Uno de los temas más hablados es el de las sanciones al omitir la Nómina Electrónica en Colombia. Desde el 11 de febrero de 2021 la DIAN notificó sobre la Resolución 000013, donde establece que es obligatorio para cualquier persona o empresa que declara renta y tiene empleados, presentar dicha nómina. 

El proceso de habilitación de la Nómina Electrónica se llevó a cabo por grupos (de acuerdo con el rango de empleados), finalizando el tiempo máximo de emisión. Ésta se realiza a través del envío de un Documento Soporte de Pago (Dsne), cuyo tipo de archivo es .xml, a la DIAN. 

La Nómina Electrónica es un símbolo del avance tecnológico en Colombia que es justo de celebrar, pero implica nuevas responsabilidades a considerar si se desean evitar sanciones. 

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Pérdida de descuentos

Un problema que causa omitir la Nómina Electrónica en Colombia, es que se puede llegar a desconocer de la declaración de renta los costos y deducciones asociados a la Nómina Electrónica no presentada. 

Es decir: no podrás descontar estos gastos de la declaración. 

Se llegó a mencionar que tal vez se aplicarían estas sanciones desde que la DIAN notifique de algún error en el Dsne. La realidad es que existe un plazo de vencimiento para corregir el error, antes de iniciar un proceso de multa. Por este motivo se debe revisar que los CUNE sean autorizados completos.

Si ya se tiene una multa, puede recibir descuento sobre el total del 50% si emite antes de que la DIAN notifique, y hasta del 70% si se subsana el error dentro de los siguientes dos meses de la notificación.

Mantenerse al día de forma automatizada

Como se mencionó, la DIAN recibe el Dsne a través de un medio electrónico avalado que puede ser de pago o gratuito. Para esto, se debe informar a la DIAN qué operador se utilizará. 

Te recomendamos que si eliges uno de desarrollo particular, cumpla con las siguientes características:

  • Pueda comprobar que está autorizado por la DIAN.
  • Sea adaptable a tipos de nómina semanal, catorcenal o quincenal.
  • Haga el proceso en cuestión de minutos (no debería requerir más).
  • Trabaje en la nube para que tu información siempre esté protegida.
  • Tenga distintos planes de pago que se ajusten a tus necesidades.

En cuanto al software gratuito, la alternativa más popular y confiable es Tu Nómina Electrónica. Es fácil de usar y bastante rápida. Te invitamos a conocerla para determinar si es lo que estás buscando. También ayudará a que determines si requieres algo más especializado.

Errores que cuestan caro

Se debe presentar la Nómina Electrónica en los primeros 10 días del mes siguiente del pago o abono en cuenta. Esto es lo más importante. 

La DIAN notifica si existe alguna anomalía en la generación y transmisión de la nómina electrónica, o si hubo omisión. Por ello es importante corregir a tiempo estos documentos dentro de los plazos establecidos y enviarlos con toda la información detallada de los pagos o abonos en cuenta realizados a los empleados.

Según el artículo 651 del estatuto tributario, al no suministrar la información correspondiente dentro de los plazos establecidos o que el contenido tenga errores, será sancionado con una multa que no supere los 15.000 UVT, la cual será fijada teniendo en cuenta los siguientes criterios: 

  • El cinco por ciento (5%) de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida
  • El cuatro por ciento (4%) de las sumas respecto de las cuales se suministró en forma errónea
  • El tres por ciento (3%) de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma extemporánea 
  • El cero punto cinco por ciento (0.5%) cuando no sea posible establecer la base para tasarla o la información no tuviere cuantía, de los ingresos netos. Si no existieran ingresos, del patrimonio bruto del contribuyente o declarante, correspondiente al año inmediatamente anterior o última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonios

Si te equivocas en algún momento de generar la nómina electrónica, puedes realizar una Nota de ajuste al documento de soporte de pago de la Nómina Electrónica. 

Con las notas de ajuste se puede reemplazar el documento y emitir otro con los datos correctos o simplemente emitir una nota que elimine aquella que se mandó por error.

Tener esta información en la nube otorga seguridad, inmediatez y dinamismo a todo el proceso. Te alentamos a cumplir con la Nómina Electrónica y omitir sanciones, como puedes ver, es una práctica fácil y rápida que trae muchos beneficios.