Durante los últimos meses se ha hablado mucho de la implementación de la Nómina Electrónica, debido a que la DIAN dispuso a través de la Resolución 000013 -publicada el 11 de febrero de este año- la obligatoriedad de todos aquellos que generen empleo en Colombia a sumarse a las filas del nuevo sistema digital, con el objetivo de mejorar el control tributario. Pero, ¿en qué consiste y cuáles son los puntos principales de la norma?
En este artículo vamos a desmenuzar los aspectos más importantes de la resolución que deberás contemplar si eres empleador.
Contenido de interés: ABC de la Nómina Electrónica
Entonces, analicemos en qué consiste la Resolución 000013:
Índice de Contenidos
ART.2 “Documento Soporte de Pago”
En el Art. 1 aparecen expuestas las definiciones principales, por lo cual daremos un salto al Art.2 que analiza concretamente el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”. Ahora bien, ¿qué es y quiénes deben generarlo?
Tal como señala la disposición, se trata del archivo digital en formato XML, que constituye soporte para “los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique (...), que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador.
Es decir que en este documento, en palabras más simples, aparece detallada información tal como: salario devengado, el neto a pagar, deducciones, etcétera, para la “generación, transmisión y validación” por parte de la DIAN. El documento, asimismo, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos especificados.
Un aspecto clave a destacar en este punto es que dicho documento se deberá generar y transmitir para la posterior validación o rechazo de la DIAN “de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados”, o sea, por cada uno de los trabajadores, los primeros 10 días de cada mes.
ART. 3 Periodicidad
De acuerdo a lo establecido en este artículo, el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” deberá ser emitido y enviado a la DIAN los 10 primeros días del mes siguiente al que corresponda la emisión, “independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado”.
Un punto importante es que en caso de que existan novedades dentro del periodo de pago a reportar, se deberán informar según se menciona en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», tal como se define en el numeral 13 del artículo 1 de la resolución de la que hablamos.
ART.4 Sujetos obligados a generar Nómina Electrónica
Tendrán que generar Nómina Electrónica todas las personas que generen empleo en Colombia y declaren renta. Todo ello acorde a las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», para la generación y transmisión del documento electrónico para su posterior validación por parte de la DIAN
ART. 5 Información y contenido del documento
El “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” deberá contener como mínimo la siguiente información:
- Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
- Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
- El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
Contenido de interés: Conoce los pasos para la habilitación de Nómina Electrónica
ART. 6 Calendario de implementación
Los plazos para la generación y transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Notas de ajuste son los establecidos por la DIAN y todos los empleadores deberán cumplirlos en tiempo y forma.
El 30 de julio el organismo modificó mediante la Resolución 000063 los plazos de habilitación que anteriormente iniciaban el 1 de agosto del 2021, de manera tal que la nueva fecha de inicio de habilitación para todos los sujetos obligados será a partir del 18 de agosto del 2021.
A continuación puedes informarte en este artículo sobre cuál es el calendario de implementación de acuerdo con el número de empleados.
Es importante que sepas que en primer lugar, antes de comenzar a generar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Notas de Ajuste, todo sujeto obligado deberá en primer lugar habilitarse en el sistema electrónico de la DIAN y señalar el software que utilizará para la emisión del proceso de nómina electrónica. El organismo tributario estableció a través de la Resolución 000063 como fecha límite para la habilitación el próximo 18 de agosto de 2021.
ART. 9 Habilitación para generar y transmitir Nómina Electrónica
Probablemente este punto de la resolución sea uno de los más importantes, ya que especifica el orden a seguir para poder habilitarse correctamente en la DIAN cumpliendo con todas las condiciones y mecanismos tecnológicos. Es que sin habilitación es imposible comenzar a emitir nómina electrónica, por eso constituye uno de los puntos principales a prestar atención.
Entonces, ¿en qué consiste y cómo me habilito correctamente?
Lo primero que hay que hacer es ingresar al sitio web de la DIAN, donde se desplegarán diferentes apartados. El usuario deberá visualizar el contenido “Temas de interés” y en la opción “Factura electrónica” elegir el link “Habilitación”. A partir del 18 de agosto aparecerá una opción específica que será “Facturación de Nómina Electrónica” y lo que habrá que indicar a continuación es si el software dispuesto para la generación del documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas, tal como el de Alegra.com, autorizado por la DIAN.
Una vez que estés registrado será necesario indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre (s) y código (s) de identificación del software.
Luego debes Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás, que el documento emitido cumpla con las especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
Una vez que las pruebas sean superadas, en el sistema se actualizará el estado de “solicitado” a “habilitado” y en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de “habilitado”. Una vez que esté todo habilitado automáticamente migrará a producción en operación.
Es importante destacar que con nuestro sistema el proceso de habilitación ante la DIAN es automático y nos ocupamos de aplicar validaciones internas para que los documentos se generen de forma correcta y se obtenga la respuesta de aceptación de la DIAN.
ART.10 Generación del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Notas de Ajuste
La generación de los documentos será el paso siguiente a la habilitación y consistirá en estructurar la información que contendrá el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las Notas de Ajuste. Es decir, se generará y transmitirá la Nómina Electrónica por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
ART. 12 Transmisión para la validación
Lo siguiente será entonces la transmisión para la validación. ¿En qué consiste? Tal como indica el artículo 12 de la resolución, es un procedimiento que se desarrolla una vez superada la habilitación y generación y que consiste en transmitir uno a uno los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste por cada uno de los beneficiarios. Para ello será necesario cumplir con todas las disposiciones que establece la DIAN, para la correcta habilitación, generación y transmisión por medio de un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.
ART. 15 Validación
La validación es el paso siguiente. Una vez que la DIAN comprobó que toda la información es correcta, generará un documento electrónico que contendrá la verificación de acuerdo con las reglas que establece el organismo tributario con el valor “Documento validado” o “Documento rechazado”. En el primer caso la DIAN procederá a registrar en sus bases de datos el documento con la validación y generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación a todos los empleados que hayan emitido nómina electrónica. Si el documento no cumplió con las reglas de validación, entonces la DIAN enviará un mensaje con el valor de “Documento Rechazado”, en el que se especificarán los motivos por los que la validación fue fallida. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en ART.14 hasta que se realice la validación con el valor “Documento validado por la DIAN”.
A continuación, te dejamos la Resolución 000013 de 11-02-2021 para que puedas consultarla.
Nota: No olvides que los plazos de esta resolución fueron modificados recientemente a través de la Resolución 000063.