Todo sobre las licencias no remuneradas

¿Te has visto en la tentación de pedir una licencia no remunerada, pero no sabes cómo funciona? Aquí te explicamos todo. Se trata de un derecho laboral, que permite a los empleados ausentarse del trabajo por motivos personales, sin recibir salario. En Colombia, estas licencias están reguladas por el Código Sustantivo del Trabajo y otras normativas laborales, garantizando un equilibrio entre los derechos del empleado y las necesidades de la empresa.

¿Qué es una licencia no remunerada?

Como veíamos, una licencia no remunerada es un período de ausencia del trabajo, por motivos personales, sin recibir salario. En Colombia, estas licencias pueden ser solicitadas por los empleados por diversas razones, como: estudios, asuntos personales o familiares, entre otros.

Bien lo explica el Concepto 019251 de 2021:

"Los empleados tienen derecho a licencias renunciables sin sueldo hasta por sesenta (60) días al año, continuos o divididos. Si concurre justa causa, a juicio de la autoridad nominadora, la licencia puede prorrogarse hasta por treinta (30) días más".

¿Cómo pedir una licencia no remunerada?

Para solicitar una licencia no remunerada, el empleado debe presentar una solicitud formal a su empleador, explicando los motivos y la duración de la ausencia. Es importante hacerlo con antelación, para facilitar la planificación y evitar inconvenientes.

El empleado tiene derecho a una licencia no remunerada de hasta 60 días hábiles al año. La duración de la licencia debe ser acordada entre el empleado y el empleador y debe ser proporcional al tiempo de servicio del empleado.

Como su nombre lo indica, durante la licencia no remunerada, el empleado no tiene derecho a salario, ni a prestaciones sociales como cesantías, primas o vacaciones.

¿Cómo impacta la nómina una licencia no remunerada?

El impacto de una licencia no remunerada en la nómina depende de la duración de la ausencia y de los beneficios que el empleado recibe.

Durante una licencia no remunerada, el salario del empleado no se calcula para esos días. Esto significa que la nómina se ajustará para reflejar solo los días trabajados en el mes.

Las licencias no remuneradas pueden afectar el cálculo de prestaciones como cesantías y primas, ya que estas se calculan sobre el salario efectivamente devengado.

Casos especiales en las licencias no remuneradas

En casos de enfermedad grave o asuntos familiares urgentes, los empleados pueden solicitar licencias no remuneradas. Estas situaciones suelen ser más flexibles en cuanto a la aprobación y duración. En estos casos, el empleado puede conservar ciertos beneficios, como la cobertura de salud o la prima de antigüedad.

En ocasiones, se pueden establecer acuerdos específicos que permitan al empleado tomar una licencia no remunerada con condiciones particulares. Por ejemplo, el empleado puede acordar mantener ciertos beneficios, como la cobertura de salud o la prima de antigüedad.

Preguntas frecuentes sobre la licencia no remunerada

¿En qué casos puedo pedir una licencia no remunerada?

Puedes solicitar una licencia no remunerada por diversos motivos, como estudios, viajes, asuntos personales o familiares, entre otros. La clave es que sea un acuerdo mutuo con tu empleador.

¿Puedo tomar una licencia no remunerada si ya he tomado vacaciones?

Sí, puedes solicitar una licencia no remunerada incluso si ya has disfrutado de tus vacaciones. Estos son derechos independientes.

¿Qué sucede si la empresa no aprueba mi licencia no remunerada?

Si tu empleador no aprueba la licencia, es importante dialogar y entender sus razones. Recuerda que debe ser un acuerdo mutuo.

Las licencias no remuneradas son un derecho importante para los trabajadores en Colombia. Comprender cómo gestionarlas es clave para mantener una relación laboral armoniosa y asegurar el correcto cálculo de la nómina.

 

Integración de sistemas contables con nómina electrónica: la dupla perfecta

Imagina un mundo donde la contabilidad y la nómina trabajen juntas en perfecta armonía, donde los errores sean cosa del pasado y la eficiencia sea la norma. ¿Suena idealcomo un sueño? Bueno, ese mundo ya está aquí gracias a la integración de sistemas contables con la nómina electrónica.

