un documento digital que contiene el pago que las empresas realizan a sus empleados y que se emite a través de un software como Alegra.com que valida la información y la envía a las autoridades fiscales para su revisión y aprobación.

Lo segundo que diría, y quizás lo más importante, es que la Nómina Electrónica, gracias al uso de la tecnología, optimiza los procesos, genera una mayor transparencia, reduce los costos y entre otros beneficios que vamos a detallar en el siguiente artículo, permite un mayor control fiscal, al documentar toda la información en la Nube.  

En febrero de este año la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) reglamentó en Colombia la emisión obligatoria de Nómina Electrónica. Uno de los objetivos que persigue la institución financiera es dejar de lado los procesos tradicionales y sumarse a la vanguardia de los países que ya dieron un salto hacia la modernización tributaria. 

Si aún no sabes de qué se trata, en este artículo te vamos a contar por qué la Nómina Electrónica es una solución eficiente y atractiva para las empresas y los empleadores. 

A continuación seis ventajas de la Nómina Electrónica: 

1. Acceso inmediato en “la nube” 

En primer lugar, al tratarse de un documento electrónico, el almacenamiento es puramente digital. Esto quiere decir que no ocupa un espacio físico y que se puede acceder al archivo a través de la nube en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con un simple clic.  El uso de la tecnología no sólo posibilita el acceso al documento de forma remota, sino que además posibilita que su acceso sea mucho más simple.

2. Velocidad en la consulta

Como se trata de un archivo digital XML, el envío se realiza durante los primeros 10 días de cada mes a través de un desarrollo que cumpla con los estándares establecidos por la DIAN y el usuario puede acceder en cualquier momento, sin importar el lugar donde se encuentre. 

3. Optimización y elaboración de datos 

El uso de un software para la emisión de la nómina simplifica y agiliza los procesos y disminuye el riesgo de cometer errores durante la generación del archivo y algo más: evitar que la nómina se extravíe. Esto quiere decir que, como el documento queda almacenado en la nube, es imposible que se pierda.

4. Validez y seguridad 

La Nómina Electrónica es un documento legal, ya que todo el proceso de generación y firma es digital. Esto significa que puede ser presentado ante cualquier institución que lo requiera. Pero antes de seguir, algo importante: la información se encuentra totalmente resguardada, gracias a que está encriptada durante el envío de la empresa como en la recepción por parte del usuario.

5. Ecología y ahorro 

La Nómina Electrónica es una solución eficaz también al momento de ahorrar en insumos y tiempo en la cadena de elaboración ya que todo el proceso de validación y envío a la DIAN se realiza de manera electrónica, ya sea por medio de un software, tal como Alegra.com, o un desarrollo propio. 

6. Seguimiento detallado 

Otra de las grandes ventajas de la Nómina Electrónica es el hecho de poder hacer un seguimiento de emisiones y tener datos más precisos de cada empleado, con lo cual le permitiría crear proyecciones más puntuales a largo plazo.

Consulta aquí el calendario de implementación de acuerdo al número de empleados

Si todavía no estás familiarizado con la Nómina Electrónica, es importante que sepas que una de las opciones para la emisión en Colombia es a través de un software habilitado por la DIAN. Se trata de un proceso muy simple que consiste en generar un archivo electrónico que se envía al organismo tributario, para que una vez corroborada la información, se apruebe y se genere su aceptación. Un dato importante que tienes que saber es que la fecha para poder habilitarse en el servicio electrónico es a partir del próximo 18 de agosto de 2021.

Liquidar Nómina vs. Generar Nómina Electrónica: ¿por qué no es lo mismo?

Con la reglamentación obligatoria de la Emisión de la Nómina Electrónica por parte de la DIAN, a través de la Resolución 000013, una de las principales preguntas que surgió en el ámbito empresarial y de la contaduría de Colombia es qué diferencia hay entre Liquidar Nómina vs. Generar Nómina Electrónica y por qué son dos procesos diferentes. 

