Este documento regula la relación entre la persona que usa el Sitio Web tunominaelectronica.com (El Sitio), es decir tu (El Usuario) y Soluciones Alegra S.A.S (Tu Nómina Electrónica), es decir que este será nuestro contrato de adhesión electrónico cuando uses los servicios (los “Servicios”) ofrecidos a través de nuestro Sitio Web.
Al hacer uso de nuestro servicio, reconoces, aceptas y te adhieres a los Términos y Condiciones aquí desarrollados, así como a nuestra Política de tratamiento de datos y demás documentos incorporados a los mismos por referencia.
Previo registro como usuario te invitamos a leer con cuidado estos términos y condiciones pues son obligatorios y vinculantes para cualquier usuario que desee hacer uso de nuestros servicios. Si no estás de acuerdo deberás abstenerte de utilizar el Sitio y/o los Servicios. Al hacer uso de nuestra plataforma aceptas que Tu Nómina Electrónica pueda modificar sin previo aviso y en cualquier momento estos Términos y Condiciones. Las modificaciones serán aplicadas automáticamente a todas las operaciones que se realicen en nuestro Sitio Web una vez estas sean publicadas. El Usuario deberá comunicar por e-mail si no acepta las mismas; en ese caso quedará disuelto el vínculo contractual. Vencido este plazo, se considerará que el Usuario acepta los nuevos términos y el contrato continuará vinculando a ambas partes.
Las definiciones a continuación tendrán el siguiente significado en este contrato:
Los Servicios de tunominaelectronica.com están disponibles exclusivamente para personas mayores de edad con capacidad legal para contratar. No podrán utilizar los servicios las personas que no tengan esa capacidad, los menores de edad o Usuarios que hayan sido suspendidos temporalmente o inhabilitados definitivamente.
Al adherir a estos Términos y Condiciones, los Usuarios se comprometen a cumplir con la normatividad fiscal vigente, así como evitar cualquier maniobra que pudiera importar el lavado de activos proveniente de los delitos de evasión tributaria, contrabando o cualquier otro delito previsto en la legislación que implique una defraudación fiscal.
Tu Nómina Electrónica es el proveedor de los servicios de software a los cuales se accede a través de su sitio web tunominaelectronica.com Los usuarios que accedan a este servicio deberán registrar una cuenta y brindar la información solicitada en los formularios que se habilitan a la hora de registrar una cuenta. Tu Nómina Electrónica da por entendido que cualquier información ingresada en estos formularios es hecha bajo juramento y por lo tanto exonera a Tu Nómina Electrónica de poseer información falsa sobre cualquier usuario.
Tratándose de un servicio de carácter gratuito, Tu Nómina Electrónica permite el ingreso de una cantidad limitada de usuarios y empleados. Tu Nómina Electrónica no permite, en ninguna circunstancia, que estos usuarios sean distintos de aquellos que el titular de la cuenta haya decidido habilitar como tales para el uso de la plataforma y estos no podrán ser reemplazados por otras personas que conozcan las credenciales para ingresar a la plataforma.
Tu Nómina Electrónica presta el servicio de su aplicación web tunominaelectronica.com en modalidad gratuita. El usuario adquiere una licencia no-exclusiva, mundial y temporal e intransferible para usar el sistema de Tu Nómina Electrónica y acepta las condiciones y limitaciones que tiene al hacer uso de un servicio gratuito, sin adquirir en momento alguno propiedad sobre la plataforma.
El servicio de Tu Nómina Electrónica se inicia al momento de registrar una cuenta en el sitio web de Tu Nómina Electrónica tras haber aceptado las condiciones expresadas en este contrato. El servicio se limita al uso de la versión de software de Tu Nómina Electrónica disponible en tunominaelectronica.com con posibilidad limitada de auto parametrización, límite de número de empleados por usuario y completa autogestión.
El usuario se hace conocedor de los servicios que está ofreciendo Tu Nómina Electrónica. Tu Nómina Electrónica no se hará responsable en ningún caso por los errores cometidos por el usuario a la hora de registrarse, así como tampoco al momento de digitar o ingresar su información tanto personal como de la operación y marcha de su actividad empresarial ni tampoco de la clasificación que realice de la misma lo que afectará irremediablemente los resultados arrojados por el Software.
Tu Nómina Electrónica da por entendido que el titular de la cuenta y los usuarios conocen cualquier cambio que se haga en la configuración de ésta, así como que realizará los cambios que considere pertinentes. Tu Nómina Electrónica no se responsabilizará por la pérdida de información que ocurra por fuerza mayor, caso fortuito o hecho de un tercero tal y como se explica bajo el título “Operación del Sitio”.