Pero, ¿cómo funciona exactamente esta integración y por qué es tan crucial para las empresas en Colombia?Aquí te contaremos en detalle.

¿Por qué integrar sistemas contables con la nómina electrónica?

1. Eficiencia y precisión

La integración permite que la información fluya automáticamente entre los sistemas contables y la plataforma de nómina electrónica. Esto reduce la necesidad de ingreso manual de datos, minimizando errores y ahorrando tiempo.

2. Cumplimiento normativo

Con la normativa colombiana enfocándose cada vez más en la digitalización, integrar ambos sistemas asegura que las empresas cumplan con las regulaciones de la DIAN de manera más efectiva.

3. Acceso a información en tiempo real

Las decisiones financieras y administrativas se toman mejor con datos actualizados. La integración proporciona acceso en tiempo real a información crucial.

Ventajas de la integración de sistemas contables con nómina electrónica

La integración no solo facilita la gestión, sino que también ofrece beneficios tangibles para las empresas y negocios:

3 sistemas contables con nómina electrónica en Colombia

La decisión es de acuerdo a las necesidades particulares de tu empresa. Aquí te compartimos 3 opciones populares en el mercado colombiano.

Alegra

Promete la emisión de nómina en un clic. Está diseñada para que cualquier usuario, sin importar su nivel de experiencia contable, pueda navegar y utilizar la plataforma con facilidad. Permite la concilicación bancaria, así como la integración con  tiendas en línea y otras herramientas empresariales. Con su aplicación para smartphones, puedes gestionar tu contabilidad y nómina en cualquier momento y lugar.

Ventajas:

Siigo

Ofrece módulos para la gestión de inventarios, compras, ventas y más. Ofrece cursos y talleres para que los usuarios saquen el máximo provecho de la herramienta.

Ventajas:

World Office

Aunque su interfaz no es tan moderna, genera reportes financieros y de nómina detallados para una mejor toma de decisiones.

Ventajas:

La integración de sistemas contables con la nómina electrónica no es solo una tendencia, sino una necesidad en el mundo empresarial actual. Las empresas que adopten esta integración no solo estarán a la vanguardia en términos de eficiencia y cumplimiento, sino que también estarán mejor posicionadas para enfrentar los desafíos del futuro.

Si estás considerando dar el paso hacia la integración, recuerda que las herramientas y recursos adecuados pueden hacer que este proceso sea más sencillo y beneficioso. ¿Alguna de estas opciones te convención? Cuéntanos en los comentarios.

Seguridad en la nómina electrónica: protegiendo la Información en la era digital

¿Te ha inquietado el hecho de que se pierda o alguien externo acceda a tu información de nómina? Si no te has preguntado por la seguridad en la nómina electrónica, ¡es momento de que lo hagas! Sigue leyendo cómo proteger los datos sensibles en la era digital.

Importancia de la seguridad en la nómina

Sin duda, se trata de un tema que no debería tomarse a la ligera. Imagina que los detalles de la nómina de tus empleados caen en manos equivocadas ¡una verdadera pesadilla! Esto podría llevar a problemas serios como: 

Por eso, la seguridad en la nómina electrónica es vital dentro de cualquier compañía, grande o pequeña. 

Desafíos en la seguridad informática

La seguridad informática en la gestión de la nómina electrónica presenta varios riesgos y desafíos. 

Por ejemplo, si alguien obtiene acceso a los datos de la nómina, podría usar esa información para fines maliciosos. Igualmente, un fallo en el sistema podría resultar en la pérdida de información vital.

Medidas de seguridad esenciales

Para proteger la información, es necesario implementar acciones tipo: 

Hay muchas herramientas y tecnologías disponibles que pueden ayudar a fortalecer la seguridad en la nómina electrónica. Estas herramientas pueden incluir software especializado y sistemas de monitoreo.

Como lo viste, la seguridad en la nómina electrónica es un tema crucial en la era digital, para evitar problemas serios y proteger la integridad de cualquier empresa. 

