Si un emprendedor tuviese que explicar qué es la Nómina Electrónica diría que se trata de un documento digital que contiene el pago que las empresas realizan a sus empleados y que se emite a través de un software como Alegra.com que valida la información y la envía a las autoridades fiscales para su revisión y aprobación.

Lo segundo que diría, y quizás lo más importante, es que la Nómina Electrónica, gracias al uso de la tecnología, optimiza los procesos, genera una mayor transparencia, reduce los costos y entre otros beneficios que vamos a detallar en el siguiente artículo, permite un mayor control fiscal, al documentar toda la información en la Nube.  

En febrero de este año la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) reglamentó en Colombia la emisión obligatoria de Nómina Electrónica. Uno de los objetivos que persigue la institución financiera es dejar de lado los procesos tradicionales y sumarse a la vanguardia de los países que ya dieron un salto hacia la modernización tributaria. 

Si aún no sabes de qué se trata, en este artículo te vamos a contar por qué la Nómina Electrónica es una solución eficiente y atractiva para las empresas y los empleadores. 

Índice de Contenidos

A continuación seis ventajas de la Nómina Electrónica: 

1. Acceso inmediato en “la nube” 

En primer lugar, al tratarse de un documento electrónico, el almacenamiento es puramente digital. Esto quiere decir que no ocupa un espacio físico y que se puede acceder al archivo a través de la nube en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con un simple clic.  El uso de la tecnología no sólo posibilita el acceso al documento de forma remota, sino que además posibilita que su acceso sea mucho más simple.

2. Velocidad en la consulta

Como se trata de un archivo digital XML, el envío se realiza durante los primeros 10 días de cada mes a través de un desarrollo que cumpla con los estándares establecidos por la DIAN y el usuario puede acceder en cualquier momento, sin importar el lugar donde se encuentre. 

3. Optimización y elaboración de datos 

El uso de un software para la emisión de la nómina simplifica y agiliza los procesos y disminuye el riesgo de cometer errores durante la generación del archivo y algo más: evitar que la nómina se extravíe. Esto quiere decir que, como el documento queda almacenado en la nube, es imposible que se pierda.

4. Validez y seguridad 

La Nómina Electrónica es un documento legal, ya que todo el proceso de generación y firma es digital. Esto significa que puede ser presentado ante cualquier institución que lo requiera. Pero antes de seguir, algo importante: la información se encuentra totalmente resguardada, gracias a que está encriptada durante el envío de la empresa como en la recepción por parte del usuario.

5. Ecología y ahorro 

La Nómina Electrónica es una solución eficaz también al momento de ahorrar en insumos y tiempo en la cadena de elaboración ya que todo el proceso de validación y envío a la DIAN se realiza de manera electrónica, ya sea por medio de un software, tal como Alegra.com, o un desarrollo propio. 

6. Seguimiento detallado 

Otra de las grandes ventajas de la Nómina Electrónica es el hecho de poder hacer un seguimiento de emisiones y tener datos más precisos de cada empleado, con lo cual le permitiría crear proyecciones más puntuales a largo plazo.

Consulta aquí el calendario de implementación de acuerdo al número de empleados

Si todavía no estás familiarizado con la Nómina Electrónica, es importante que sepas que una de las opciones para la emisión en Colombia es a través de un software habilitado por la DIAN. Se trata de un proceso muy simple que consiste en generar un archivo electrónico que se envía al organismo tributario, para que una vez corroborada la información, se apruebe y se genere su aceptación. Un dato importante que tienes que saber es que la fecha para poder habilitarse en el servicio electrónico es a partir del próximo 18 de agosto de 2021.