Tu Nómina Electrónica garantiza al Usuario el libre acceso al sitio web tunominaelectronica.com para ver la información allí disponible bajo condiciones normales. Sin embargo, el usuario acepta que existan circunstancias técnicas por las que esta información puede llegar a estar inaccesible de manera temporal y por lo tanto exonera a Tu Nómina Electrónica de cualquier tipo de responsabilidad por este hecho, bajo el entendido de que esto puede obedecer a limitaciones inherentes al estado de la tecnología en la actualidad.
En condiciones normales, la plataforma de Tu Nómina Electrónica tiene un “down time” de aproximadamente 1%, de modo que la plataforma se encuentra disponible el 99% del tiempo. Tu Nómina Electrónica adelantará las gestiones que a su juicio estime conducentes, para que la aplicación esté disponible para el usuario, pero no garantiza lo anterior, por cuanto pueden existir eventos como daños en las comunicaciones, actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de la aplicación, entre otros, que escapen al control y responsabilidad de Tu Nómina Electrónica. No obstante lo anterior, Tu Nómina Electrónica garantiza a los usuarios que la aplicación estará disponible en circunstancias normales, según lo anunciado, desde cualquier lugar del mundo que permita una conexión a Internet, siempre y cuando el usuario recuerde las credenciales de su cuenta y las condiciones de prestación del servicio de conexión a Internet por parte de cada proveedor, lo permitan.
El servicio gratuito será totalmente funcional y permitirá realizar las operaciones correspondientes según lo estipulado por la normatividad de emisión de Nómina Electrónica en Colombia y regulación de la DIAN. El servicio no contará con soporte adicional por parte de Tu Nómina Electrónica, pero si contará con ayudas en texto o videos a fin de que el usuario se pueda autogestionar.
En cuanto al mantenimiento y reestructuración de la aplicación, Tu Nómina Electrónica se reserva el derecho de llevar a cabo las gestiones necesarias, sin previo aviso a los usuarios, pero procurará que se les brinde un aviso con la antelación que a su juicio considere conveniente o prudente para evitar incomodidades o eventuales perjuicios en el procesamiento de datos o de información.
El servicio se llevará a cabo por medio de una interfaz Web, disponible desde cualquier conexión a internet. En este sentido, el Usuario exonera a Tu Nómina Electrónica de cualquier responsabilidad que pudiera derivarse de las interrupciones de disponibilidad del servicio, motivadas por causas fuerza mayor o fuera de su control. A estos efectos se consideran fuera de su control a título enunciativo y no limitativo, (i) el módem o router, (ii) el sistema informático del usuario, (iii) el software de navegación, (iv) virus, (v) interconexión de redes telefónicas y eléctricas, (vi) RDSI, (vii) frame relay, (viii) ADSL, (ix) Indisponibilidad de la plataforma tecnológica desde donde se accede al servicio y/o cualquier otra infraestructura de transporte o telecomunicaciones utilizadas por el Usuario, por ende ello no implica en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio prestado por parte de Tu Nómina Electrónica.
Tu Nómina Electrónica no será responsable de la veracidad en la información que presente el Usuario y/o Cliente; en consecuencia, será este último el único responsable de entregar la información real y veraz frente a la entidad gubernamental competente, para efectos del uso de la plataforma de Tu Nómina Electrónica. Cualquier error, inconformidad, requerimiento y/o sanción administrativa que se genere en virtud de una acción u omisión por parte del Usuario, será responsabilidad del mismo y mantendrá indemne a Tu Nómina Electrónica de cualquier reclamación.
Alegra es una compañía especializada en (i) ofrecer soluciones de intercambio electrónico de documentos empresariales, (ii) prestar servicios de ingeniería de intercambio electrónico; iii) tener los niveles y capacidades de servicio, alojamiento, seguridad y confidencialidad requeridos para dar cumplimiento a la normativa colombiana y a los estándares internacionales para este tipo de servicios y iv) contar con el certificado ISO 27001:2013 y la habilitación por parte de la DIAN como proveedor tecnológico para proveer los servicios de factura electrónica bajo la Resolución 002546 del 7 de abril de 2017 de la DIAN cuya vigencia va desde el 7 de abril de 2017 hasta el 8 de abril de 2022 y en general con todas las certificaciones y habilitaciones necesarias para actuar como tercero en el proceso de facturación electrónica, bajo las normas vigentes aplicables.