Ahora que reconoces la importancia de la seguridad en este proceso, ¿qué medidas tomarás para asegurar la nómina electrónica en tu empresa? ¡Te leemos en los comentarios! 

Entendiendo el Impuesto de Retención en la nómina

El Impuesto sobre la Renta en Colombia es un tributo que se le aplica a los ingresos de los ciudadanos, es fundamental para la financiación de servicios públicos y programas gubernamentales en el país. Cuando se habla de retención en la fuente por salarios, se refiere a  los ingresos obtenidos por trabajo que están sujetos a una deducción, a partir de cierto monto.

Sigue leyendo para ver cómo se relaciona este impuesto con la nómina.

Cálculo del Impuesto sobre la Renta en la Nómina

A 2023 en Colombia, la base gravable para la aplicación de la retención en la fuente por salarios se establece en $4.029.140 pesos, es decir, un salario mensual a partir de los $5.903.540 pesos.

Este se aplica a los ingresos de los contribuyentes a través de la nómina. En este proceso, los empleadores juegan un papel crucial al calcular y retener el impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados, utilizando la tabla de impuestos y los ingresos de los empleados. Posteriormente, el impuesto retenido se remite al gobierno.

Tabla de retención por salarios

UVT

Retención en la fuente 

0 a 95 0% 0
> 95 a 150 19% (Ingreso laboral expresado en UVT menos 95 UVT) X 19%
> 150 a 360 28% (Ingreso laboral expresado en UVT menos 150 UVT) X 28% + 10 UVT
> 360 a 640 33% (Ingreso laboral expresado en UVT menos 360 UVT) X 33% + 69 UVT
> 640 a 945 35% (Ingreso laboral expresado en UVT menos 640 UVT) X 35% + 162 UVT
> 945 a 2.300 37% (Ingreso laboral expresado en UVT menos 945 UVT) X 37% + 268 UVT
2.300 en adelante 39% (Ingreso laboral expresado en UVT menos 2.300 UVT) X 39% + 770 UVT

Estrategias para ahorrar en los impuestos

Existen varias estrategias que los contribuyentes pueden emplear para minimizar su carga fiscal. Una de ellas es aprovechar los créditos tributarios y las deducciones, que pueden reducir significativamente la cantidad de impuestos a pagar.

Además, la planificación fiscal eficiente puede resultar en ahorros significativos en el impuesto sobre la renta. Esto implica una gestión eficaz de los ingresos y gastos para maximizar los créditos tributarios y las deducciones.

Por eso, recuerda estar al día con todas tus obligaciones fiscales y tributarias.

El papel de la tecnología en la gestión de la nómina

En definitiva, la tecnología ha revolucionado la forma en que las empresas administran sus nóminas y, en general, la manera en la que llevan todos sus procesos. Sin duda, esta ha permitido a las empresas automatizar procesos, reducir errores y ahorrar tiempo.

Como resultado, las organizaciones pueden dedicar más tiempo a la planificación estratégica y a la toma de decisiones. Además, hablando particularmente de la nómina, las herramientas tecnológicas también ha mejorado la precisión y la velocidad de los pagos a colaboradores, lo queinfluye en la satisfacción y cumplimiento.

Sigue leyendo para que descubras cómo puede ayudarte en la gestión de la nómina de tu empresa.

Beneficios de la tecnología en la gestión de la nómina

La tecnología ofrece numerosas ventajas para este proceso, aquí te contamos las principales:

Esto y mucho más es lo que puedes obtener con un buen software de liquidación y emisión de nómina. Que, en últimas, es el sistema tecnológico fundamental para transformar estos procesos.

Herramientas tecnológicas para la gestión de nómina

Como lo hemos visto, existen varias herramientas tecnológicas que ayudan a las empresas a gestionar sus nóminas. Estas incluyen:

Sin embargo, es importante que busques una herramienta todo en uno, es decir, que te permita integraciones con otras funcionalidades o incluso varias funciones relacionadas a la nómina.

