Durante el 2021 todos aquellos que tengan al menos un empleado bajo su órbita en Colombia deberán generar obligatoriamente Nómina Electrónica. Así lo reglamentó la DIAN, a través de la resolución 000013, que estableció que todas las empresas, se trate de una PYME o de una multinacional, tendrán que presentar sus pagos de nómina mediante un documento electrónico que será enviado al organismo fiscal con una periodicidad establecida.

Si estás empezando a leer este artículo y estás un poco perdido, quédate tranquilo: a continuación, te vamos a contar los puntos principales para que entiendas de manera clara y simple cómo puedes emitir tu Nómina Electrónica en los plazos establecidos por la DIAN para cumplir con los requerimientos del organismo y estar al día con tus obligaciones como contribuyente.

Pero antes de ello, algunas consideraciones importantes: la implementación de la Nómina Electrónico se reglamentó el pasado 11 de febrero. Si no lo sabes aún, se trata de una norma que obliga a todas las empresas que tienen empleados en Colombia a presentar sus pagos de nómina por medio de un documento electrónico en formato .XML que debe ser presentado dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.

¿Quiénes deben presentarlo? Como ya te contamos en otros artículos de tunominaelectronica, todos aquellos que al menos tengan un empleado en Colombia y que quieran descontarse los pagos que realicen en sus declaraciones. Ahora bien, la pregunta que seguro te estás haciendo es: ¿cómo hago para generar la Nómina Electrónica, también llamada Documento Soporte de Pago de nómina electrónica?

Algo fundamental que tienen que saber todos los empleadores es que antes de comenzar a generar la Nómina Electrónica, tienen que habilitarse en el sistema digital de la DIAN desde el próximo 18 de agosto de 2021, fecha inicio para la habilitación. ¿Esto qué quiere decir? Que lo primero que tendrás que hacer si eres sujeto obligado antes de comenzar a generar Nómina Electrónica es realizar todos los pasos que corresponden primero a la habilitación.

Dicho esto aparece lo más importante: existen tres caminos para poder emitir la Nómina Electrónica, de acuerdo a lo dispuesto por la DIAN. La emisión siempre se realizará por medio de un software de forma digital, pero es posible hacerlo por tres vías diferentes que vamos a explicarte enseguida para que tengas claras las opciones que tenés como empleador:

  • DESARROLLO PROPIO
  • PROVEEDOR TECNOLÓGICO AUTORIZADO POR LA DIAN
  • OPCIÓN GRATUITA DE LA DIAN
  1. Uno de los caminos que pueden seguir las empresas para generar la Nómina Electrónica es por medio de un software que corresponda a un desarrollo propio elaborado por un ingeniero o experto en el tema, que cumpla con todos los requisitos establecidos por la DIAN en la Resolución 000013, adquiriendo asimismo un certificado de firma digital.
  1. La segunda posibilidad y de las más usada para habilitarse en el sistema y luego comenzar con el proceso de emisión de Nómina Electrónica es hacerlo mediante un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, como es el caso de Alegra, para realizar todo el procedimiento de habilitación, generación y posterior transmisión y validación de manera simple y rápida.

Primero te vamos a explicar cómo es el flujo de emisión de la nómina electrónica, para que entiendas un poco más de qué va el proceso y a continuación las opciones y beneficios de poder hacerlo a través de un proveedor tecnológico como Alegra.

Lo primero es preparar la información de la nómina para emitirla. Luego de ello, Alegra valida todos los datos que el usuario le proporcionó en la App para poder avanzar y generar un archivo .XML con la estructura necesaria para revisión de la DIAN. A continuación, la DIAN valida la información aprobando o rechazando el documento y estructura del archivo XML. Por último el paso final es generar la representación gráfica PDF y un archivo .XML de los documentos validados y aprobados por el organismo.  

En este video puedes te mostramos el paso a paso para generar tu Nómina Electrónica

Ahora bien, con Alegra tienes tres alternativas para la emisión y presentación:

1. Emisión de Nómina Electrónica dentro del software contable

Con Alegra podrás emitir tu Nómina Electrónica desde la aplicación contable. Se trata de un proceso muy sencillo que le permite a tu empresa realizar tus procesos de contabilidad y emisión de forma integrada.

2. Emisión independiente

En este caso Alegra dispone de una opción que te permite emitir solamente los soportes de nómina de tu compañía. Tendrás disponible las opciones requeridas para emitir la Nómina Electrónica tal como lo exige la DIAN.

3. Alegra API

Finalmente, si tu empresa cuenta ya con un software para liquidar nómina y necesitás un servicio de emisión de Nómina Electrónica, podrás hacerlo a través de Alegra API, una solución segura en la nube hospedada en Amazon Web Service, que está principalmente desarrollada para conectarse al software de tu compañía.

Dato importante: en el caso de Alegra, dispones además de una opción gratuita para emisión de nómina electrónica máximo 2 empleados, entre otros planes acordes a tus necesidades y número de empleados. 

Aquí puedes consultar nuestros planes de Nómina Electrónica.

  1. Por último también puedes emitir tu Nómina Electrónica por medio del software de la DIAN: se trata del mismo sistema que se utiliza para generar y transmitir la facturación electrónica, pero que aún no han determinado las fechas para la salida al aire.

Contenido recomendado: Seis ventajas de la Nómina Electrónica para tu empresa

Si todavía no cuentas con un software para comenzar a generar tu Nómina Electrónica, en Alegra.com estamos listos para acompañarte en este proceso. 

Te invitamos a consultar este artículo para obtener más información sobre la Nómina Electrónica.