Bajo la Resolución 000055 del 14 de julio de 2016 de la DIAN, Alegra se acoge al plan de contingencias en caso la Dian presente intermitencias en la recepción de los comprobantes electrónicos enviados desde Alegra. A estos efectos se consideran fuera de su control a título enunciativo y no limitativo, (i) si existen problemas de conexión, (ii) o problemas para ingresar a Tu Nómina Electrónica para crear los comprobantes electrónicos, (iii) la DIAN ha establecido un plan de contingencia. Con esto el usuario debe hacer las facturas en talonarios pre impresos, una vez cesen estos inconvenientes, el usuario, debe transcribir la información de facturas expedidas por talonario y enviarlas a la DIAN en formato electrónico.
Tu Nómina Electrónica es un aplicativo Web, el cual proporciona un sitio donde se alojan datos que el usuario administra bajo su cuenta y riesgo. Tu Nómina Electrónica vela por mantener la información de los usuarios, segura y toma las precauciones a su juicio necesarias para ello, más no se responsabiliza por actos mal intencionados de terceros y las consecuencias de ello frente al usuario o frente a terceros.
Tu Nómina Electrónica pone en conocimiento de sus usuarios, que la información que suministre se albergará en servidores de terceros, específicamente Amazon, que cumplen con los más altos estándares de seguridad e idoneidad.
Tu Nómina Electrónica tampoco se hace responsable por el tipo de información ingresada por cada usuario en su cuenta ni por los resultados inadecuados si la misma se ingresó de manera inadecuada de acuerdo con los parámetros contables y fiscales aplicables a la materia en cada caso. Se da a entender que el usuario, al usar los servicios de Tu Nómina Electrónica, hará un uso sano y legal de todas las herramientas que se ponen a su disposición y esto exonera a Tu Nómina Electrónica de cualquier uso indebido de su información por parte de cualquier usuario, entendiéndose por ello el usar información para evadir obligaciones tributarias, entre otras.
Tu Nómina Electrónica no estará obligada a velar por la legalidad del contenido e información que los usuarios alberguen en su cuenta a través de los Servicios prestados. Sin embargo, podrá tomar los correctivos en contra de información ilegal, cuando lo considere pertinente.
El usuario se obliga a la hora de usar cualquiera de los servicios de Tu Nómina Electrónica a (i) no causar daño físico, moral o mental a otros usuarios del servicio (ii) no utilizar el servicio con fines maliciosos o de mala voluntad, ni para beneficiarse en perjuicio de terceros y mucho menos del Estado entendiendo por éste, aquel que de acuerdo con la normatividad que le sea aplicable, sea quien deba recibir dinero por concepto de impuestos bajo cualquier denominación por el resultado de la operación mercantil del usuario. (iii) no usar el servicio con fines criminales o ilegales ni para sacar provecho o beneficio ilícito para sí o para terceros, bien sea remunerado o no, (iv) no publicar información que vulnere derechos de terceros, tales como derechos de propiedad intelectual, secretos industriales o cualquier otro que sea de propiedad de terceros y respecto de los cuales no se encuentre autorizado (v) publicar información información sensible que ya no es vigente o que pueda inducir a error a terceros o al Estado (vi) garantizar que es propietario, emisor o receptor, de las facturas electrónicas distribuidas por medio de los servidores gestionados por Tu Nómina Electrónica, y que cumple con lo establecido en la normativa fiscal aplicable, (vii) garantizar que la información suministrada a Tu Nómina Electrónica para realizar las facturas electrónicas es verídica y que la misma cumple con las normas tributarias y fiscales.
El usuario de Tu Nómina Electrónica manifiesta ser dueño de la información que ingresa en el sistema y bajo ninguna circunstancia esta información pasará a ser propiedad de Soluciones Alegra S.A.S y de manera inversa, esta última sociedad es la única dueña de la plataforma sobre la cual el usuario ingresa la información, sin que respecto de ésta se considera surtida transferencia alguna en razón de éste contrato. Si el usuario da por terminado el contrato tendrá la información a su alcance, pero en ningún momento Tu Nómina Electrónica se obliga a entregar la misma en formato alguno ni a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración, ni mucho menos a efectuar un desarrollo para que la información pueda ser analizada, ingresada o digitalizada en cualquier otro software, pues sólo se ingresan datos, para su consulta y procesamiento en aras de su funcionamiento y uso.