Además de los mencionados sistemas de nómina, los sistemas de contabilidad también es otro elemento fundamental que ayuda a las empresas a sacar informes y realizar todo lo relacionado con las finanzas y contabilidad de la empresa.

Cuéntanos, ¿ya usas alguna herramienta para la gestión de tu nómina? ¡Te leemos!

Impacto de la Reforma Tributaria 2023 en la nómina electrónica

La Reforma Tributaria 2023 en Colombia marca un punto  significativo en la modernización del sistema de recaudación del país. El gobierno colombiano ha implementado esta iniciativa para optimizar la eficiencia y transparencia de las transacciones y simplificar procesos para los empleadores. Un aspecto crucial es la transformación del sistema de nómina electrónica, una herramienta fundamental para empresas y trabajadores.

¿Cómo la Reforma Tributaria 2023 impacta la nómina electrónica?

Se requerirá que los empleadores utilicen la nómina electrónica de manera más eficaz y precisa para la presentación de impuestos, impulsando así la transparencia y la eficiencia. Los empleadores necesitarán implementar herramientas de nómina electrónica actualizadas para calcular correctamente los impuestos y, simultáneamente, estar actualizados con los cambios en la legislación tributaria para garantizar el cumplimiento de la normativa.

Esto implica garantizar que sus sistemas de nómina electrónica sean capaces de calcular los impuestos con precisión. Además, necesitarán mantenerse actualizados sobre las modificaciones legislativas, para asegurarse de que cumplen con las disposiciones correspondientes.

Ventajas de la Nómina Electrónica en tiempos de Reforma Tributaria 

Los sistemas de nómina electrónica presentan varias ventajas en el marco de la Reforma Tributaria 2023.

  • Permiten a los empleadores calcular los impuestos de manera precisa y eficiente.
  • Optimizan procesos y generan un ahorro significativo de tiempo y dinero.
  • Facilitan la realización de pagos de nómina de manera segura y transparente, cumpliendo así con los requisitos.

Finalmente, la nómina electrónica se convierte en un catalizador clave para la adaptación a la reforma y, en general, a los cambios que un contexto de trasformación digital exige.

Cuéntanos, ¿ya cumples con las normativas de emisión de nómina electrónica en Colombia?

Cómo manejar la nómina para trabajadores independientes en Colombia

¿Estás involucrado en contratos con trabajadores independientes o freelancers, o eres uno de ellos? Si este es tu caso, es importante que conozcas cómo calcular y realizar los pagos correspondientes a la seguridad social, de acuerdo con la normativa vigente en Colombia.

La nómina para trabajadores independientes permite a este tipo de colaboradores, es decir, quienes no tienen un contrato a término definido o indefinido, llevar un registro de sus ingresos y gastos. Además de lo anterior, fundiona para estar al día en temas tributarios, cumplir con los requisitos laborales y tener una mejor visibilidad de las finanzas.

¿Cómo manejar la nómina para trabajadores independientes en Colombia 2023?

Por lo general, los colaboradores independientes deben cumplir con los siguientes requisitos:

Igualmente, es importante aclarar que en Colombia los trabajadores independientes, ya sea que tengan contratos de prestación de servicios, laboresn por cuenta propia como freelancers, sean comerciantes o dueños de negocios independientes, deben hacer aportes a la seguridad social si sus ingresos son iguales o superiores al salario mínimo legal vigente. Dicha contribución se calculará sobre el 40% de los ingresos mensuales.

Aportes a la seguridad social de trabajadores independientes

Los independientes deben realizar personalmente el trámite y afiliarse a una EPS y a un fondo de pensiones de su elección. Los mencionados aportes se realizan  a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), utilizando cualquier operador reconocido por el Ministerio de Salud.

¿Cuáles son los valores a pagar de seguridad social por parte de este tipo de colaboradores? Teniendo en cuenta los ingresos netos percibidos  y que la liquidación se realiza sobre el 40%, como se menciona anteriormente, debe hacer los siguientes aportes, expresados en porcentajes: salud: 12,5%; pensión: 16% y ARL: varía entre el 0,522% y el 6,96%, dependiendo de la clasificación del riesgo.