Lo primero que es importante aclarar para despejar dudas al respecto es que la Liquidación de la Nómina es un proceso independiente pero complementario (tal como veremos más adelante) de la Generación de la Nómina Electrónica. Por lo tanto, Liquidar Nómina vs. Generar Nómina Electrónica no es lo mismo. A continuación analizaremos por qué. 

Paso 1: Liquidar nómina

Como explicó Dayhana Correa, Content Producer de Alegra.com, la liquidación de Nómina es un proceso que implementan todas las empresas que producen empleo en Colombia. Para entender de qué hablamos cuando hablamos de Liquidación de Nómina es importante realizar un desglose un poco más profundo. 

La Liquidación de Nómina permite llevar un registro de los pagos que las empresas o empleadores realizan a sus trabajadores y desgranar sus retribuciones y deducciones en un lapso de tiempo establecido en un contrato laboral (puede ser semanal, quincenal o mensual). 

Pero, ¿qué se liquida en la nómina de un trabajador?

PASO 2: Generación de la Nómina Electrónica

Lo que sigue a la Liquidación de Nómina, es la Emisión de la Nómina Electrónica, un proceso que desde el 11 de febrero de este año fue reglamentado por la DIAN y que se puede definir como complementario a la liquidación. ¿En qué consiste?

La Nómina Electrónica se encarga de agrupar todos los pagos y abonos a los empleados y presentarlos a la DIAN a través de un archivo digital XML. Así lo establece la Resolución 00013, que indica que toda empresa o empleador, deberá presentar su Documento Soporte de Pago Nómina Electrónica durante los primeros 10 días del mes siguiente, sin importar si la liquidación se realiza en Excel o a través de un servicio automático para el pago de nómina, como el caso de Nominapp, integrado a Alegra.

Esto quiere decir que la Emisión de Nómina Electrónica es un requisito obligatorio que deberán cumplir todos aquellos que generen empleo. Es por ello que decimos que Liquidar Nómina es un proceso independiente pero complementario a la Emisión de la Nómina Electrónica, que consiste en la presentación del archivo digital a la DIAN para su revisión final y posterior aceptación en caso de que cumpla con todos los requisitos. 

Recomendación: Conoce los calendarios de implementación de la nómina electrónica

“La emisión del documento soporte de pago nómina electrónica será parte de un proceso adicional y posterior al de la liquidación de la nómina, que tendrá que ser dentro de los 10 primeros días del mes siguiente y que se emitirá con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN”, explicó Andrés Torres, líder de cumplimiento normativo en Alegra.com.

Para recapitular: Emitir Nómina Electrónica significa generar un archivo electrónico XML, donde se encuentra la nómina firmada digitalmente por la empresa, para su envío posterior a la DIAN, organismo que deberá aprobar el documento y dar luz verde a la “habilitación”. 

Caminos para emitir nómina electrónica

Para ello, la primera opción es hacerlo por medio de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, tal como es el caso de Alegra, quien se ocupará de todo el proceso de Emisión, para que la empresa sólo se enfoque en la Liquidación de la Nómina. 

Tres alternativas que ofrece Alegra

  1. Una versión independiente  que  podrá ser utilizada sólo para emitir soportes de nómina, y que será gratuita para empresas con hasta dos empleados.
  2. Alegra ofrecerá servicios de proveedor tecnológico para otras soluciones y/o empresas que ya disponen de un sistema y requieren exclusivamente el servicio de emisión de soportes de nómina, este será vía Api (integrando la app de liquidación con la app de emisión).
  3. Una solución integrada al software contable de Alegra a partir de la cual se podrán emitir los soportes de pago de nómina directamente. También será gratuita para empresas con hasta dos empleados.

La segunda opción es realizar la Emisión de la Nómina Electrónica a partir de un desarrollo propio. En este último caso, cada empresa debe contratar a un ingeniero que realice un desarrollo de acuerdo a los estándares exigidos por la DIAN para que pueda emitir sus propios documentos, adquiriendo asimismo su propia firma digital.