Adicional a lo anterior, Tu Nómina Electrónica no se responsabiliza por el mal diligenciamiento de un formulario o por la información que erróneamente suministre el Usuario al momento de realizar un trámite o de ingresar la información al software.
Tu Nómina Electrónica utiliza las audiencias de remarketing de Google Analytics para su uso en Google AdWords y DoubleClick Bid Manager, esto con el fin de publicar campañas de remarketing dirigidas a sus usuarios. El usuario acepta que su información sea tratada para efectos de Big Data y por lo tanto permite que Tu Nómina Electrónica utilice estas herramientas con fines estadísticos.
Tu Nómina Electrónica, Mediante la instalación de cookies e identificadores propios y de terceros y a través de herramientas para el análisis de uso de cuenta, podrá realizar actividades de seguimiento a los usuarios que utilizan su aplicación. Con estas herramientas, Tu Nómina Electrónica podrá recopilar información de cada usuario para el análisis de estadísticas e implementación de estrategias de comunicación y publicidad. Estas herramientas podrán realizar seguimiento de la configuración del usuario y hacen que su experiencia en la aplicación sea más práctica, reconociendo y recordando sus preferencias y ajustes.
En esta medida, Tu Nómina Electrónica podrá recopilar datos de uso, como la duración de uso, o datos demográficos como el origen, el sexo y la edad. Tu Nómina Electrónica usa esta información para fines analíticos. El usuario de Tu Nómina Electrónica podrá deshabilitar estas herramientas.
Las actividades de seguimiento adelantadas por Tu Nómina Electrónica también podrán realizarse dentro de la aplicación, para análisis interno, ejemplo, pero no exclusivamente para determinar tendencias y participación en la aplicación, tiempo de uso, preferencia, entre otros. Estas herramientas podrán ser desactivadas por el usuario para conservar su privacidad.
El usuario al crear su cuenta y hacer uso de la aplicación Tu Nómina Electrónica, acepta que Tu Nómina Electrónica puede suministrar, transferir, compartir y analizar los datos del giro ordinario de su negocio, con empresas aliadas, filiales, vinculadas o subordinadas de Tu Nómina Electrónica en Argentina o cualquier otro país, esta información podrá ser usada para fines comerciales por parte de los terceros.
El usuario en cualquier momento puede solicitar a Tu Nómina Electrónica que detenga de forma indefinida el proceso de compartir sus datos con terceros, para esto debe realizar su solicitud al correo [email protected] o comunicarse a través del chat de atención al cliente.
Al registrar una cuenta con Tu Nómina Electrónica el titular de la cuenta debe introducir un email y un teléfono de contacto, así como registrar todos aquellos datos que el software le solicite a fin de determinar no solo su identificación, sino aquello que le permita al software procesar la información que el mismo usuario diligencie o ingrese. Al hacer esto, acepta recibir todos los correos y llamadas con información sobre el uso de Tu Nómina Electrónica, información promocional u otro tipo de información procesada o enviada por Tu Nómina Electrónica. No obstante lo anterior, Tu Nómina Electrónica no podrá utilizar en beneficio suyo o de terceros, la información que haya ingresado el usuario, sin embargo, podrá utilizar la base de datos de las empresas o usuarias con fines publicitarios o comerciales para sí o para terceros, sin que por ello deba participar de ingreso alguno a los usuarios. El usuario podrá solicitar que sus datos dejen de ser compartidos en cualquier momento y por medio de los canales establecidos y/o a la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected]
Esta cláusula se interpretará sin detrimento de la autorización de uso de información a que se refiere el título “Política de Privacidad”. La autorización a que se refiere ésta cláusula podrá ser revocada por el usuario en cualquier tiempo escribiendo a la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected]
Adicionalmente los usuarios tendrán habilitada la posibilidad de comunicarse con el equipo de Tu Nómina Electrónica en caso de que tengan preguntas o dudas por resolver, preguntas generales sobre su cuenta o sobre el software como tal. Para los casos anteriores, deberán escribir a [email protected]. o utilizar la pestaña de soporte disponible en la aplicación.
Tu Nómina Electrónica llevará a cabo las gestiones que a su juicio estime conducentes, tendientes a que el sitio web asociado siempre esté disponible para el usuario, pero no garantiza lo anterior, tanto por los daños en las comunicaciones, por actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de los sitios u otro tipo de actos que se escapen del alcance y responsabilidad directa de Tu Nómina Electrónica.