¿Qué pasa con las empresas que tienen trabajadores vinculados y también independientes en Colombia?

Las empresas que tienen ambos colaboradores en Colombia deben cumplir con los mismos requisitos, dado el caso. Esto significa que las organizaciones deben registrarse en el sistema de nómina de la DIAN, presentar una declaración de impuestos trimestralmente y pagarlos, según corresponda. Además, las empresas deben mantener un registro de los ingresos y gastos de sus trabajadores vinculados e independientes.

¿Todo listo para manejar la nómina de trabajadores independientes y vinculados? Cuéntanos en los comentarios.

Importancia de la confidencialidad en la nómina de la empresa

La confidencialidad es uno de los principales pilares en el manejo de la nómina. ¿Por qué? Esto se debe a que la información contenida en la nómina es extremadamente sensible y privada, pues contiene detalles como el salario de los empleados, los impuestos que se les cobran, los beneficios que reciben, entre otros. Si esta información se divulga sin el consentimiento de los colaboradores, puede tener graves consecuencias para la empresa y para los empleados.

Por lo tanto, es de suma importancia que se mantenga la reserva de estos datos. Esto significa que la información debe ser tratada con el mayor nivel de discreción y que solo las personas autorizadas deben tener acceso a ella. Esto garantizará que no haya fugas de información y que la empresa se mantenga al día con las regulaciones laborales y de impuestos.

¿Cómo mantener la confidencialidad en el manejo de la nómina?

Se trata de un aspecto que debe llevarse a cabo con mucho cuidado. Aquí varios consejos para lograrlo con éxito:

¿Qué consecuencias pueden derivarse de la falta de confidencialidad en la nómina?

La divulgación de información privada sin el consentimiento de los empleados incluso puede llegar a ser una violación de la ley. Esto resulta en sanciones legales para la empresa y sus colaboradores.

Además, la falta de reserva es un riesgo para la reputación de la compañía, incluso a la pérdida de empleados, pues colaboradoress pueden sentirse inseguros al saber que su información privada no está siendo tratada con el debido cuidado.

Finalmente, la falta de confidencialidad en el manejo de la nómina conlleva a la pérdida de ingresos para la empresa. ¿Por qué? Los colaboradores deciden optar por no trabajar para la empresa si no se les garantiza la seguridad de sus datos, lo mismo que clientes y proveedores, por lo que afectaría las finanzas de la empresa.

Por lo tanto, es fundamental que tomes medidas preventivas en tu organización y definas todas las medidas pertinentes para proteger la información de nómina.

Cuáles son las prestaciones sociales en Colombia 2023

¿Qué son las prestaciones sociales en Colombia?

Las prestaciones sociales son un conjunto de beneficios que se otorgan a los trabajadores en Colombia, con el objetivo de garantizar su bienestar y protección social. Estas prestaciones son obligatorias y están establecidas por la ley, y su cumplimiento es responsabilidad tanto de los empleadores como de las entidades encargadas de su administración.

Entre las prestaciones sociales que se otorgan a los trabajadores en Colombia se encuentran:

¿Cómo se pagan las prestaciones sociales en Colombia 2023?

Las prestaciones sociales se pagan de diferentes maneras, dependiendo de la entidad encargada de su administración. En el caso de la seguridad social, los aportes se hacen a través de las EPS y las AFP, que son las encargadas de administrar los recursos y garantizar la protección del trabajador.

En cuanto a las cesantías, estas se depositan en una cuenta especial en el fondo de cesantías, que puede ser administrado por una entidad financiera o por el mismo empleador. El trabajador puede hacer uso de estas cesantías en caso de necesidad, y al finalizar su contrato laboral se le entregan junto con los intereses generados.

Las vacaciones y la prima de servicios se pagan directamente al trabajador, en las fechas establecidas por la ley. El subsidio familiar, por su parte, se paga a través de las cajas de compensación familiar, que son las encargadas de administrar estos recursos y garantizar su correcta distribución.

¿Quién paga las prestaciones sociales?

