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Emisión de la nómina electrónica en Colombia

La emisión de la nómina electrónica en Colombia es una realidad desde hace varios años. Gracias a ella, las empresas pueden cumplir con sus obligaciones tributarias de una manera más fácil y segura. Pero ¿qué es la nómina electrónica? Se trata de un documento que se emite de manera digital y que contiene toda la información relacionada con el salario y las prestaciones sociales de los trabajadores de una empresa.

En Colombia, la emisión de la nómina electrónica es obligatoria para todas las empresas, sin importar su tamaño o actividad económica. Por lo que deben cumplir con los requisitos legales y tributarios que se relacionan con la emisión de este documento.

Fechas de emisión de la nómina electrónica en 2023

Las empresas en Colombia tienen plazos establecidos para enviar la nómina electrónica. Las fechas de emisión de la nómina electrónica de este año (2023) son:

  • 15 de febrero: envío de la nómina correspondiente al mes de enero.
  • 15  de marzo: envío de la nómina correspondiente al mes de febrero.
  • 17 de abril: envío de la nómina correspondiente al mes de marzo.
  • 15 de mayo: envío de la nómina correspondiente al mes de abril.
  • 15 de junio: envío de la nómina correspondiente al mes de mayo.
  • 17 de julio: envío de la nómina correspondiente al mes de junio.
  • 15 de agosto: envío de la nómina correspondiente al mes de julio.
  • 15 de septiembre: envío de la nómina correspondiente al mes de agosto.
  • 17 de octubre: envío de la nómina correspondiente al mes de septiembre.
  • 15 de noviembre: envío de la nómina correspondiente al mes de octubre.
  • 15 de diciembre: envío de la nómina correspondiente al mes de noviembre.
  • 17 de enero de 2024: envío de la nómina correspondiente al mes de diciembre.

Es importante mencionar que estos plazos pueden modificarse por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en caso de ser necesario.

Procesos y requisitos para cumplir con la normativa en el envío de la nómina electrónica

Para cumplir con la normativa en el envío de la nómina electrónica, las empresas deben cumplir con los siguientes procesos y requisitos:

  • Contar con un software de nómina que cumpla con las especificaciones técnicas de la DIAN.
  • Contar con un certificado digital que permita la firma digital del documento.
  • Generar el archivo XML de la nómina electrónica y enviarlo a la DIAN a través del Portal Tributario.
  • Conservar el archivo XML de la nómina electrónica por un periodo de 5 años.
  • Verificar que la DIAN haya recibido la nómina electrónica y que no haya habido ningún error en la transmisión.
  • Corregir cualquier error que se haya presentado en la nómina electrónica en un plazo máximo de 3 días hábiles.

Si una empresa no cumple con la normativa en el envío de la nómina electrónica, puede ser sancionada por la DIAN con multas y otras penalidades.

En resumen, la emisión de la nómina electrónica es una actividad obligatoria para todas las empresas en Colombia. Para estar al día con la normativa, las empresas pueden usar un software de nómina y cumplir con enviarla en las fechas establecidas por la DIAN, así como seguir los procesos y los requisitos que se necesitan para ello. Si no se cumplen estas obligaciones es posible que la empresa sea sancionada o presente otros problemas tributarios y legales.