En cuanto al mantenimiento y reestructuración del sitio, Tu Nómina Electrónica se reserva el derecho de hacerlo sin previo aviso a los usuarios, pero procurará que se les brinde un aviso con la antelación que a su juicio considere conveniente o prudente para evitar incomodidades o eventuales perjuicios en el procesamiento de datos o de información.
Tu Nómina Electrónica se reserva el derecho de realizar sin aviso previo mejoras u optimizaciones en su sistema, sin embargo, el anuncio de una fecha estimada de actualización, mejora u optimización, no implican, ni obligan a Tu Nómina Electrónica a que efectivamente en dicha fecha todos sus usuarios deban contar con dicha mejora. Solo se entenderá vinculado al servicio contratado dichas mejoras, cuando Tu Nómina Electrónica efectivamente las implemente y señale su carácter permanente.
El usuario no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software, ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente. Además queda prohibida la separación de los componentes. Tu Nómina Electrónica autoriza el uso del software como un producto único. Las partes que lo componen no se podrán separar para utilizarlas en más de aquellas unidades o estaciones de trabajo en las que lo instale Tu Nómina Electrónica, ni hacer uso de ellas por separado.
Tu Nómina Electrónica no será responsable de cualquier reclamación extrajudicial, judicial o administrativa que se derive de la negligencia, culpa o dolo del Usuario y/o Cliente al momento de suministrar su información contable o financiera frente a la entidad gubernamental/fiscalizadora competente; por ende, será este el único responsable y deberá mantener indemne a Tu Nómina Electrónica de tal reclamación.
Por tratarse de un servicio gratuito el servicio se limita a poner a disposición del usuario la plataforma junto con manuales de uso y parametrización. Sin embargo, Tu Nómina Electrónica no presta servicios de soporte alguno a los consumidores que deseen acceder a él.
Tu Nómina Electrónica se reserva el derecho de terminar el servicio en cualquier momento, tanto de manera permanente como temporal. Tu Nómina Electrónica podrá terminar de manera unilateral la cuenta de un usuario en los siguientes escenarios: (i) En caso de que el Usuario utilice los servicios prestados por Tu Nómina Electrónica para fines contrarios a la ley, especialmente aquellos que contraríen derechos de propiedad intelectual de terceros y sobre de todos de Tu Nómina Electrónica y de otros usuarios; (ii) En caso de que Tu Nómina Electrónica encuentre que el Usuario está haciendo uso de su cuenta para la transmisión de programas malignos como virus, malwares, spywares, troyanos o similares, que puedan comprometer el debido funcionamiento de la plataforma de Tu Nómina Electrónica o que perjudiquen a terceros; (iii) Cuando existan elementos que permitan inferir a Tu Nómina Electrónica que el Usuario no cuenta con la edad mínima para contratar los Servicios, en los términos del artículo segundo de estas Condiciones.
Al ofrecer un servicio de carácter gratuito, Tu Nómina Electrónica se reserva el derecho de suspender la prestación de los servicios al Usuario y de inhabilitar su acceso al Software, así como a cualquiera de los módulos creados para el usuario.
Se dará la suspensión del servicio al Usuario con aviso anticipado.
En caso cancelación por uso indebido de la cuenta, el usuario recibirá en su correo una notificación a partir de la cual tendrá un periodo de gracia de 15 días durante el cual podrá consultar su cuenta y la información que hasta el momento se encuentre almacenada en ella, pero sin la posibilidad de agregar nueva información. El usuario será responsable de copiar o sustraer dicha información, por cuanto una vez venza el periodo de 15 días, Tu Nómina Electrónica dejará de ser responsable de la información albergada en la cuenta y esta podrá ser eliminada libremente.
Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Si cualquier parte de este contrato se declara nula o contraria a la ley, entonces la provisión inválida o no exigible se considerará sustituida por una disposición válida y aplicable que más se acerque a la intención del contrato original y el resto del acuerdo entre Tu Nómina Electrónica y el usuario continuará en efecto. A menos que se especifique lo contrario en este documento, estas Condiciones constituyen el acuerdo completo entre usted y Tu Nómina Electrónica con respecto a los Servicios de Tu Nómina Electrónica y reemplaza a todas las comunicaciones previas y propuestas, tanto de manera electrónica, oral o escrita, entre el usuario y Tu Nómina Electrónica con respecto a los Servicios de Tu Nómina Electrónica.
En caso de existir consultas, quejas o reclamos sobre la información contenida en el presente documento de Términos y Condiciones, por favor escribir al correo [email protected], utilizando como asunto: Comentario Términos y Condiciones.