Las prestaciones sociales son responsabilidad tanto de los empleadores como de las entidades encargadas de su administración. Los empleadores deben hacer los aportes correspondientes a la seguridad social, las cesantías, la prima de servicios y el subsidio familiar, y garantizar el derecho a vacaciones remuneradas.

Por su parte, las entidades encargadas de la administración de las prestaciones sociales deben garantizar la correcta distribución de los recursos y la protección de los trabajadores y sus familias.

¿Qué beneficios adicionales pueden ofrecer las empresas a sus empleados?

Además de las prestaciones sociales establecidas por la ley, las empresas pueden ofrecer beneficios adicionales a sus empleados, con el objetivo de mejorar su calidad de vida y fomentar su bienestar. Estos beneficios pueden incluir:

Estos beneficios pueden ser una herramienta importante para atraer y retener talentos, y mejorar el clima laboral en la empresa.

¿Cómo pueden los trabajadores independientes acceder a prestaciones sociales en Colombia?

Los trabajadores independientes también tienen derecho a acceder a prestaciones sociales en Colombia, aunque en este caso la responsabilidad recae en ellos mismos. Los trabajadores independientes pueden hacer aportes voluntarios a la seguridad social y a los fondos de cesantías, y así garantizar su protección y la de su familia en caso de necesidad.

Además, existen programas y beneficios especiales para los trabajadores independientes, como el programa de protección al cesante, que ofrece una cobertura especial en caso de pérdida de empleo. También existen programas de capacitación y desarrollo profesional para los trabajadores independientes, que les permiten mejorar sus habilidades y competencias y acceder a mejores oportunidades laborales.

¿Cómo reportar la nómina en Colombia 2023?

Qué es el reporte de nómina en Colombia

El reporte de nómina en Colombia es un proceso obligatorio que deben realizar todas las empresas que tienen empleados a su cargo. Este reporte consiste en informar a la DIAN sobre los salarios y deducciones de los trabajadores, así como los aportes que la empresa realiza a seguridad social y parafiscales. Este proceso se realiza de forma mensual y es fundamental para cumplir con las obligaciones tributarias.

Paso a paso para reportar la nómina en línea

Para reportar la nómina en línea, según la DIAN, es necesario seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresar al portal web de la DIAN y seleccionar la opción "Reporte de nómina".
  2. Ingresar los datos de la empresa y los trabajadores, así como los salarios y deducciones correspondientes.
  3. Verificar la información ingresada y enviar el reporte a la DIAN.
  4. Realizar el pago correspondiente de los aportes a seguridad social y parafiscales.

Es importante tener en cuenta que la DIAN ha implementado un sistema de validación previa, que permite detectar errores en el reporte antes de enviarlo. Esto facilita el proceso y evita posibles sanciones por errores en la información.

¿Cómo evitar errores al reportar la nómina?

Es fundamental contar con un sistema de gestión de nómina eficiente y actualizado. Además, es importante seguir las normas y regulaciones establecidas por la DIAN, y verificar la información antes de enviarla.

Otro aspecto importante es mantener una comunicación fluida con los trabajadores, para asegurarse de que la información que se está reportando es correcta. También es recomendable contar con el apoyo de un experto en temas tributarios, que pueda brindar asesoría y guía en el proceso de reporte de nómina.

¿Qué cambios trae la nueva normativa de nómina en Colombia 2023?

La nueva normativa de nómina en Colombia 2023 trae algunos cambios importantes, entre los que se destacan:

  1. La obligatoriedad de reportar la nómina de forma electrónica, a través del portal web de la DIAN.
  2. La implementación de un sistema de validación previa, que permite detectar errores en el reporte antes de enviarlo.
  3. La inclusión de nuevos campos en el reporte de nómina, como el número de horas trabajadas y los días de ausencia.
  4. La obligatoriedad de incluir información sobre los aportes a seguridad social y parafiscales, así como los descuentos por retención en la fuente.

Estos cambios buscan mejorar la eficiencia y transparencia en el proceso de reporte de nómina, y garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias por parte de las empresas y trabajadores en Colombia.